OPERATORE DEI SERVIZI CONGRESSUALI E FIERISTICI

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Abruzzo

Descrizione

L'operatore congressuale si occupa dell'organizzazione logistica e pratica di un evento e risponde al Responsabile del centro congressi o al direttore di una società specializzata nell'organizzazione di eventi congressuali. Si occupa della individuazione ed allestimento della sede, cura le relazioni con sponsor, ospiti e relatori e le attività di accoglienza ed informazione durante l'evento. Supervisiona i servizi collaterali all'evento coordinando il personale impiegato ed i fornitori

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.04.20Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

Competenze

Allestire la location dell'evento
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di allestimento e principi di design
  • Tipologie e materiali di allestimento e di arredo
  • Principi e tecniche di visual merchandising
  • Norme igienico sanitarie (HACCP)
  • Tipologie e caratteristiche dei servizi tecnici per eventi
  • Servizi di somministrazione cibi e bevande e normativa di riferimento
  • Tipologie di materiale promozionale e informativo
  • Tecniche di organizzazione e distribuzione del materiale promozionale e informativo
  • Principi e tecniche di promozione e vendita
  • Principi di comunicazione visiva e comunicazione integrata di un evento
  • Principi di safety e security
  • Principi di accessibilità, visitabilità e adattabilità degli spazi
  • Lingua inglese
  • Seconda lingua straniera
  • Sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
  • Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
Abilità
  • Allestire la sede e disporre gli arredi e le dotazioni in relazione al numero di partecipanti ed alle esigenze specifiche dell'evento così da garantire accessibilità, fruibilità e comfort a tutti i partecipanti
  • Predisporre e collocare la segnaletica interna in modo visibile al fine di agevolare l'accesso e l'orientamento dei partecipanti all'interno degli spazi individuati e ai servizi previsti
  • Verificare l'accessibilità e visibilità degli spazi in relazione alle esigenze dei soggetti diversamente abili verificando la funzionalità dei dispositivi obbligatori per legge (rampe, ascensori etc) e organizzando gli spazi in relazione alle loro esigenze
  • Collocare manifesti e segnaletica esterna lungo le strade urbane ed extraurbane dopo aver chiesto e ottenuto i necessari permessi al fine di rendere più facilmente individuabile la sede dell'evento, il percorso per raggiungerlo, eventuali parcheggi
  • Collocare materiali e supporti promozionali (totem, manifesti, striscioni) in punti visibili e strategici all'interno di tutte le aree interessate dall'evento al fine di rendere sempre riconoscibile l'oggetto dell'evento e i soggetti promotori ed assicurando all'evento una immagine coordinata
  • Predisporre le dotazioni tecniche (supporti audio/video) di supporto alla erogazione delle attività previste durante l'evento al fine di verificare la funzionalità dei dispositivi e provvedere se necessario alla loro sostituzione o manutenzione
  • Preparare il tavolo dei relatori predisponendo e verificando tutte le dotazioni necessarie (stato e qualità della copertura, correttezza dei cavalieri” in relazione a posizionamento, nomi e ruoli dei relatori; bicchieri e acqua, addobbi floreali etc)
  • Allestire un desk per l'accredito degli ospiti e un eventuale desk per l'accredito stampa individuando la collocazione migliore in relazione alla vicinanza ed accessibilità alla sala, alla gestione dei flussi , alla necessità che le attività di accoglienza e registrazione non interferiscano e disturbino le attività in sala
  • Realizzare e posizionare il pannello retropalco con il titolo dell'evento su supporto cartaceo o digitale al fine di renderlo fotografabile e a favore di ripresa
  • Predisporre il materiale informativo al fine di agevolare la diffusione
  • Supervisionare l'allestimento dei fornitori dei servizi accessori (interpretariato, catering, audio luci etc) verificando la correttezza della loro partecipazione in relazione a tempi di allestimento, collocazione e dotazioni necessarie così come definite nel piano operativo dell'organizzazione
  • Allestire uno spazio o una wall interviste verificandone l'idoneità in termini di rumorosità e privacy e la personalizzazione con supporti e materiali che indichino il titolo dell'evento, nomi e loghi di eventuali sponsor o partner
  • Verificare la pulizia e sanificazione degli ambienti interessati dall'evento a norma HACCP
  • Organizzare il materiale informativo e promozionale (kit di benvenuto, gadget etc) ed organizzare un desk informazioni definendo modalità e tempi di consegna ai convenuti
ADA
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

RA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero

Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.)
Assistenza nei coffee-break
Assistenza nell'allestimento dei locali

RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente

Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto
Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità
Accogliere ed assistere i partecipanti durante l'evento
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Principi e tecniche di ospitalità ed accoglienza
  • Norme del cerimoniale
  • Strategie e tecniche di comunicazione efficace interpersonale
  • Principi e tecniche di pubbliche relazioni
  • Tecniche di problem solving
  • Principi e tecniche di ascolto attivo
  • Strumenti di office automation
  • Lingua inglese
  • Seconda lingua straniera
  • Sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
  • Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
Abilità
  • Accogliere i partecipanti secondo le regole di cortesia e cordialità individuandone il ruolo (sponsor, ospiti, relatori, media) e fornendogli le indicazioni ed informazioni necessarie in relazione alla loro funzione nell'ambito dell'evento
  • Curare la registrazione dei partecipanti in modo da raccogliere dati utili al monitoraggio e alla valutazione dell'evento in termini di presenze, tipologie di contatti ed eventuali richieste
  • Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai fornitori curando le relazioni e coordinandoli nelle fasi di allestimento e disallestimento per l'itera durata dell'evento cercando di comprendere ed evadere le loro richieste o esigenze logistiche o organizzative
  • Fornire informazioni chiare e precise sull'evento al fine di contribuire alla promozione dello stesso sulla base delle indicazioni e delle finalità definite anche attraverso la distribuzione del materiale promo/informativo messo a disposizione dall'organizzazione
  • Assistere i partecipanti nell'accesso ai servizi collaterali all'evento indicando modalità di accesso e di fruizione
  • Rilevare le richieste dei partecipanti e comunicare agli organizzatori eventuali criticità al fine di individuare eventuali strategie correttive
  • Organizzare la logistica dei relatori provvedendo alle loro esigenze di trasporto ed accommodation
  • Accogliere la stampa predisponendo un kit stampa dedicato e verificando l'invio di eventuale materiale aggiuntivo post evento al fine di fornire tutte le informazioni utili a supporto della notiziabilità e diffusione dell'evento
  • Impiegare uno stile comunicativo appropriato alla relazione con il cliente(anche in lingua straniera) nelle varie fasi di erogazione del servizio
ADA
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

RA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero

Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.)
Assistenza nei coffee-break
Assistenza nell'allestimento dei locali

RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente

Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto
Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità
Supervisionare i servizi collaterali all'evento
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Principi di logistica ed accessibilità
  • Tipologie e tecniche di gestione dei servizi accessori di un evento
  • HACCP per la somministrazione di cibi e bevande
  • Tecniche di manutenzione ordinaria delle attrezzature
  • Principi e tecniche di organizzazione del lavoro
  • Principi e tecniche di mediazione
  • Principi e tecniche di problem solving
  • Principi di team working
  • Strumenti di office automation
  • Lingua inglese
  • Seconda lingua straniera
  • Sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
  • Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
Abilità
  • Se previsto un servizio di trasporto da e per la sede congressuale verificarne l'efficacia e l'efficienza coordinando gli spostamenti con le prenotazioni specie in relazione alle esigenze di accommodation dei relatori
  • Verificare il coretto funzionamento delle attività legate a servizi di somministrazione cibi e bevande (coffee-break, catering, lunch etc.) previsti nell'ambito dell'evento in relazione ai tempi e alle modalità definite intervenendo nel caso di richieste o esigenze dei fornitori
  • Verificare la funzionalità dei parcheggi al fine di garantire a tutti i partecipanti l'accessibilità alla location dell'evento
  • Verificare la funzionalità dei servizi igienici in relazione a dotazione , pulizia e igiene
  • Coordinare il personale coinvolto a vario titolo nei diversi servizi collaterali all'evento (hostess, addetti alla reception , interpreti ) rispondendo ad eventuali richieste ed facilitando la loro attività
ADA
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

RA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero

Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.)
Assistenza nei coffee-break
Assistenza nell'allestimento dei locali

RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente

Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto
Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità