Operatore/operatrice per l'accoglienza/accompagnamento in manifestazioni congressuali, fiere, convegni (hostess)
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.04.20Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali
Competenze
gestione del front office
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
- modalità organizzative dei punti informativi per gestire situazioni e ruoli del personale di contatto nella struttura di ricevimento/accoglienza
- strategie di comunicazione per gestire il colloquio con differenti categorie di utenze
- supporti informatici e telematici per gestire il trattamento e la diffusione dei dati e delle informazioni
- tecniche di comunicazione per gestire efficacemente il colloquio di prima accoglienza
- tecniche e metotodologie di raccolta e reperimento delle informazioni per il trattamento e diffusione dei dati e l'attivazione dei servizi informativi
Abilità
- assistere l'interlocutore nella presentazione del materiale informativo, commentando le informazioni in esso raccolte e fornendo i chiarimenti necessari
- divulgare proposte e servizi di natura sociale, culturale e ricreativa in funzione delle esigenze e bisogni rilevati
- fornire tutte le informazioni inerenti l'organizzazione dell'evento, i servizi disponibili, i riferimenti per l'assistenza tecnica e ricreativa
- gestire efficacemente la comunicazione in situazioni di conflitto
- intervenire in maniera tempestiva ed efficace ed in maniera conforme alle indicazioni fornite dal responsabile organizzativo, in situazioni problematiche e/o conflittuali
- relazionare con l'utenza, anche in lingua straniera
- rispondere prontamente alle informazioni richieste dal partecipante/richiedente, con il supporto di apposito materiale informativo
| ADA |
|---|
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
accoglienza partecipanti all'evento
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
- psicologia della comunicazione per gestire le diverse situazioni comportamentali, prevenire le situazioni di disagio e prevedere le necessità della clientela
- regole comportamentali per la gestione dei reclami
- strategie di comunicazione in relazione a diverse categorie di utenza
- tecniche di comunicazione e relazioni umane e di massa per gestire la comunicazione a gruppi di utenza e gli annunci in pubblico
- tecniche di comunicazione per gestire efficacemente il colloquio in situazioni di normalità e di reclamo
- tecniche e principi di accoglienza per gestire l'arrivo del cliente nella sede di ricevimento
Abilità
- gestire i rapporti con i soggetti interni ed esterni per l'organizzazione delle attività dei partecipanti
- gestire l'accompagnamento dei partecipanti nelle aree di accoglienza e di rappresentazione, nei tempi e nelle modalità stabilite dalla direzione organizzativa
- intrattenere relazioni professionali con fornitori, ospiti, visitatori, clienti ecc.
- prevedere situazioni di inefficienza organizzativa o di disorientamento dei partecipanti e intervenire prontamente
- svolgere efficacemente un dialogo di prima accoglienza per facilitare la comunicazione interpersonale
| ADA |
|---|
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
realizzazione delle attività di segreteria organizzativa
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
- linguaggi informatici e telematici per trattare e gestire la raccolta e la diffusione delle informazioni necessarie allo svolgimento delle attività interne ed esterne alla struttura
- principi di contabilità e amministrazione per gestire correttamente le registrazioni e l'archiviazione della documentazione
- principi di economia e tecnica aziendale delle imprese ricettive per la gestione delle attività organizzative e amministrative
- principi di organizzazione aziendale per la gestione dei rapporti con gli altri livelli di responsabilità
Abilità
- gestire le dinamiche di gruppo, sapendole applicare al lavoro d'équipe
- gestire le registrazioni amministrative dei partecipanti necessarie al controllo ed alla raccolta delle informazioni richieste dall'organizzatore
- lavorare in gruppo per coordinarsi con le attività degli altri reparti organizzativi e le strutture di assistenza tecnica
- raccogliere dati e documenti per l'organizzazione del soggiorno
- raccogliere la documentazione relativa agli interventi dei relatori e dei moderatori, per prepararla alla presentazione
- trattare l'informazione attraverso l'uso di strumenti multimediali
| ADA |
|---|
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
svolgimento delle attività dirette all'assistenza clienti
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
- lingue straniere per gestire i colloqui con l'utenza straniera e la documentazione tecnica, promozionale ed informativa
- logistica ed organizzazione per la gestione dei rapporti con i reparti tecnici e con i servizi operativi di assistenza
- tecniche di comunicazione per gestire la comunicazione interpersonale con diverse tipologie di utenza
- tecniche di promozione e vendita per facilitare le attività commerciali promosse durante lo svolgimento dell'evento
Abilità
- curare l'arredamento e l'ottimizzazione delle aree di soggiorno/accoglienza dei partecipanti, rendendole accoglienti e gradevoli
- fornire assistenza durante le attività di trasferimento, allestimento di stand, servizio prenotazioni
- fornire informazioni di varia natura ai partecipanti su aspetti logistici, organizzativi, storico-culturali e ambientali anche durante i trasferimenti o in base alle richieste dei partecipanti
- gestire i rapporti tra l'agenzia committente ed il cliente finale (gruppo turistico, azienda committente, ecc...)
- gestire le fasi operative del soggiorno
- percepire ed individuare le esigenze dell'ospite per descrivere le soluzioni offerte dai servizi all'interno e all'esterno della struttura
| ADA |
|---|
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
