Addetto alle operazioni di accoglienza/accompagnamento in manifestazioni congressuali, fiere, convegni (hostess)
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.04.20Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali
Competenze
Svolgimento delle attività dirette all'assistenza clienti
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Conoscenze
- Tecniche di comunicazioneper gestire la comunicazione interpersonale con diverse tipologie di utenza
- Tecniche di promozione e venditaper facilitare le attività commerciali promosse durante lo svolgimento dell'evento
- Lingue straniereper gestire i colloqui con l'utenza straniera e la documentazione tecnica, promozionale ed informativa
- Logistica ed organizzazioneper la gestione dei rapporti con i reparti tecnici e con i servizi operativi di assistenza
Abilità
- Fornireinformazioni di varia natura ai partecipanti su aspetti logistici, organizzativi, storico-culturali e ambientali anche durante i trasferimenti o in base alle richieste dei partecipanti
- Gestirei rapporti tra l'agenzia committente ed il Cliente finale (gruppo turistico, azienda committente, ecc...)
- Gestirele fasi operative del soggiorno
- Fornireassistenza durante le attività di trasferimento, allestimento di stand, servizio prenotazioni
- Percepireed individuare le esigenze dell'ospite per descrivere le soluzioni offerte dai servizi all'interno e all'esterno della struttura
- Curarel'arredamento e l'ottimizzazione delle aree di soggiorno/accoglienza dei partecipanti, rendendole accoglienti e gradevoli
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ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
Realizzazione delle attività di segreteria organizzativa
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Conoscenze
- Principi di economia e tecnica aziendale delle imprese ricettiveper la gestione delle attività organizzative e amministrative
- Linguaggi informatici e telematiciper trattare e gestire la raccolta e la diffusione delle informazioni necessarie allo svolgimento delle attività interne ed esterne alla struttura
- Principi di contabilità e amministrazioneper gestire correttamente le registrazioni e l'archiviazione della documentazione
- Principi di organizzazione aziendaleper la gestione dei rapporti con gli altri livelli di responsabilità
Abilità
- Gestirele dinamiche di gruppo, sapendole applicare al lavoro d'équipe
- Raccoglierela documentazione relativa agli interventi dei relatori e dei moderatori, per prepararla alla presentazione
- Lavorarein gruppo per coordinarsi con le attività degli altri reparti organizzativi e le strutture di assistenza tecnica
- Gestirele registrazioni amministrative dei partecipanti necessarie al controllo ed alla raccolta delle informazioni richieste dall'organizzatore
- Trattarel'informazione attraverso l'uso di strumenti multimediali
- Raccoglieredati e documenti per l'organizzazione del soggiorno
Accoglienza partecipanti all'evento
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Conoscenze
- Tecniche e principi di accoglienzaper gestire l'arrivo del cliente nella sede di ricevimento
- Tecniche di comunicazioneper gestire efficacemente il colloquio in situazioni di normalità e di reclamo
- Strategie di comunicazionein relazione a diverse categorie di utenza
- Psicologia della comunicazioneper gestire le diverse situazioni comportamentali, prevenire le situazioni di disagio e prevedere le necessità della clientela
- Tecniche di comunicazione e relazioni umane e di massaper gestire la comunicazione a gruppi di utenza e gli annunci in pubblico
- Regole comportamentaliper la gestione dei reclami
Abilità
- Svolgereefficacemente un dialogo di prima accoglienza per facilitare la comunicazione interpersonale
- Gestirei rapporti con i soggetti interni ed esterni per l'organizzazione delle attività dei partecipanti
- Gestirel'accompagnamento dei partecipanti nelle aree di accoglienza e di rappresentazione, nei tempi e nelle modalità stabilite dalla direzione organizzativa
- Intrattenererelazioni professionali con fornitori, ospiti, visitatori, clienti ecc.
- Prevederesituazioni di inefficienza organizzativa o di disorientamento dei partecipanti e intervenire prontamente
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ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
Gestione del front office
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Conoscenze
- Modalità organizzative dei Punti Informativiper gestire situazioni e ruoli del personale di contatto nella struttura di ricevimento/accoglienza
- Tecniche di comunicazioneper gestire efficacemente il colloquio di prima accoglienza
- Tecniche e metotodologie di raccolta e reperimento delle informazioniper il trattamento e diffusione dei dati e l'attivazione dei servizi informativi
- Strategie di comunicazioneper gestire il colloquio con differenti categorie di utenze
- Supporti informatici e telematiciper gestire il trattamento e la diffusione dei dati e delle informazioni
Abilità
- Forniretutte le informazioni inerenti l'organizzazione dell'evento, i servizi disponibili, i riferimenti per l'assistenza tecnica e ricreativa
- Gestireefficacemente la comunicazione in situazioni di conflitto
- Relazionarecon l'utenza, anche in lingua straniera
- Rispondereprontamente alle informazioni richieste dal partecipante/richiedente, con il supporto di apposito materiale informativo
- Assisterel'interlocutore nella presentazione del materiale informativo, commentando le informazioni in esso raccolte e fornendo i chiarimenti necessari
- Divulgareproposte e servizi di natura sociale, culturale e ricreativa in funzione delle esigenze e bisogni rilevati
- Intervenirein maniera tempestiva ed efficace ed in maniera conforme alle indicazioni fornite dal responsabile organizzativo, in situazioni problematiche e/o conflittuali
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ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressualiRA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.) Assistenza nei coffee-break Assistenza nell'allestimento dei locali RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità |
