ADA.24.04.18 Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi

Analizzare l'esistente (es. eventi che hanno funzionato, bisogni da soddisfare del target di riferimento, eventi simili sullo stesso target) formalizzando mission, vision e obiettivi dell'evento da organizzare

Raccogliere dati e informazioni relati-ve all'evento da organizzare (es. oggetto, possibili contenuti, territorio, mercato potenziale, altri eventi simili) definendo dei potenziali obiettivi attesi

Definire nel dettaglio un piano di attività per realizzare eventi complessi (es. multi eventi, internazionali, su più sedi/giornate, con più finanziatori) comprensivo di servizi accessori (es. transfert, eventi collaterali, programma accompagnatori)

Definire nel dettaglio un piano di attività per realizzare manifestazioni che riguardano un unico evento, sviluppando nel dettaglio il pre progetto (es. programma definitivo, sistema trasporti, allestimenti, impianti audio/luci, strutture ospitalità, servizi logistici, sistemazione relatori, piano promozione) e valutando la sostenibilità economica rispetto alle entrate attese

Sviluppare l'idea di massima definendo i principali elementi quali format (es. seminario, workshop), momento (es. data, orari) programma (es. relatori, contenuti), location (es. auditorium, albergo) e elementi comunicativi (es. inviti, promozione), determinando una pre-fattibilità economica di convenienza (costi/ricavi)

Elaborare un piano finanziario per un evento articolato/complesso che prevede più modalità di reperimento delle risorse finanziarie (es. bandi internazionali, multi finanziatori, sponsor, vendita gadget, donazioni, spazi pubblicitari)

Elaborare la check-list dei costi divisi per voci che tenga conto di tutti gli elementi del piano di attività compresi quelli aggiuntivi (es. flussi di cassa, permessi, assicurazioni)

Sulla base del piano di attività di un multievento, definire le specifiche dei servizi tecnici necessari (es. traduzione simultanea, sorveglianza/security, strumentazione audio-video), contattando se necessario fornitori esterni, acquisendo il relativo preventivo e verificando la coerenza con il budget

Elaborare il preventivo per eventi semplici e/o che non richiedano partenariato alla luce delle entrate previste (es. finanziamento privato e/o pubblico, avviso/bando, pagamento)

Sulla base del piano di attività dell'evento singolo definire le risorse necessarie, umane e materiali (es. accoglienza, trasporto e sistemazione relatori) acquisendo il relativo preventivo e verificando la coerenza con il budget

Organizzare più eventi in contemporanea a dimensione internazionale gestendo simultaneamente più tipologie di servizi (es. traduzioni, servizi ripresa video, pacchetti integrati culturali/svago), su più location e con pubblici differenziati

Organizzare l'evento a dimensione regionale/nazionale gestendo contemporaneamente più tipologie di servizi richiesti (es. ufficio stampa, catering, ospitalità) che prevedono tempistiche diversificate e personale coinvolto che fa riferimento a più soggetti giuridici

Stilare in prossimità dell'evento il documento di rilascio con le specifiche necessarie (es. approvazione cliente, responsabilità interne, referenti fornitori, riferimenti esterni) utile per gestire controllare l'erogazione dell'evento

Organizzare l'evento (es. seminario formativo, convegno scientifico, mostra culturale, festival musicale) a dimensione locale gestendo solo i servizi essenziali collegati all'utilizzo dei locali (es. servizi audio/luci, accoglienza), verificandone l'accessibilità “for all”

Utilizzare strumenti (es. retroplanning, project list) che permettono di monitorare la produzione dell'evento (es tempi di produzione, scadenze, stati di avanzamento, responsabilità, forniture, logistica)

Gestire spazi e attrezzature a disposizione in locali o spazi all'aperto non propri, verificando attrezzature e adeguatezza normativa anche in termini di accessibilità, e personalizzando gli allestimenti presenti

Realizzare, con il supporto di personale interno ed esterno, soluzioni grafiche e d'arredo (es. fiori, cartellonistica, banner, manifesti, desk per la stampa) personalizzate per l'evento

Gestire spazi e attrezzature in locali dell'organizzazione, predisponendo allestimenti standard (es. cartellonistica, desk accrediti) e verificando il piano sicurezza e la funzionalità dei servizi tecnici (es. microfoni, schermi, pc)

Coordinare una campagna promozionale con soggetti esterni predisponendo materiale strutturato (es. logo, linea grafica, brochure, pubblicità, sito web dedicato) e informative ad hoc (es. comunicati stampa)

Predisporre anche tramite soggetti esterni materiale da consegnare in fase pre (es. gadget, materiali disponibili presso Apt, omaggi) o in fase post (es. atti congressuali con sbobinatura/trascrizione, traduzioni, rassegna stampa)

Predisporre in proprio materiali informativi relativi al programma dell'iniziativa o alle tematiche trattate durante l'evento (es. volantino, programma, materiale informativo)

Organizzare inviti e iscrizioni tramite più mezzi (es. carta, mail, social) effettuando il recall (es. tramite mail o telefono)

Predisporre il materiale personalizzato per la gestione dell'evento (es. badge, moduli, gadget, kit iscrizione, locandine/manifesti)

Organizzare i turni del personale in eventi multisessioni/multi giornate, per gestire i servizi presenti (es. catering, segreteria, iscrizioni, gestione relatori/ospiti)

Organizzare il servizio reception (es. registrazione partecipanti) e il servizio sala coordinando le risorse umane presenti (es. tecnici, hostess, receptionist)

Valutare la riuscita dell'evento rispetto agli obiettivi prefissati in base a più indicatori (es. presenze, soddisfazione utenti, costi/ricavi, pubblicazioni)

Predisporre un piano di monitoraggio definendo strumenti (es. questionari, indicatori) atti a verificare la soddisfazione dell'utente, valutando il raggiungimento dell'obiettivo prefissato