ADA.24.01.03 Realizzazione di attività relative agli affari generali

Individuare e accertare i presupposti dell'atto da emanare acquisendo la richiesta proveniente dagli uffici/unità aziendali competenti e valutando i singoli dati pertinenti e rilevanti alla emanazione dell'atto

Redigere il testo del documento rispondendo a criteri di chiarezza, precisione, coerenza, etc., utilizzando un linguaggio adeguato alla tipologia di atto (formale o non) e idoneo ad essere compreso dai destinatari finali e verificando la presenza degli elementi essenziali (es. formulario di apertura e chiusura, luogo e data, etc.)

Rileggere il documento verificando, sul piano testuale la completezza informativa, la correttezza formale e l'adeguatezza del testo al destinatario e alla situazione effettuando un controllo di superficie (verifica errori linguistici, di digitazione, etc.) e in profondità (qualità informativa, presenza elementi essenziali)

Curare la composizione grafica del testo al fine di assicurare massima leggibilità al documento (es. spaziatura, scelta del carattere, allineamento del testo, etc.)

Trasmettere all'ufficio competente o provvedere in autonomia alla pubblicazione di atti o informative attraverso i canali disponibili in azienda (es. sulla sezione intranet del portale aziendale), seguendo le norme aziendali che disciplinano le modalità di pubblicizzazione dei documenti e prestando attenzione al target di riferimento

Provvedere alla diffusione e trasmissione dell'atto a soggetti esterni all'azienda nei modi e nelle forme previste dai regolamenti aziendali (es. invio per e-mail, PEC, etc.) o dalla legge (es. comunicazioni periodiche ad autorità per rispettare obblighi di legge da inoltrare tramite posta aziendale o mediante specifici portali telematici)

Organizzare riunioni interne all'azienda (con management, responsabili uffici, etc.), gestendo la prenotazione della sala riunione e inviando ai partecipanti le indicazioni utili alla partecipazione (luogo, ora, oggetto dell'incontro, etc.) ed eventuale materiale informativo

Ordinare, strutturare e inventariare in modo coerente e accessibile alla consultazione, tutti gli atti di carattere amministrativo, legale e storico all'interno dell'archivio corrente (documenti necessari allo svolgimento di attività correnti) o dell'archivio di deposito (documenti relativi ad attività concluse)

Registrare la corrispondenza in entrata e in uscita utilizzando il sistema di protocollazione in uso presso l'azienda/ente

Redigere comunicazioni scritte (es. lettere, inviti, e-mail, etc.), individuando l'oggetto, il contenuto informativo, il destinatario, nonché il mezzo più adatto di trasmissione (es. e-mail, lettera, etc.), prestando attenzione alla modalità di protocollazione in uso presso l'azienda/ente

Gestire la ricezione di comunicazioni in entrata (e-mail, PEC, corrispondenza cartacea, etc.) smistando i documenti ai colleghi / uffici sulla base della tipologia e dell'oggetto della comunicazione

Curare l'organizzazione di eventi di rilevanza esterna all'azienda, quali incontri istituzionali, tavoli di lavoro, convegni individuando la soluzione logistica più adeguata in relazione al numero dei partecipanti, prenotando un servizio di catering e, se necessario, di interpretariato, gestendo l'invio degli inviti

Organizzare riunioni con soggetti esterni all'azienda (clienti, fornitori, etc.) gestendo la prenotazione della sala riunione e fornendo ai partecipanti le indicazioni utili alla partecipazione (luogo, ora, materiale informativo a supporto, etc.)

Leggere e analizzare lo schema di contratto, le clausole cd. capestro, per identificare rapidamente gli elementi stringenti (es. penali, clausole di recesso o risoluzione, etc.)

Leggere e analizzare tutti i documenti di gara della stazione appaltante, quali il bando di gara, il disciplinare, il capitolato tecnico-prestazionale, etc. al fine di individuare le informazioni necessarie alla partecipazione (es. base d'asta, requisiti tecnico professionali e di capacità economica, etc.), redditività della commessa, la rischiosità dell'incarico, l'accettabilità delle clausole contrattuali

Analizzare i requisiti di partecipazione alla gara al fine di individuare i requisiti idonei alla partecipazione per modulare le modalità di partecipazione (es. RTI, ricorso ad avvalimento, subappalto, etc.)

Ricercare tra i bandi in corso le gare potenzialmente interessanti per l'impresa ricorrendo a database e siti di aggregazione bandi (es. TED, GURI, RAS) o servizi specifici a pagamento (es. Telemat, Infoplus, Infogare, etc.)

Effettuare un'analisi dei costi della commessa necessari all'erogazione del lavoro / servizio richiesto da Capitolato tecnico e prestazionale e redazione, ove richiesto, dei giustificativi (es. costi sulla sicurezza, costi di personale, remunerazione, etc.)

Definire il ribasso o offerta economica da formulare tenendo conto di elementi quali l'attività e/o servizi offerti, durata del servizio e redigere il documento di offerta economica seguendo le indicazioni o modelli fornite all'interno della documentazione di gara

Redigere una relazione tecnica, conforme al fac-simile di riferimento – se presente – o alle indicazioni fornite all'interno della documentazione di gara (es. numero massimo pagine, formattazione testo, etc.), contenente una descrizione completa e dettagliata dei prodotti e servizi offerti in conformità ai criteri di valutazione espressi nei documenti di gara (es. gruppo di lavoro, credentials, etc.)

Preparare la documentazione amministrativa richiesta dagli atti di gara seguendo le indicazioni e i modelli previsti (domanda di partecipazione, documentazione attestante i requisiti tecnico-professionali ed economico-finanziari richiesti, documentazione relativa ad eventuali raggruppamenti / Consorzi, etc.)

Presentare l'offerta in via telematica utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalla stazione appaltante prestando attenzione all'avvenuta sottoscrizione digitale dei documenti

Predisporre chiarimenti su aspetti tecnici, amministrativi ed economici relativi alla procedura di gara da inoltrare alla stazione appaltante

Produrre la documentazione necessaria per comprovare i requisiti dichiarati in fase di gara (es. certificazioni di buon esito rilasciati dai clienti, bilanci, certificazione ISO 2001, iscrizione albi, etc.) interfacciandosi con uffici interni o esterni all'ente/azienda

Produrre la documentazione necessaria a supportare la redazione e stipula del contratto (es. dichiarazione tracciabilità pagamenti, cauzione, dati anagrafici soggetto che interverrà nella stipula, etc.)