ADA.24.05.03 Gestione dei progetti (Project management)

Creare un cronoprogramma di progetto tramite strumenti aziendali o software dedicati, sviluppando la sequenza operativa delle attività e dei tempi a partire dagli obiettivi e dalle risorse individuate e definendo task, milestone, scadenze, momenti di verifica con il committente e di consegna di prodotti intermedi e/o finali.

Definire le risorse umane e materiali (strumenti e macchinari, forniture di materie prime o semilavorati, prodotti, servizi) necessarie alla realizzazione del progetto, stimandone le quantità e valutando eventuali necessità di approvvigionamento tramite analisi make or buy.

Definire il team di progetto conducendo una analisi sulle competenze delle risorse umane richieste dal progetto, stimando le necessità, attribuendo i ruoli e stabilendo l'organizzazione del team.

Sviluppare il piano di progetto alla luce degli obiettivi e dei beneficiari (diretti e indiretti) individuati, definendo i risultati attesi in termini di prodotti e/o servizi e individuando la sequenza delle attività necessarie per la realizzazione degli stessi.

Analizzare la documentazione tecnica a supporto della richiesta (commessa, bando, incarico) identificando gli elementi coinvolti: obiettivi, beneficiari, requisiti del gruppo di lavoro, stakeholders.

Definire il budget di progetto effettuando una stima dei costi complessivi, considerando i costi unitari delle singole componenti di spesa e il loro dimensionamento, stimando le necessità di impiego e di spesa nel tempo, considerando eventuali impegni a copertura dei rischi (fondo imprevisti) e predisponendo gli opportuni strumenti di controllo.

Identificare e valutare i rischi del progetto e le sue ricadute finanziarie (ritardi nei pagamenti, rescissione di contratti, penali per ritardi nell'esecuzione del progetto, …) predisponendo le opportune strategie e gli strumenti utili per il contenimento e il controllo degli stessi.

Individuare i fornitori per le necessità di approvvigionamento evidenziate dall'analisi make or buy (materiali, prodotti, consulenze, servizi) effettuando la richiesta di preventivi secondo le procedure aziendali di selezione, verificando la corretta registrazione e conservazione della relativa documentazione (preventivi, accordi, contratti).

Analizzare le specifiche di progetto individuando e stimando le componenti di spesa coinvolte: costi di produzione (materiali, forniture, servizi), spese di comunicazione, spese di viaggio, costi del personale (interno o esterno).

Attribuire un codice commessa e provvedere alle registrazioni cartacee o informatiche della documentazione necessaria secondo le prescrizioni delle norme di qualità aziendale.

Effettuare la ripianificazione del progetto definendo gli spazi, i tempi e le modalità di attuazione degli interventi correttivi necessari, stabilendo le scadenze e le modalità di valutazione dell'efficacia degli interventi stessi.

Analizzare gli scostamenti degli indicatori di performance della qualità rispetto ai parametri di riferimento attesi, individuando le cause e i necessari interventi correttivi.

Monitorare gli indicatori di performance della qualità in continuo o secondo le tempistiche definite dal progetto, raccogliendo le informazioni necessarie ed elaborando gli indicatori previsti, provvedendo alla loro registrazione.

Definire gli indicatori di performance della qualità, individuando i parametri di riferimento, stabilendo le variabili da rilevare, gli strumenti e le modalità con i quali raccogliere le informazioni e i criteri di costruzione degli indicatori, in accordo con i requisiti e gli obiettivi del progetto, con le procedure di qualità aziendale e con le normative di regolamentazione e valutazione a cui è eventualmente soggetta la commessa.

Definire il processo di monitoraggio degli obiettivi stabilendo, di concerto con la committenza, le procedure, le modalità e i tempi di presentazione delle relazioni tecniche, dei prodotti intermedi o finali rispetto ai diversi obiettivi del progetto, definendo i criteri per la produzione di strumenti, report e indicatori utili alla valutazione della loro efficacia.

Definire il processo di monitoraggio dello stato di avanzamento lavori stabilendo le modalità di gestione del rapporto con il committente, gli strumenti, le procedure e la cadenza di rilevazione degli elementi necessari al monitoraggio (time-sheet, scadenze), gli strumenti e le modalità per segnalare e gestire eventuali anomalie, ritardi e imprevisti, e i criteri per la produzione di report e indicatori periodici.

Definire il processo di monitoraggio dei costi stabilendo le procedure, le modalità e i tempi di raccolta e registrazione della documentazione dei costi (giustificativi, fatture, preventivi, …) definendo gli strumenti per la produzione di report e indicatori periodici utili al monitoraggio, utilizzando strumenti e format aziendali o software dedicati, in accordo con lo staff amministrativo.

Gestire il processo di controllo del progetto verificando periodicamente il grado di raggiungimento degli obiettivi, il rispetto dei tempi e il contenimento dei costi, rimodulando il progetto in presenza di imprevisti, ritardi o anomalie, mantenendo contatti regolari con team di progetto, committenza e vertici aziendali e monitorando l'accantonamento della documentazione secondo le norme e le procedure di qualità.

Gestire lo sviluppo del team di progetto valutando le esigenze di supporto, formazione, integrazione di competenze a livello individuale e di gruppo, prevedendo e realizzando gli interventi correttivi e formativi necessari, attuando le procedure per eventuali integrazioni/sostituzioni all'interno del team di progetto.

Gestire il team di progetto, organizzando un briefing iniziale di avvio progetto, definendo la migliore allocazione delle risorse umane in funzione degli obiettivi e delle scadenze, monitorando l'attività dei componenti del team con le modalità previste dal progetto (rapporti giornalieri, settimanali), programmando momenti periodici di verifica dello stato di avanzamento lavori, curando gli aspetti tecnici e motivazionali del team e delle singole risorse, coordinando la gestione di eventuali emergenze e imprevisti.

Costituire il team di progetto definendo in modo formale (organigramma) o informale la composizione, stabilendo in maniera condivisa ruoli e gerarchie e attribuendo compiti, responsabilità e obiettivi.

Gestire la comunicazione interna individuando e promuovendo occasioni periodiche di coordinamento e aggiornamento con il committente, i partner di progetto, i consulenti, i fornitori, e formalizzando i momenti di consegna di prodotti intermedi tramite la predisposizione e la fornitura di semilavorati, prototipi, relazioni tecniche, anticipazioni sui risultati, secondo le scadenze e le modalità previste dal progetto.

Pianificare la comunicazione interna con il committente, i partner di progetto, i consulenti, i fornitori, stabilendo le modalità operative per garantire il coordinamento e l'aggiornamento sugli stati di avanzamento del progetto e definendo le procedure di comunicazione formale da adottare.

Gestire la comunicazione esterna del progetto secondo le specifiche e le scadenze previste dal piano di comunicazione, sovrintendendo all'organizzazione degli eventi e curando i contenuti informativi della comunicazione in base agli obiettivi e ai destinatari della stessa.

Predisporre la stesura del piano di comunicazione esterna che accompagna il progetto, individuando i diversi destinatari (stampa, istituzioni, beneficiari, amministrazioni competenti) e gli obiettivi della comunicazione (presentazione del progetto, risultati intermedi, prodotto finale, indicatori di performance), definendo, per ciascun destinatario e obiettivo, le scadenze e le modalità di attuazione (comunicati, eventi).

Predisporre la stesura del piano di approvvigionamento definendo la tempistica, le modalità e le procedure da adottare per garantire lo sviluppo del progetto secondo le scadenze stabilite, verificando la sostenibilità degli aspetti logistici in funzione degli spazi disponibili.

Definire le esigenze di approvvigionamento in funzione delle necessità evidenziate in fase di progettazione a mezzo dell'analisi make or buy, individuando le quantità necessarie, la tempistica e le scadenze con cui devono rendersi disponibili le risorse, considerando le esigenze e i vincoli logistici, stabilendo le coperture economiche necessarie in funzione dell'accordo con il committente.

Gestire la comunicazione dei risultati tramite gli opportuni strumenti (conferenza stampa, eventi pubblici, pubblicazioni, libri, video, …) a seconda degli interlocutori coinvolti (beneficiari, committenti, istituzioni, stakeholder e stampa) e delle finalità della comunicazione (documentazione dei risultati, sensibilizzazione, informazione).

Gestire l'attività di realizzazione della reportistica per la documentazione dei risultati raggiunti e la riuscita del progetto secondo i deliverables previsti, sovrintendendo alla produzione e organizzazione di rapporti di analisi, manuali tecnici o metodologici, indicatori di valutazione di performance.

Gestire l'attività di realizzazione della reportistica per la documentazione e la rendicontazione delle attività svolte, sovrintendendo alla raccolta e organizzazione di relazioni, report documentali sulle attività svolte (quantità prodotte, azioni intraprese, correttivi applicati, …), documenti amministrativi e giustificativi finanziari di spesa, secondo i formati e le modalità previste dal progetto e dal tipo di finanziamento.

Disporre la chiusura amministrativa del progetto verificando l'assenza di sospesi (fatture non incassate, contenziosi) e controllando la corretta archiviazione e registrazione della documentazione secondo le procedure aziendali di qualità e le prescrizioni di legge.

Disporre la chiusura dei contratti di fornitura, verificando l'assolvimento degli obblighi contrattuali e la completezza della documentazione comprovante la conformità delle forniture e il pagamento dei fornitori.

Effettuare la consegna formale dei prodotti e/o la documentazione probatoria dei servizi realizzati, secondo i formati e le modalità previste dal progetto, ottenendo l'approvazione del committente comprovante la validazione dei risultati (verbale di collaudo, validazione dell'esecuzione, attestazione di conformità).