Segretario-Coordinatore amministrativo _
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.02Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legali
ADA.24.02.03Gestione del bilancio d'esercizio e dei processi amministrativi e contabili
Competenze
Collaborazione nella gestione degli aspetti organizzativi aziendali interni ed esterni
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Conoscenze
- Tecniche di time management
- Modello organizzativo aziendale: funzioni, ruoli e responsabilità
- Direttive, delibere, regolamenti, procedure ed ordini di servizio aziendali
- Linee etiche aziendali
- Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda di lavoro
- I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
- Documentazione aziendale interna (report, verbali, ordini di lavoro, circolari, ecc..)
- Tecniche di verbalizzazione
- Tecniche di gestione banche dati aziendali
- Applicativi gestionali: caratteristiche e funzionalità
- Tecniche e strumenti per la gestione delle relazioni e comunicazioni scritte e verbali interne ed esterne all'azienda
Abilità
- Predisporre e trasmettere gli ordini di servizio per l'affidamento al personale interno di compiti e responsabilità, secondo le indicazioni degli organi di direzione
- Assistere la direzione nella redazione di verbali, atti formali, delibere e circolari informative, provvedendo alla trasmissione agli interessati
- Organizzare riunioni con gli organi di direzione e con i responsabili delle articolazioni organizzative interne
- Gestire le banche dati aziendali di contatti esterni all'azienda (fornitori, collaboratori, consulenti, etc..)
- Gestire le comunicazioni esterne con diverse tipologie di interlocutori (Enti pubblici e privati, clienti, fornitori, consulenti, ecc..)
- Gestire l'interfaccia utente dei sistemi digitali (rete aziendale, drive, cloud, …) per la condivisione di dati e documenti tra i reparti aziendali
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ADA.24.01.02 - Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legaliRA1: Gestire gli aspetti organizzativi e le attività di supporto negli affari generali, curando sotto il profilo giuridico-amministrativo, le questioni di interesse dell’azienda e delle sue articolazioni organizzative, concorrendo alla tenuta dei rapporti con gli organi di direzione e con le amministrazioni esterne all’organizzazione Predisposizione e controllo degli ordini di servizio Organizzazione e partecipazione a riunioni con gli organi di direzione e redazione di verbali e atti formali Coordinamento e supporto delle attività con altre funzioni organizzative e con altri uffici interni all'organizzazione Cura dei rapporti con altre amministrazioni e con le istituzioni RA2: Curare le procedure di emanazione di bandi, gare d’appalto e acquisizione forniture, verificando la correttezza e il rispetto della normativa vigente, redigendo disciplinari, gestendo le attività di valutazione di regolarità formale delle offerte Cura del rispetto della normativa e delle procedure aziendali nei bandi e gare di appalto e nelle forniture Gestione delle procedure di emanazione di bandi e redazione dei disciplinari di gara Predisposizione e redazione dei disciplinari di gara Valutazione della regolarità formale delle offerte pervenute e predisposizione dei relativi verbali Gestione delle pratiche per la richiesta di preventivi per l'acquisto di beni e servizi e di finanziamenti RA3: Redigere contratti, curando la fase della stipula e verificando la regolarità degli stessi Redazione di contratti e gestione delle fasi di stipula Verifica della regolarità dei contratti stipulati |
Collaborazione nella stesura di bandi di gara d'appalto per l'acquisizione di forniture
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Conoscenze
- Elementi di budgeting
- Norme in materia di appalti e forniture
- Tecniche di negoziazione delle offerte
- Gestione Banche dati e albo fornitori (cartacea e digitale)
- Strumenti e tool informatici per la predisposizione e pubblicazione dei documenti di fornitura
- Documentazione di gara: tipologie e procedure di redazione
- Tecniche per la verifica dei requisiti dei fornitori e di valutazione delle offerte
- Tipologie di procedure aziendali relative all'acquisto di beni e servizi (aperta, negoziata, ristretta, ecc..)
- Contrattualistica aziendale: procedure di redazione e stipula
- Normativa in materia di tutela fiscale, contrattuale, societaria, etc..
Abilità
- Coordinarsi con gli uffici di competenza per la stesura dei contratti di fornitura, accertandosi della regolarità formale e contenutistica (es. apposizione firma digitale, rispetto delle norme di riferimento, registrazione etc.)
- Acquisire la richiesta di acquisto proveniente dalle unità organizzative aziendali verificando la presenza di tutti gli elementi necessari all'avvio della procedura di acquisto (es. descrizione dettagliata del bene/servizio da acquisire, centro di costo, indicazione spesa presunta, etc.)
- Supportare gli uffici/strutture competenti nella predisposizione della documentazione/disciplinare di gara
- Supportare la commissione nelle procedure di valutazione delle offerte (es. caratteristiche del servizio / bene offerto, prezzo, completezza dell'offerta, risposta ai requisiti richiesti, etc.)
- Verificare l'avvenuta pubblicazione degli atti di gara sul portale aziendale
- Preparare la documentazione utile alla richiesta di preventivo ad una selezione di fornitori presenti nell'albo fornitori, indicando gli elementi essenziali (es. descrizione del materiale/servizio da acquisire, quantità, etc.)
- Raccogliere la documentazione pervenuta, accertandosi della correttezza delle modalità di invio e della completezza dei dati/documenti richiesti
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ADA.24.01.02 - Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legaliRA1: Gestire gli aspetti organizzativi e le attività di supporto negli affari generali, curando sotto il profilo giuridico-amministrativo, le questioni di interesse dell’azienda e delle sue articolazioni organizzative, concorrendo alla tenuta dei rapporti con gli organi di direzione e con le amministrazioni esterne all’organizzazione Predisposizione e controllo degli ordini di servizio Organizzazione e partecipazione a riunioni con gli organi di direzione e redazione di verbali e atti formali Coordinamento e supporto delle attività con altre funzioni organizzative e con altri uffici interni all'organizzazione Cura dei rapporti con altre amministrazioni e con le istituzioni RA2: Curare le procedure di emanazione di bandi, gare d’appalto e acquisizione forniture, verificando la correttezza e il rispetto della normativa vigente, redigendo disciplinari, gestendo le attività di valutazione di regolarità formale delle offerte Cura del rispetto della normativa e delle procedure aziendali nei bandi e gare di appalto e nelle forniture Gestione delle procedure di emanazione di bandi e redazione dei disciplinari di gara Predisposizione e redazione dei disciplinari di gara Valutazione della regolarità formale delle offerte pervenute e predisposizione dei relativi verbali Gestione delle pratiche per la richiesta di preventivi per l'acquisto di beni e servizi e di finanziamenti RA3: Redigere contratti, curando la fase della stipula e verificando la regolarità degli stessi Redazione di contratti e gestione delle fasi di stipula Verifica della regolarità dei contratti stipulati |
Supporto alle operazioni di chiusura del bilancio d'esercizio
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Conoscenze
- Sistemi di reportistica aziendale
- Tecniche di gestione e conduzione dei gruppi
- Elementi di diritto civile
- Metodologie e strumenti di contabilita' generale e analitica
- Elementi di Bilancio civilistico
- Elementi di Bilancio consolidato
- Le scritture di assestamento (principio di competenza economica; scritture di completamento; scritture di integrazione; scritture di rettifica; scritture di ammortamento)
- Indici e riclassificazioni
- Applicativo gestionale e contabile aziendale
- Normativa civilistica e fiscale, nazionale ed europea, in tema di tenuta contabile e di bilancio d'esercizio
- Adempimenti fiscali
- Il metodo della partita doppia: scritture, strumenti ed applicazioni
- Caratteristiche e funzionalità degli applicativi amministrativi e contabili
- Procedure e strumenti di archiviazione digitale
Abilità
- Gestire i rapporti con Enti e soggetti esterni (es. consulenti, Agenzia delle Entrate, Istituti previdenziali, ecc.) per la trasmissione di tutti i dati amministrativi connessi all'attività ordinaria aziendale
- Collaborare all'analisi integrata dei dati per valutare la correttezza della tenuta contabile aziendale
- Utilizzare software contabilità
- Utilizzare documenti e sistemi di reportistica aziendale per la comunicazione dei dati agli organi direttivi
- Collaborare alla redazione del bilancio d'esercizio, predisponendo le tabelle delle voci di costo ed altri dati, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali
- Curare l'archiviazione (digitale e cartacea) di pratiche di natura amministrativa e societaria
- Individuare eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati
- Raccogliere la documentazione tra i reparti amministrativi e contabili, utili alla redazione del bilancio d'esercizio e trasmetterla agli uffici competenti
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ADA.24.02.03 - Gestione del bilancio d'esercizio e dei processi amministrativi e contabiliRA1: Definire la pianificazione delle attività amministrative e contabili, determinando la configurazione dell’architettura del sistema contabile Pianificazione delle attività amministrative contabili e configurazione dell'architettura logica e strutturale del sistema contabile RA2: Programmare le attività e le procedure operative, comprensive delle risorse dedicate, coordinando la funzione amministrativa e curando le relazioni con gli stackeholder interni ed esterni Programmazione delle attività e identificazione delle procedure operative per il trattamento dei dati contabili Coordinamento delle funzioni amministrativo contabili Cura dei rapporti con enti o soggetti esterni (es. agenzie delle entrate, istituti previdenziali, ecc.) RA3: Supervisionare tutte le elaborazioni utili alla redazione del bilancio d’esercizio, curando la verifica della correttezza dei dati prodotti e la gestione delle scritture di assestamento Verifica di eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati amministrativi contabili Gestione delle scritture di assestamento per ridefinire i valori di conto in valori di bilancio Supervisione delle elaborazioni per la redazione del bilancio d'esercizio e verifica del calcolo degli indici e delle riclassificazioni RA4: Individuare le metodologie di redazione del bilancio d’esercizio, garantendo la conformità delle stesse alla normativa vigente Definizione delle metodologie di redazione e chiusura del bilancio e verifica dell'allineamento alle norme civilistiche e fiscali Predisposizione degli indici economici, patrimoniali e finanziari |
