Operatore per le attività di accoglienza/accompagnamento in manifestazioni congressuali, fiere, convegni (hostess)

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Calabria

Descrizione

Si occupa dell'accoglienza, del ricevimento e dei servizi di assistenza durante il soggiorno di ospiti e clienti in fiere generiche, fiere di settore, missioni anche all'estero, convegni, congressi ed eventi promozionali in genere. Garantisce ai partecipanti tutte le informazioni, relazionandosi direttamente con essi e provvede ai servizi di segreteria e all'accoglienza (registrazione partecipanti), alla distribuzione dei materiali, all'informazione sulla logistica e sui tempi dell'evento congressuale/fieristico. E' una figura professionale in possesso di competenze tecniche organizzative per lo svolgimento di ruoli all'interno delle strutture degli enti fieristici e in particolare delle attività relative agli aspetti di marketing e della comunicazione. La capacità comunicativa è funzionale a rispondere alle esigenze degli interlocutori e deve permettere anche di svolgere un'efficace funzione di vendita eventualmente offerta dall'evento fieristico e operare in modo da trarne il massimo vantaggio per il committente

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.04.20Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

Competenze

Gestione del front office
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Supporti informatici e telematici per gestire il trattamento e la diffusione dei dati e delle informazioni
  • Strategie di comunicazione per gestire il colloquio con differenti categorie di utenze
  • Modalità organizzative dei Punti Informativi per gestire situazioni e ruoli del personale di contatto nella struttura di ricevimento/accoglienza
  • Tecniche e metotodologie di raccolta e reperimento delle informazioni per il trattamento e diffusione dei dati e l'attivazione dei servizi informativi
  • Tecniche di comunicazione per gestire efficacemente il colloquio di prima accoglienza
Abilità
  • Fornire tutte le informazioni inerenti l'organizzazione dell'evento, i servizi disponibili, i riferimenti per l'assistenza tecnica e ricreativa
  • Divulgare proposte e servizi di natura sociale, culturale e ricreativa in funzione delle esigenze e bisogni rilevati
  • Assistere l'interlocutore nella presentazione del materiale informativo, commentando le informazioni in esso raccolte e fornendo i chiarimenti necessari
  • Gestire efficacemente la comunicazione in situazioni di conflitto
  • Intervenire in maniera tempestiva ed efficace ed in maniera conforme alle indicazioni fornite dal responsabile organizzativo, in situazioni problematiche e/o conflittuali
  • Relazionare con l'utenza, anche in lingua straniera
  • Rispondere prontamente alle informazioni richieste dal partecipante/richiedente, con il supporto di apposito materiale informativo
ADA
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

RA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero

Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.)
Assistenza nei coffee-break
Assistenza nell'allestimento dei locali

RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente

Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto
Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità
Svolgimento delle attività dirette all'assistenza clienti
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Lingue straniere per gestire i colloqui con l'utenza straniera e la documentazione tecnica, promozionale ed informativa
  • Logistica ed organizzazione per la gestione dei rapporti con i reparti tecnici e con i servizi operativi di assistenza
  • Tecniche di promozione e vendita per facilitare le attività commerciali promosse durante lo svolgimento dell'evento
  • Tecniche di comunicazione per gestire la comunicazione interpersonale con diverse tipologie di utenza
Abilità
  • Curare l'arredamento e l'ottimizzazione delle aree di soggiorno/accoglienza dei partecipanti, rendendole accoglienti e gradevoli
  • Gestire i rapporti tra l'agenzia committente ed il Cliente finale (gruppo turistico, azienda committente, ecc...)
  • Fornire informazioni di varia natura ai partecipanti su aspetti logistici, organizzativi, storico-culturali e ambientali anche durante i trasferimenti o in base alle richieste dei partecipanti
  • Fornire assistenza durante le attività di trasferimento, allestimento di stand, servizio prenotazioni
  • Percepire ed individuare le esigenze dell'ospite per descrivere le soluzioni offerte dai servizi all'interno e all'esterno della struttura
  • Gestire le fasi operative del soggiorno
ADA
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

RA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero

Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.)
Assistenza nei coffee-break
Assistenza nell'allestimento dei locali

RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente

Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto
Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità
Realizzazione delle attività di segreteria organizzativa
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Linguaggi informatici e telematici per trattare e gestire la raccolta e la diffusione delle informazioni necessarie allo svolgimento delle attività interne ed esterne alla struttura
  • Principi di contabilità e amministrazione per gestire correttamente le registrazioni e l'archiviazione della documentazione
  • Principi di economia e tecnica aziendale delle imprese ricettive per la gestione delle attività organizzative e amministrative
  • Principi di organizzazione aziendale per la gestione dei rapporti con gli altri livelli di responsabilità
Abilità
  • Gestire le dinamiche di gruppo, sapendole applicare al lavoro d'équipe
  • Gestire le registrazioni amministrative dei partecipanti necessarie al controllo ed alla raccolta delle informazioni richieste dall'organizzatore
  • Trattare l'informazione attraverso l'uso di strumenti multimediali
  • Raccogliere la documentazione relativa agli interventi dei relatori e dei moderatori, per prepararla alla presentazione
  • Raccogliere dati e documenti per l'organizzazione del soggiorno
  • Lavorare in gruppo per coordinarsi con le attività degli altri reparti organizzativi e le strutture di assistenza tecnica
Accoglienza partecipanti all'evento
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Psicologia della comunicazione per gestire le diverse situazioni comportamentali, prevenire le situazioni di disagio e prevedere le necessità della clientela
  • Tecniche di comunicazione e relazioni umane e di massa per gestire la comunicazione a gruppi di utenza e gli annunci in pubblico
  • Strategie di comunicazione in relazione a diverse categorie di utenza
  • Regole comportamentali per la gestione dei reclami
  • Tecniche e principi di accoglienza per gestire l'arrivo del cliente nella sede di ricevimento
  • Tecniche di comunicazione per gestire efficacemente il colloquio in situazioni di normalità e di reclamo
Abilità
  • Intrattenere relazioni professionali con fornitori, ospiti, visitatori, clienti ecc.
  • Gestire l'accompagnamento dei partecipanti nelle aree di accoglienza e di rappresentazione, nei tempi e nelle modalità stabilite dalla direzione organizzativa
  • Gestire i rapporti con i soggetti interni ed esterni per l'organizzazione delle attività dei partecipanti
  • Svolgere efficacemente un dialogo di prima accoglienza per facilitare la comunicazione interpersonale
  • Prevedere situazioni di inefficienza organizzativa o di disorientamento dei partecipanti e intervenire prontamente
ADA
ADA.24.04.20 - Assistenza e supporto in eventi fieristici e congressuali

RA1: Fornire attività di assistenza agli espositori ed ai partecipanti, curando le relazioni durante le attività di allestimento, accoglienza, tempo libero

Accoglienza dei partecipanti (es. accompagnamento presso le postazioni, fornitura di informazioni, distribuzione opuscoli, ecc.)
Assistenza nei coffee-break
Assistenza nell'allestimento dei locali

RA2: Trattare le richieste dei partecipanti e gli eventuali reclami e criticità, inoltrando le diverse istanze al personale competente

Inoltro delle richieste dei partecipanti al personale addetto
Comunicazione agli organizzatori di eventuali criticità

Documenti

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