ADA.18.01.04 Gestione amministrativa e rendicontazione di progetti

SETTORE
Servizi di educazione, formazione e lavoro
PROCESSO
Servizi per il lavoro, apprendimento e formazione professionale
SEQUENZA
Gestione e coordinamento dei servizi per l'occupabilità e l'apprendimento permanente

Documenti

Scheda ADA Scheda di caso
RA1: Redigere documenti amministrativi e di rendicontazione dei progetti attivati, curando i rapporti con i relativi uffici competenti di riferimento e garantendo l'applicazione e l'eventuale aggiornamento della normativa amministrativa e contabile di riferimento

Dimensioni

Casi

1 - Identificazione dei criteri e dei documenti necessari alla gestione e rendicontazione
Modalità di gestione e rendicontazione

Individuare le norme per gli adempimenti amministrativi, la gestione finanziaria e la rendicontazione delle operazioni (ad es. dagli Avvisi Pubblici di riferimento, dai Manuali di Gestione e Rendicontazione ecc.)

Grado di complessità 1
2 - Gestione amministrativa
Predisposizione atti di affidamento a terzi e redazione incarichi professionali

Predisporre atti di acquisizione forniture da soggetti terzi (es. contratti di fornitura, convenzioni, accordi) e di affidamento di incarichi per la realizzazione delle attività (lettere di incarico, contratti di prestazione professionale, ordini interni di servizio)

Grado di complessità 3
Predisposizione/presentazione della documentazione agli uffici competenti durante l'attuazione delle operazioni

Predisporre la documentazione prevista per la regolare attuazione delle attività (es. Modifiche calendari, richiesta sostituzione docenti, variazione sede attività formative ecc.)

Grado di complessità 2
Richieste di erogazione intermedie e finali

Predisporre la documentazione necessaria e, prevista dai regolamenti, per le richieste di erogazioni degli anticipi e di erogazione saldo

Grado di complessità 2
Predisposizione della documentazione per l'attivazione delle operazioni

Predisporre la documentazione prevista dalla normativa di riferimento per il regolare avvio delle attività (elenco e caratteristiche dei soggetti coinvolti, calendari, predisposizione registri, ecc.)

Grado di complessità 1
3 - Gestione contabile
Predisposizione e/o controllo dei documenti contabili e finanziari

Redigere e/o controllare i documenti contabili (fatture, ricevute, notule, buste paga ecc.) e finanziari (ricevute di c/c, dichiarazioni di quietanza), come previsto dalla normativa di riferimento

Grado di complessità 4
Predisposizione Piano Economico Finale di Spesa

Impuntare i costi e predisporre il Piano Economico finale con indicazione dei costi effettivamente sostenuti e suddivisi per attività, macrovoci e voci

Grado di complessità 3
Variazione Piano Economico Iniziale

Predisporre variazione al Piano economico previsto in fase di progettazione (es. trasferimento da una voce di spesa all'altra all'interno della stessa macrocategoria, trasferimento di una voce di spesa in due macrocategorie diverse)

Grado di complessità 2
Piano Economico Iniziale

Predisporre il Piano Economico secondo i massimali previsti dalla normativa di riferimento e suddiviso per attività, macrovoci e voci di spesa

Grado di complessità 1
4 - Cura del fascicolo di operazione
Tenuta e conservazione e fascicolo di operazione

Organizzare la raccolta della documentazione amministrativa e contabile (suddividendola per macrocategorie di spesa così come previsto nel Piano Economico Finale) e di quella a supporto delle attività realizzate (relazioni, materiale didattico, registri ecc.). Provvedere alla trasmissione della documentazione predisposta agli uffici competenti, secondo le procedure (anche telematiche) previste, nonché agli adempimenti di archiviazione

Grado di complessità 1
RA2: Fornire dati e fonti informative rilevanti per la valutazione, partecipando, per gli aspetti di competenza, alle attività di audit e controllo interno

Dimensioni

Casi

1 - Rilevazione e controllo dati fisici di progetto
Rilevazione e verifica ore erogate

Calcolare le ore effettive erogate (es. ore di frequenza, di docenza, di tutoraggio etc.)

Grado di complessità 1
Rilevazione e verifica materiali

Conteggiare i materiali di consumo individuali e collettivi utilizzati (es. materiali didattici, cancelleria, utilizzo attrezzature, etc.)

Grado di complessità 1
2 - Controllo dati contabili dell’operazione
Verifica di efficienza dell'operazione

Confronto tra i costi sostenuti per la realizzazione delle attività e i prezzi di mercato

Grado di complessità 2
Confronto tra costi preventivati e costi effettivi

Rilevare scostamenti tra il Piano Economico Previsionale e Piano Economico Rendicontato

Grado di complessità 1
Tempi di gestione e rendicontazione

Predisporre report per una verifica del puntuale rispetto dei tempi di gestione e rendicontazione di operazione

Grado di complessità 1

Fonti

  • Bartolomei G., Marcozzi A., Poggi M., Fondi europei nazionali e regionali per la formazione. Guida pratica per l'accesso ai contributi per la formazione ed alla loro rendicontazione (con particolare riferimento al cap 6, “La rendicontazione delle attività formative finanziate”), EPC, 2016
  • Vecchi V., Lanteri A., La gestione finanziaria e amministrativa dei progetti finanziati dai fondi comunitari, in (a cura di) Vecchi V., Cusumano N., Minardi P. “Fi-nanziamenti comunitari 2014-2020. Strategia, gestione e rendicontazione”, EGEA, 2015.
  • D.P.R. n. 196 del 3 ottobre 2008 che definisce le norme sull'ammissibilità delle spese per i programmi cofinanziati dai fondi strutturali per la fase di program-mazione 2007-2013
  • Circolare del Ministero del Lavoro della Salute e delle P.S. n. 2 del 02 febbraio 2009 in materia di ammissibilità delle spese e massimali di costo per attività ren-dicontata a costi reali cofinanziate dal FSE 2007/2013
  • Manuali di Gestione e Controllo delle Regioni:
  • • Campania
  • • Liguria
  • • Piemonte
  • Manuali di gestione e rendicontazione dei fondi interprofessionali:
  • • Fondimpresa
  • • Fondir
  • • FondItalia
  • • Foncoop
  • Schema di processo di lavoro “Coordinamento e Gestione di interventi educativi e formativi”, Regione Basilicata