TECNICO ORGANIZZAZIONE EVENTI
Descrizione
Il Tecnico organizzazione eventi progetta e coordina qualsiasi tipologia di evento finalizzato alla valorizzazione e promozione di un prodotto/servizio; territorio/iniziativa; idea/valore, assumendo la responsabilità gestionale e organizzativa di tutte le fasi del processo. In relazione alle richieste della committenza si occupa di identificare un pubblico di riferimento, ideare il concept dell'evento, identificare la location, verificare il budget, pianificare la logistica, coordinando tutti gli aspetti tecnici e produttivi finalizzati alla sua realizzazione. Pianifica e supervisiona i canali di comunicazione più efficaci a raggiungere il target selezionato e si rapporta con fornitori, sponsor, artisti, relatori, definendo i relativi accordi di collaborazione. Lavora come libero professionista o come dipendente all'interno di Associazioni o Agenzie di organizzazione di eventi sia di natura pubblica che privata. Può ricoprire il ruolo di Event manager all'interno di un'azienda.
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.04.13Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali
ADA.24.04.18Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi
ADA.24.04.19Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni
Competenze
Ideare e progettare un evento
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Conoscenze
- Elementi di marketing strategico e operativo
- Tecniche di segmentazione dei consumatori
- Classificazione e tipologie di eventi
- Elementi di amministrazione e gestione economica e finanziaria
- Strumenti operativi di valutazione costi/benefici
- Concetti chiave e applicazione del fundraising e fundraising relazionale
- Principi e strategie di co-marketing e sponsorizzazione
- Principi e tecniche di negoziazione
- Politiche di pricing e tecniche di budgeting
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
Abilità
- Analizzare il contesto di riferimento e definire gli obiettivi, la tipologia di evento ed i servizi adeguati a soddisfare le richieste della committenza
- Analizzare i soggetti potenzialmente interessati a fruire dell'evento al fine di valutarne la sostenibilità in termini di attrattività e redditività
- Raccogliere dati ed informazioni utili alla progettazione e sostenibilità dell'evento
- Sviluppare il concept dell'evento definendo mission, vision ed obiettivi
- Sviluppare l'idea di massima dell'evento definendone format, contenuti, destinatari timing, location e strategia comunicativa al fine di valutare la fattibilità economica dello stesso (costi/ricavi)
- Definire le esigenze economiche e finanziarie di un evento individuando le possibili fonti di finanziamento
- Prevedere e promuovere accordi di partenariato per intercettare potenziali sostenitori e finanziatori
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ADA.24.04.18 - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressiRA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.) Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.) RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.) Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.) |
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ADA.24.04.19 - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.) Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.) Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.) Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali Coordinamento dei lavori di allestimento Cura dei rapporti con gli espositori |
Organizzare un evento
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Conoscenze
- Principi e tecniche di organizzazione del lavoro
- Event management: strumenti e metodi di organizzazione e gestione di un evento
- Principi e tecniche di selezione del personale
- Tecniche di gestione e coordinamento del lavoro di team
- Tecniche di allestimento e principi di design
- Tipologie e materiali di allestimento
- Tipologie e caratteristiche dei servizi tecnici
- Principi e tecniche di visual merchandising
- Principi di gestione strategica del supply chain management
- Tipologie, livelli e tecniche di sponsorizzazione
- Strategie e tecniche di co-markeitng
- Modelli organizzativi, normativa e piano di “Safety & Security
- Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) settore spettacolo
- Principali rischi legati all'uso delle attrezzature
- Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- La sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
- Adempimenti e procedure amministrative per eventi e manifestazioni
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
Abilità
- Definire un piano di lavoro dettagliando attività, obiettivi e deadline
- Selezionare le risorse umane ed organizzarle in team di lavoro in relazione alla tipologia di attività distribuendo carichi e compiti di lavoro in relazione agli obiettivi definiti
- Definire le modalità di monitoraggio e valutazione delle attività e del processo organizzativo dell'evento al fine di intercettare in fase di erogazione eventuali scostamenti e poter prevedere azioni correttive o migliorative
- Organizzare il layout degli spazi individuando le soluzioni di allestimento più adeguate agli standard di immagine, funzionalità ed accessibilità a seconda della tipologia di evento, della location, delle aree a disposizione, del numero dei partecipanti previsti
- Individuare i materiali, le attrezzature e le tecnologie necessarie alla realizzazione dell'evento valutando l'opportunità di acquisto o noleggio
- Definire un piano operativo delle attività di allestimento, disallestimento e riordino organizzando le risorse materiali e relazionali necessarie
- Individuare i servizi primarie e secondari necessari alla organizzazione dell'evento, selezionando e formalizzando i rapporti con i fornitori e definendo modalità di erogazione, forniture e dotazioni
- Intercettare le risorse finanziare necessarie alla sostenibilità dell'evento anche attraverso contratti di partnership, sponsorizzazioni o azioni di co-marketing
- Realizzare un piano sicurezza in conformità alla normativa di settore definendo modalità di accesso e deflusso all'area, misure antincendio e di primo soccorso, piano di emergenza ed evacuazione, modalità di allestimento ed esercizio di impianti e installazioni
- Gestire gli adempimenti burocratici necessari alla tipologia di evento verificando la completezza e correttezza delle autorizzazioni necessarie a tutte le fasi di lavoro, attività e servizi previsti nell'ambito dell'evento
- Organizzare una segreteria amministrativa per la gestione di tutti gli adempimenti burocratici amministrativi necessari alla organizzazione di un evento
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ADA.24.04.18 - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressiRA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.) Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.) RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.) Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.) |
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ADA.24.04.19 - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.) Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.) Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.) Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali Coordinamento dei lavori di allestimento Cura dei rapporti con gli espositori |
Curare le attività di informazione e di comunicazione di un evento
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Conoscenze
- Strategie e principi di comunicazione integrata degli eventi
- Principi e tecniche di marketing communication
- I canali di comunicazione : mezzi, strumenti e veicoli
- Principi e caratteristiche di un piano di media marketing
- Le concessionarie pubblicitarie
- Principi e tecniche di pubblicità on line ed off line
- Strategie e tecniche di social media marketing
- Tecniche di comunicazione esterna
- Principi e tecniche di pubbliche relazioni
- Organizzazione di un ufficio stampa: ruoli e attività
- Teorie e tecniche del linguaggio giornalistico
- Strategie e tecniche di content marketing
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
Abilità
- Definire la corporate identity ed image dell'evento al fine di creare una strategia di comunicazione visiva dell'evento integrata e riconoscibile verificando che tutti i materiali di comunicazione on line ed off line realizzati e diffusi rispettino gli standard di immagine definiti
- Definire una piano di comunicazione individuando obiettivi, contenuti, mezzi e canali adeguati a promuovere l'evento in relazione al target individuato e alle risorse disponibili
- Prenotare gli spazi pubblicitari in relazione al piano media definito formalizzando gli accordi contrattuali con i concessionari dei mezzi individuati e verificando le uscite
- Suscitare l'aspettativa , mantenere l'attenzione e la memorabilità dell'evento curando la comunicazione prima , durante e dopo l'evento sia on line che off line
- Individuare le attività di merchandising, produzione e distribuzione di gadget promozionali a supporto dell'evento
- Gestire i canali di comunicazione on line elaborando un piano editoriale dei contenuti, un calendario di pubblicazione, modalità e tempistiche di interazione con il pubblico e gestione dei feedback e dei commenti
- Gestire il budget assegnato alle attività di comunicazione e monitorare l'efficacia del piano media in termini di costo/contatto, frequenza, copertura
- Definire compiti e funzioni dello staff addetto alle attività di comunicazione ed informazione distribuendo le mansioni in relazione alle attività ed al timing previsti dal piano di comunicazione
- Capitalizzare il passaparola e la notorietà dell'evento curando le relazioni ed i contatti con gli stakeholders
- Organizzare l'ufficio stampa e le attività di press office al fine di assicurare all'evento una comunicazione puntuale e corretta
- Curare i rapporti con i mezzi di informazione tenendo una mailing listi aggiornata e completa e verificando l'invio puntuale di comunicati ed informazioni durante tutte le fasi dell'evento
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ADA.24.04.13 - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionaliRA1: Implementare il piano di comunicazione aziendale, sulla base delle indicazioni strategiche, provvedendo alla definizione delle risorse assegnate e gestendo il budget Elaborazione del piano di comunicazione aziendale (interna ed esterna) in funzione delle indicazioni strategiche Definizione di compiti e funzioni delle risorse impegnate nella realizzazione del piano di comunicazione Gestione del budget assegnato alla comunicazione/promozione RA2: Organizzare le iniziative promozionali, coordinando le attività di predisposizione e diffusione dei materiali informativi e curando i rapporti con i mezzi di informazione Organizzazione di iniziative promozionali e di fidelizzazione (es. offerte promozionali, sponsorizzazioni, ecc.) Coordinamento delle attività di predisposizione e diffusione dei materiali a carattere informativo/promozionale Cura dei rapporti con i mezzi di informazione |
Implementare e supervisionare un evento
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Conoscenze
- Principi e tecniche di gestione e coordinamento del personale
- Principi e tecniche di team building
- Tecniche di problem solving
- Principi e tecniche di negoziazione
- Tecniche di gestione delle relazioni interpersonali
- Modelli e tecniche di rilevazione della soddisfazione
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
- Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) settore spettacolo
- Principali rischi legati all'uso delle attrezzature
- Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- La sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
Abilità
- Supervisionare le operazioni di allestimento, disallestimento e riordino delle aree nei tempi e secondo le procedure definite
- Gestire l'accoglienza, la registrazione e gli accessi dei partecipanti secondo le modalità definite
- Monitorare il rispetto del programma dell'evento in termini di servizi , attività e tempistiche
- Coordinare e supervisionare i servizi offerti intervenendo in caso di problematiche, disservizi e segnalazioni
- Curare i rapporti con fornitori ed espositori nel caso di eventi fieristici rilevando eventuali esigenze ed adottando le opportune azioni correttive
- Curare le attività di accoglienza ed accommodation dei relatori nel caso di attività seminariali. convegnistiche e congressuali
- Verificare il corretto funzionamento di impianti e attrezzature tecniche in relazione agli standard di servizio necessari alla tipologia di evento
- Supervisionare le attività di somministrazione cibi e bevande secondo gli standard di servizio definiti e nel rispetto della normativa vigente
- Monitorare le attività dei team di lavoro verificando il corretto svolgimento delle mansioni assegnate alle risorse umane impiegate in relazione ad obiettivi di risultato e tempi assegnati
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ADA.24.04.18 - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressiRA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.) Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.) RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.) Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.) |
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ADA.24.04.19 - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.) Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.) Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.) Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali Coordinamento dei lavori di allestimento Cura dei rapporti con gli espositori |
