ADA.24.05.12 Gestione degli approvvigionamenti

Ricercare la corrispondenza fra requisito cliente interno e caratteristiche del fornitore ed individuare nel catalogo aziendale (es. foglio elettronico Excel, sito internet) i fornitori potenziali a cui inviare le richieste di acquisto (RDA) (almeno 2)

Ricercare la corrispondenza fra requisito cliente interno e caratteristiche dei fornitori ed individuare nel catalogo aziendale (es. foglio elettronico Excel, sito internet, ecc.) il fornitore a cui inviare la richiesta di acquisto (RDA)

Selezionare la richiesta di acquisto (RDA) più favorevole e inviare l'ordine (cartaceo o tramite collegamento telematico) alle funzioni aziendali preposte all'autorizzazione

Produrre l'ordine nel sistema informativo aziendale e inviarlo alle funzioni aziendali preposte all'autorizzazione

Predisporre e trasmettere ordine e lettera di accompagnamento al fornitore; stampare e trasmettere una copia dell'ordine al magazzino che riceverà i prodotti

Attivare procedura di generazione da parte del sistema informativo del documento elettronico, di trasmissione dell'ordine ai fornitori collegati informaticamente e al magazzino che riceverà i prodotti

Predisporre schedula con tempi e punti di controllo della fornitura (fine della produzione, messa a disposizione dello spedizioniere, imbarco); richiedendo periodicamente al fornitore se si verificano ritardi, in tempo utile per effettuare una comunicazione interna finalizzata all'attuazione di azioni correttive

Verificare la corrispondenza tra conferma d'ordine del fornitore e ordine; controllare lo stato di avanzamento della spedizione su sistema di tracking dell'operatore logistico, gestire le discrepanze fra ordine e sua evoluzione e in caso di non corrispondenza modificare l'ordine, e darne comunicazione a cliente interno e al magazzino

Attivare le procedure per richiesta/emissione note di credito in base all'esito del ricevimento e controllo fisico svolto dal magazzino usando il Sistema Informativo aziendale o bolla entrata merci

Chiudere l'ordine di acquisto, tramite Sistema Informativo aziendale o bolla entrata merci, sulla base dell'esito del ricevimento e controllo fisico svolto dal magazzino interno

Aggiornare il sistema di vendor evaluation (che descrive i fornitori sotto il profilo della qualità, capacità, affidabilità) sulla base del report periodico di misura della performance della fornitura

Emettere le opportune contestazioni, fornire indicazioni per azioni correttive e per l'aggiornamento della pianificazione alimentando il report periodico di misura della performance della fornitura

Verificare il rispetto dei parametri di ciascuna fornitura e registrare puntualmente le Non Conformità relative a tempi di consegna e quantità (es. giorni di ritardo/anticipo rispetto a data di consegna richiesta; quantità spedite difformi da quelle ordinate; consegna in giorni diversi da quelli programmati o concordati) su opportuno sistema informativo/modulistica

Aggiornare il sistema di qualità sulla base del report periodico che riassume la misura di performance della fornitura

Emettere le opportune contestazioni, fornire indicazioni per azioni correttive e per l'aggiornamento della pianificazione alimentando il report periodico di misura della performance della fornitura

Verificare il rispetto dei parametri di ciascuna fornitura e registrare puntualmente le Non Conformità qualitative rilevate (es. confezioni danneggiate; incollaggi/saldature difettosi; spessori di verniciatura errati, ecc.) su opportuno sistema informativo/modulistica