ESPERTO IN ORGANIZZAZIONE DI EVENTI E CONGRESSI

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Friuli Venezia Giulia

Descrizione

L'ESPERTO IN ORGANIZZAZIONE DI EVENTI E CONGRESSI si occupa dell'ideazione, progettazione e organizzazione di iniziative culturali e congressuali attraverso la gestione di adeguate risorse logistiche, strumentali e di personale disponibile internamente o esternamente all'organizzazione. Coordina l'erogazione di eventuali servizi di accoglienza e socialità funzionali a garantire l'ospitalità dei partecipanti sia durante l'evento che nei momenti immediatamente precedenti o successivi all'iniziativa. Realizza specifiche azioni promozionali e di valorizzazione dei beni culturali e delle potenzialità territoriali collegate all'evento.

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.04.13Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali
ADA.24.04.15Ideazione e sviluppo di progetti pubblicitari
ADA.24.04.18Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi

Competenze

PREPARAZIONE DI EVENTI CULTURALI
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Principi di economia della cultura
  • Caratteristiche e classificazione degli eventi culturali
  • Tecniche di analisi delle potenzialità di un bene culturale o di un territorio
  • Tecniche di analisi del mercato culturale
  • Normativa relativa all'organizzazione di eventi (autorizzazioni, sicurezza, diritti d'autore)
  • Normativa relativa alle strategie di finanziamento (donazioni, sponsorizzazioni, partecipazione ad avvisi pubblici)
  • Tecniche di progettazione e di definizione del budget in ambito culturale
  • Tecniche di fundraising
  • Principi di marketing
  • Tecniche di marketing culturale
  • Tecniche di allestimento di eventi culturali
  • Tipologie di servizi collaterali ad un evento culturale
  • Procedure per la gestione di servizi collaterali
  • Tecniche di rendicontazione delle attività
Abilità
  • Analizzare e identificare le potenzialità di mercato di un bene culturale o di un territorio
  • Ideare un evento culturale sulla base di analisi di mercato e di prodotto
  • Progettare un evento culturale di media o bassa complessità (piano di produzione)
  • Richiedere preventivi per l'acquisizione di servizi connessi all'organizzazione di eventi
  • Elaborare il budget dell'evento e definire le fonti di finanziamento
  • Acquisire le autorizzazioni necessarie alla realizzazione dell'evento
  • Programmare servizi di bigliettazione
  • Promuovere ed acquisire donazioni e sovvenzioni
  • Promuovere e definire contratti di sponsorizzazione e di cessione di marchi e diritti d'immagine
  • Curare l'iter per la partecipazione ad avvisi per la concessione di contributi pubblici
  • Realizzare attività di marketing culturale anche ricorrendo a servizi esterni
  • Individuare e programmare i servizi collaterali o di supporto all'evento culturale
REALIZZAZIONE DI EVENTI CULTURALI
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Principi di economia della cultura
  • Normativa relativa all'organizzazione di eventi (autorizzazioni, sicurezza, diritti d'autore)
  • Tecniche di allestimento di esposizioni
  • Tecniche di allestimento e gestione del palco e delle scenografie
  • Tecniche di organizzazione di eventi scientifico-culturali
  • Tecniche di organizzazione di visite guidate a beni culturali e percorsi tematici nel territorio
  • Tecniche di organizzazione di eventi eno-gastronomici
  • Principi di marketing territoriale
  • Principi di logistica applicata agli eventi culturali
  • Principi di comunicazione
  • Tecniche per la valutazione della customer satisfaction
Abilità
  • Programmare tempi e modalità di organizzazione di eventi culturali, sulla base del piano di produzione
  • Gestire il prestito di opere per esposizioni
  • Predisporre l'allestimento tecnico di eventi culturali
  • Definire e gestire visite guidate a beni culturali e itinerari tematici
  • Organizzare eventi eno-gastronomici
  • Gestire i servizi di supporto all'evento (assicurazioni, bigliettazione, sorveglianza, safety, security, ecc.)
  • Curare gli aspetti logistici di merci e persone correlati all'evento
  • Coordinare l'intervento di più soggetti, pubblici e privati, in manifestazioni plurievento
  • Compilare la documentazione tecnico-amimnistrativa
  • Raccogliere informazioni ed elaborare indicatori per il monitoraggio e valutazione degli esiti dell'evento
  • Controllare il rispetto del budget e dei tempi ed adottare strategie di recupero in caso di difformità
DEFINIZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Elementi di psicologia dei consumi
  • Elementi di sociologia della comunicazione
  • Tecniche di sviluppo del piano di marketing
  • Tecniche promozionali di direct marketing
  • Principali canali di comunicazione e loro funzionamento: stampa, web, affissioni, radio e TV, ….
  • Caratteristiche e comunicazione sui social media
  • Tecniche di gestione di pubbliche relazioni
Abilità
  • Dettagliare il concept a partire dal brief effettuato presso il cliente
  • Individuare i canali pubblicitari più appropriati e le risorse da coinvolgere
  • Gestire il budget assegnato
  • Definire tempi e luoghi dell'azione di comunicazione/pubblicità
  • Calendarizzare le attività del piano di comunicazione nel dettaglio
  • Coordinare gruppi di lavoro
ADA
ADA.24.04.13 - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali

RA1: Implementare il piano di comunicazione aziendale, sulla base delle indicazioni strategiche, provvedendo alla definizione delle risorse assegnate e gestendo il budget

Elaborazione del piano di comunicazione aziendale (interna ed esterna) in funzione delle indicazioni strategiche
Definizione di compiti e funzioni delle risorse impegnate nella realizzazione del piano di comunicazione
Gestione del budget assegnato alla comunicazione/promozione

RA2: Organizzare le iniziative promozionali, coordinando le attività di predisposizione e diffusione dei materiali informativi e curando i rapporti con i mezzi di informazione

Organizzazione di iniziative promozionali e di fidelizzazione (es. offerte promozionali, sponsorizzazioni, ecc.)
Coordinamento delle attività di predisposizione e diffusione dei materiali a carattere informativo/promozionale
Cura dei rapporti con i mezzi di informazione
ADA
ADA.24.04.15 - Ideazione e sviluppo di progetti pubblicitari

RA1: Progettare la campagna pubblicitaria (oggetto e mezzi/strumenti da utilizzare), a partire dall’interpretazione del brief di marketing, comunicando la proposta al committente, comprensiva dell’allocazione delle risorse temporali e finanziarie

Interpretazione del brief di marketing per individuare le soluzioni che meglio soddisfano le esigenze e le strategie del committente
Creazione di proposte e campagne pubblicitarie (messaggio, immagine, stile)
Definizione delle risorse finanziarie e dei tempi per la realizzazione del progetto pubblicitario
Individuazione dei mezzi e degli strumenti tecnologici per la realizzazione del progetto pubblicitario

RA2: Realizzare il supporto visivo (storyboard) per la progettazione di uno spot pubblicitario, organizzando le sequenze ed i passaggi, utilizzando la strumentazione tecnica necessaria

Realizzazione dello storyboard della proposta visiva
ORGANIZZAZIONE DI EVENTI E CONGRESSI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Strumenti e tecniche di comunicazione efficace
  • Tecniche di gestione del cliente, anche in lingua straniera
  • Tecniche di gestione dei conflitti
  • Principi di marketing e comunicazione
  • Tecniche di promozione dell'immagine
  • Tecniche di organizzazione e allestimento di eventi e congressi
  • Tecniche di stesura budget
  • Adempimenti obbligatori e normativa sicurezza nell'organizzazione degli eventi
  • Principi di funzionamento di attrezzature di videoproiezione e di amplificazione
  • Strumenti e attrezzature per la traduzione
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Gestire e aggiornare il listino di prezzi e fornitori, verificando costi e qualità dei servizi
  • Predisporre preventivi e offerte commerciali
  • Individuare locali ed attrezzature necessarie
  • Coordinare attività grafiche e promozionali dell'evento
  • Organizzare la realizzazione di allestimenti e la stampa di materiali e di altri strumenti informativi (programma, banner, roll-up, ecc.)
  • Attivare i servizi richiesti (es. hostess, catering, traduzione)
  • Gestire, anche in lingua inglese, partecipanti e relatori dell'evento
  • Gestire i rapporti con i fornitori specializzati
  • Coordinare il personale utilizzato per la realizzazione dell'evento
  • Relazionarsi con la rete di attori pubblici e/o privati della promozione turistica locale
  • Operare secondo le norme di sicurezza specifiche per il settore
ADA
ADA.24.04.18 - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi

RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie

Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale

RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie

Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento

Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)