ADA.24.01.02 Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legali

Effettuare una dettagliata analisi degli impatti interni ed esterni all'organizzazione in relazione a scelte di vertice relative a mutamenti della struttura aziendale (es. impatti sul personale, riorganizzazione dei ruoli di responsabilità, obblighi derivanti da leggi, etc.)

Individuare strumenti e procedure in materia societaria, contrattuale, finanziaria e legale che consentano di tutelare l'azienda, nonché un'ottimizzazione fiscale e previdenziale

Verificare la correttezza legale delle procedure aziendali e segnalare eventuali problematiche, mancati adempimenti o aggiornamenti legislativi

Gestire e aggiornare la contrattualistica aziendale (es. contratti, licenze, etc.) relativa ai rapporti interni ed esterni

Redigere circolari informative e di orientamento sulle novità in campo fiscale, lavoristico e previdenziale che possano avere un impatto sull'attività dell'impresa o delle sue articolazioni organizzative

Verificare il rispetto da parte del personale interno all'organizzazione delle direttive e linee etiche richieste dall'azienda (direttive tecnico-professionali, procedure di gestione e controllo, leggi emanate dalle differenti authority) al fine del mantenimento del profilo etico della società e delle persone in essa operanti

Gestire le comunicazioni periodiche al personale per l'espletamento di adempimenti (amministrativi, formativi, etc.), anche riferibili ad obblighi di legge (es. mantenimento iscrizioni ad albi, pagamento di contributi, etc.)

Predisporre e verificare gli ordini di servizio per l'affidamento al personale interno dell'azienda di compiti e responsabilità, secondo le indicazioni degli organi di direzione

Redigere atti di carattere ricorrente e gestire tutte le comunicazioni interne tra organi di direzione e personale ed altri uffici afferenti (es. Ufficio Affari Legali, Ufficio Affari Societari)

Inviare periodicamente comunicazioni al personale al fine di raccogliere informazioni (es. eventuali cambiamenti della posizione interna all'azienda) necessarie ad adempiere a eventuali obblighi di legge (es. comunicazioni obbligatorie a specifiche authority, amministrazioni centrali o regionali)

Organizzare e partecipare alle riunioni con gli organi di direzione e con i responsabili delle articolazioni organizzative curando la redazione dei relativi verbali e atti formali

Progettare un piano di relazioni esterne individuando obiettivi, contenuti, strumenti sulla base del pubblico di riferimento

Gestire le banche dati aziendali di contatti e dei rapporti con il pubblico, fornitori, collaboratori, etc.

Gestire la comunicazione verbale con clienti, fornitori, amministrazioni, etc., usando un linguaggio consono all'interlocuzione

Gestire la comunicazione scritta con clienti, fornitori, amministrazioni, etc., occupandosi di inviare e-mail, raccomandate, comunicazioni dovute per legge, etc.

Predisporre la documentazione di gara (bando, disciplinare, capitolato tecnico, etc.) definendo la tipologia di bene e/o servizio richiesto, requisiti di ordine generale e speciale dell'offerente, termini per la presentazione delle offerte, base d'asta, etc., prestando attenzione al rispetto della normativa vigente in materia e/o alle procedure aziendali / amministrative applicabili alla tipologia di gara (acquisizione forniture, lavori, etc.)

Scegliere la procedura di selezione più idonea sulla base della tipologia di servizio/bene da acquisire e dell'importo a base di gara e nel rispetto delle normative vigenti (procedura aperta, negoziata, ristretta, etc.)

Provvedere alla pubblicazione degli atti di gara sul portale dell'azienda/amministrazione, nonché alla pubblicazione su quotidiani di tiratura nazionale o locale e gazzetta nazionale ed europea (se del caso)

Acquisire e prendere in carico la richiesta di acquisto proveniente dalle unità organizzative aziendali verificando la presenza di tutti gli elementi necessari all'avvio della procedura di acquisto (es. descrizione dettagliata del bene/servizio da acquisire, centro di costo, indicazione spesa presunta, etc.)

Effettuare un'attività di negoziazione con il potenziale fornitore al fine di ottenere migliori condizioni contrattuali e quotazioni di maggiore vantaggio rispetto alla prima offerta

Effettuare una verifica sui fornitori (solidità patrimoniale, antiriciclaggio, antiterrorismo, verifica di indipendenza, etc.) consultando specifici database, al fine di inserire il fornitore nell'albo dei fornitori aziendale

Preparare la documentazione utile alla richiesta di preventivo ad una selezione di fornitori presenti nell'albo fornitori, indicando gli elementi essenziali (es. descrizione del materiale/servizio da acquisire, quantità, etc.)

Valutare le offerte ricevute attribuendo un punteggio ai singoli indicatori di valutazione definiti in fase di avvio della procedura di gara (es. caratteristiche del servizio / bene offerto, prezzo, completezza dell'offerta, risposta ai requisiti richiesti, etc.)

Verificare che la documentazione richiesta dagli atti di gara sia pervenuta secondo le modalità previste, compilata correttamente e completa di tutti i documenti richiesti (es. offerta tecnica, offerta economica, etc.)

Redigere i verbali di gara riportando i contenuti redazionali essenziali, quali intestazione, oggetto e valore del contratto, soggetti partecipanti alla gara e motivazione dell'aggiudicazione o esclusione, descrizione di tutte le operazioni di gara, nonché l'oggetto e il valore del contratto, curandone la sottoscrizione da parte della Commissione di valutazione

Redigere lo schema di contratto individuando obiettivi e contenuti, focalizzandosi sugli elementi essenziali del contratto: dati dei contraenti, oggetto, condizioni e termini contrattuali (regolamentazione privacy, recesso con preavviso in caso di insoddisfazione, prosecuzione del contratto alle medesime regole dopo la scadenza in attesa di nuova stipula, etc.)

Verificare la regolarità dei contratti stipulati (es. apposizione firma digitale, rispetto delle norme di riferimento, registrazione etc.)

Gestire la fase di stipula del contratto verificando l'apposizione della firma (autografa o digitale) da parte dei soggetti titolati a rappresentare l'azienda

Individuare lo schema di contratto più adatto al caso specifico individuando le norme attinenti e prestando attenzione alle c.d. norme inderogabili che disciplinano i contratti, nonché alle clausole standard (normativa sulla privacy, recesso anticipato in caso di insoddisfazione, etc.)

Predisporre richieste documentali necessarie alla stipula del contratto (es. dati anagrafici soggetti sottoscrittori, cauzione definitiva, dichiarazione tracciabilità pagamenti, etc.) comunicando all'operatore economico la data di stipula o il lasso temporale in cui potrà avvenire

Revisionare la scrittura del contratto prestando particolare attenzione ai seguenti elementi: esatta coincidenza dei concetti espressi all'effettiva volontà e agli scopi prefissati dalle parti, conformità del testo in ogni sua parte alle norme di legge, ordinata e consequenziale esposizione degli articoli, etc.