ADA.24.04.19 Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni

Analizzare il contesto di riferimento (es. aspetti sociali, culturali e ambientali, tendenze/gusti del target potenziale, settore merceologico) al fine di confermare/modificare gli obiettivi di massima, sviluppando un primo piano operativo rispetto alla pianificazione (es. spazi, tempi, costi), agli aspetti commerciali (es. verso espositori e visitatori) e ai servizi collegati (es. eventi, trasporti, ristorazione)

Definire gli obiettivi di massima dell'evento fieristico da organizzare (es. mission, posizionamento, pubblico da raggiungere, strategie di comunicazione, mercato di riferimento), tenendo conto dei risultati raggiunti su eventi simili precedenti

Effettuare una raccolta dati al termine degli eventi fieristici (es. dai visitatori e/o dagli espositori), anche a distanza di tempo, per tenere monito-rato il “clima” del business di riferimento dell'evento fieri-stico (es. tendenze, spunti di miglioramento, riflessioni)

Sviluppare il concept di dettaglio di una manifestazione fieristica complessa (es. internazionale e/o con presenza di multi eventi) definendo i parametri aggiuntivi previsti (es. congressi in contemporanea, servizio ricettività per visitatori, ufficio multimedia, iniziative collaterali esterne)

Sviluppare il concept di dettaglio della manifestazione fieristica di livello nazionale monotematica, raffinando i parametri già individuati (es. orari, tipologie stand, piano comunicazione per espositori e visitatori) o aggiuntivi (es. trasporti, logistica interna, organizzazione incontri/conferenze, ufficio stampa) definendo anche il sistema di relazioni coinvolto (es. stakeholder, sponsor, partner)

Sviluppare il concept per una fiera regionale/nazionale per utenti consumer, definendo i parametri principali (es. calendari, spazi utilizzati, potenziali espositori, visitatori attesi)

Sviluppare il concept per una fiera regionale/nazionale per utenti business, definendo i parametri principali (es. calendari, spazi utilizzati, potenziali espositori, visitatori attesi)

Definire un piano di investimento necessario per organizzare un nuovo evento fieristico non ancora previsto in cartello-ne (es. lancio sul mercato, strutture ad hoc da prevedere, piano di marketing)

Sviluppare il budget analitico rispetto ad un concept di dettaglio, definendo i parametri degli incassi da prevedere (es. numero espositori e costo affitto stand, numero visitatori e costo biglietto, sponsor) rispetto ai costi organizzativi (es. personale, servizi, promozione)

Definire un piano dei costi di gestione per predeterminare la spesa prevista rispetto ad una manifestazione regionale e/o nazionale per utenti consumer e/o business

Sovrintendere all'organizzazione globale di una fiera multidimensionale (es. campionaria, con eventi, internazionale)

Pianificare i servizi collaterali (es. impiantistici, ristorativi, trasporti esterni, piano emergenze, logistica interna, servizio vigilanza) di una fiera multidimensionale (es. campionaria, con eventi, internazionale)

Organizzare gli eventi connessi (es. conferenze, convegni, spettacoli e intrattenimenti) ad una fiera regionale o nazionale

Organizzare le tempistiche di una fiera regionale/nazionale comunicandole agli interessati (es. espositori, visitatori business o consumer, fornitori) come ad esempio calendario (giorni riservati, tempi di allestimento e smontaggio), eventi previsti (seminari, spettacoli), scadenze fornitori (es. standisti, servizi accessori, ristorativi)

Organizzare i servizi messi a disposizione per una fiera regionale/nazionale (es. punti informazione, ingressi, allestimenti generali, trasporti merci interni, mappa spazi espositivi) comunicando la pianificazione attuata agli interessati (es. espositori, fornitori, visitatori business)

Definire accordi (es. con amministrazioni pubbliche, con alberghi, taxi, agenzie di interpretariato, hostess, rent car) per fornire agli espositori una lista di fornitori privilegiati

Realizzare un sistema di promozione (es. pubblicità, stampa e P.R., gestione inviti, relazioni con stakeholder, sviluppo gadget) attivo prima, durante e dopo la manifestazione

Organizzare la vendita degli stand, contattando gli espositori e definendo spazi, allestimenti, personale di staff a supporto, interpreti (es. per fiera internazionale) anche tramite offerte flessibili (es. scontistica, partecipazione ad eventi, sponsorizzazioni)

Predisporre un sistema di registrazione, check-in e analisi dei dati anche online per gestire il sistema degli accessi (es. prenotazioni, conferme, biglietti, pass, badge) sia per espositori che per fruitori

Organizzare liste-evento di espositori (es. locali, che per-nottano, che vengono dall'estero) e visitatori (es. business, scuole, associazioni) al fine di avviare operazioni di marketing

Organizzare le risorse umane necessarie per l'evento fieristico (es. definizione squadre, turni, compiti) stabilendo le responsabilità delle diverse professionalità presenti

Formare le risorse umane necessarie per l'evento fieristico valutando ex-post la resa fornita

Definire le squadre di lavoro secondo le diverse professionalità presenti (es. hostess, montatori, receptionist, vigilanza, supporti linguistici, promoter) attingendo alle risorse stabili e/o occasionali individuate tramite selezione o fornitori esterni

Verificare la completezza dei lavori di allestimento (es. disposizione stand, macchinari installati, flussi mezzi e persone) rispetto al layout fieristico progettato alla vigilia dell'apertura al pubblico per fornire il nulla osta

Coordinare le modalità di accesso al quartiere nei periodi di allestimento e smontaggio degli stand, vigilando sulle modalità di circolazione di veicoli e mezzi nelle zone operative

Predisporre la planimetria della struttura suddivisa in ingressi, uffici, aree espositive, alla luce delle prescrizioni operative di prevenzione incendi e sicurezza nei luoghi di lavoro

Gestire spazi e servizi tecnici (es. luce, reti informatiche) per gli espositori, concordando il coinvolgimento di allestitori interni (es. per stand preallestiti) o esterni che dipendono direttamente dagli espositori (es. per stand personalizzati)

Sovrintendere alla gestione dei rapporti con gli espositori verificando il grado di soddisfazione e gestendo le criticità che emergono

Definire contratti per l'assistenza tecnica agli espositori durante le fasi di allestimento e operatività fieristica (es. fornitura e montaggio stand preallestiti e personalizzati, noleggio arredi aggiuntivi, forniture servizi quali luce, reti, acqua)

Assistere gli espositori nella preparazione degli stand rispetto a dislocazione (es. dimensione, merceologie, previsioni circa i visitatori, tempi di allestimento e smontaggio), promozione (es. pass e ingressi per clienti, catalogo fieristico, ufficio stampa) e servizi accessori forniti (es. facilitazioni alberghi/ristoranti, trasporti pubblici, logistica interna)

Assistere gli espositori nella fase di smobilizzo post evento (es. smontaggio stand, report consuntivi su eventi e visitatori), redigendo la scheda espositore per la rendicontazione finale

Valutare i dati degli espositori assieme agli altri disponibili (es. visitatori, stakeholder, benefici per il territorio anche come Impatto socio-culturale) utili per la definizione di nuovi obiettivi di contesto

Verificare i dati raccolti sugli espositori (es. stato pagamenti, flusso visitatori, report espositori tra nuovi, storici, abbandoni, soddisfazione) predisponendo un piano di comunicazione sulla risposta del mercato

Attivare un sistema di valutazione post fiera per l'espositore (es. su eventuali disfunzioni, motivi di insoddisfazione, motivi di soddisfazione, valutazioni sull'esito della fiera, eventuali suggerimenti per specifici problemi, valutazioni sull'andamento dei visitatori)