Addetto alle attività amministrativo-segretariali

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Marche

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria

Competenze

Gestione in sicurezza di mansioni che richiedano l'uso prolungato del videoterminale
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Concetti generali in tema di prevenzione e sicurezza sul lavoro (rischio, danno, prevenzione, protezione, organizzazione della prevenzione aziendale, diritti e doveri dei vari soggetti aziendali, organi di vigilanza, controllo, assistenza)
  • Rischi caratteristici del settore o comparto di appartenenza dell'azienda e specifici riferiti alla mansione (ad es. derivanti da eccessivo carico di lavoro, scarsa autonomia, risorse disponibili insufficienti, conflitti e comportamenti negativi, posizione nella organizzazione non gratificante ed insufficiente gestione del cambiamento, ecc.) e conseguenti modalità di lavorazione in sicurezza, misure e procedure di prevenzione e protezione, antincendio, esodo e primo soccorso
  • Uso e manutenzione dei dispositivi di protezione individuale (DPI)
Abilità
  • Adoperarsi direttamente per eliminare o ridurre emergenze o pericoli che possono verificarsi all'interno dell'azienda
  • Utilizzare in modo adeguato e secondo le prescrizioni, le attrezzature e i macchinari da lavoro, le sostanze tossiche, i mezzi di movimentazione e trasporto e i dispositivi di sicurezza e quelli di protezione individuale
  • Operare applicando tecniche adeguate ad eseguire in condizioni di sicurezza le mansioni che richiedano l'uso prolungato del videoterminale
  • Contribuire a eliminare o ridurre emergenze o pericoli che possono verificarsi all'interno del contesto di lavoro
Assistenza alla direzione nella gestione organizzativa
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di comunicazione interpersonale riferite allo specifico contesto d'uso
  • Elementi di organizzazione aziendale e del lavoro
  • Funzionamento dei dispositivi digitali di calanderizzazione ed organizzazione degli appuntamenti
  • Modalità di tenuta dell'agenda di lavoro
  • Tecniche e modalità di redazioni dei verbali societari
Abilità
  • Affiancare la direzione nella riunioni di lavoro effettuando anche la redazione dei verbali societari
  • Provvedere alla consegna dei libri societari
  • Fissare gli appuntamenti sull'agenda direzionale, tenendo conto delle disponibilità e dando precedenza alle questioni più rilevanti
  • Ricordare, attraverso recall, i diversi impegni della direzione, sintetizzando l'oggetto dell'incontro
  • Provvedere alla calendarizzazione degli appuntamenti/incontri di lavoro sull'agenda direzionale,anche utilizzando gli specifici software e strumenti elettronici
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Supporto nell' organizzazione di riunioni di lavoro, assemblee, viaggi e trasferte del personale
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di comunicazione interpersonale riferite allo specifico contesto d'uso
  • Caratteristiche e tipologie dei fornitori di beni e servizi per aziende
  • Modalità di richiesta di preventivi/convenzioni/accordi con strutture ricettive/ristorative
  • Tecniche di organizzazione di riunioni e/o convention aziendali
  • Procedure, tempistiche e modalità di organizzazione di eventi e trasferte di lavoro
Abilità
  • Adottare le specifiche tecniche e modalità di comunicazione con i fornitori di beni e servizi per aziende
  • Provvedere alle prenotazioni di strutture ricettive per trasferte /viaggi di lavoro (ristoranti, hotel, titoli di viaggio,ecc..) della direzione e/o dipendenti , secondo le disposizioni ricevute
  • Preparare proposte di convenzione/accordi/sconti con le strutture ricettive/ristorative
  • Sistemare, secondo le indicazioni della direzione ed il contesto, gli ambienti di lavoro individuati per ospitare riunioni,conferenze stampa,ecc..
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Gestione delle comunicazioni e della corrispondenza in entrata/uscita
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di comunicazione interpersonale riferite allo specifico contesto d'uso
  • Normativa vigente in materia di privacy e trattamento dei dati personali
  • Caratteristiche e funzionalità degli strumenti di comunicazione aziendali (centralino, fax, mail, raccomandata, pec,ecc..)
  • Modalità di accettazione ed archiviazione della corrispondenza ( elettronica e/o cartacea)
  • Tecniche e modalità di comunicazione, telefonica e scritta, per un'efficace trasmissione delle informazioni
  • Modalità di raccolta e smistamento della corrispondenza in entrata ed uscita
  • Tecniche e terminologia commerciale per redigere lettere/mail commerciali
  • Lingua/e straniera/e e terminologia specifica in relazione al contesto di riferimento
Abilità
  • Adottare modalità di comunicazione diretta per la gestione delle relazioni interne ed esterne al luogo di lavoro
  • Provvedere alla scrittura di lettere/mail commerciali utilizzando le modalità previste, lo specifico linguaggio commerciale e la terminologia di settore
  • Adottare modalità comunicative diverse, anche in relazione alla lingua da utilizzare, a seconda del destinatario della comunicazione
  • Organizzare archivi, cartacei ed elettronici, per la conservazione della corrispondenza aziendale
  • Realizzare,anche con l'uso di software gestionali, le ordiniarie attività di protocollazione della corrispondenza (cartacea e/o elettronica) e provvedere al successivo smistamento della stessa
  • Avvalersi con padronanza dei mezzi per la trasmissione e ricezione delle comunicazioni interne ed esterne all'ufficio ( fax,mail, posta ordinaria, corrieri, telefono,ecc..)
  • Dosare le materie prime in base ai parametri definiti dalle ricette
ADA
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
Tenuta e gestione dei registri elettronici
Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Acquisizione, archiviazione, elaborazione e registrazione di dati,dichiarazioni, documenti ed informazioni
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Proprietà merceologiche e organolettiche delle materie prime per la produzione di prodotti di gelateria
  • Caratteristiche fisiche e di composizione delle materie prime per la produzione di prodotti di gelateria
  • Tecniche e procedure di miscelazione
  • Normativa vigente in materia di privacy e trattamento dei dati personali
  • Funzionalità dei sistemi informatizzati di registrazione dei documenti ed informazioni
  • Tecniche di archiviazione e tracciabilità dei documenti
  • Tecniche e modalità di registrazione dei documenti, informazioni e dichiarazioni
Abilità
  • Individuare le materie prime necessarie in base alla miscela da preparare
  • Eseguire il controllo visivo e olfattivo delle materie prime per la produzione di prodotti di gelatieria prima del loro utilizzo
  • Archiviare, secondo le procedure previste e le indicazioni ricevute, i diversi documenti cartacei/elettronici in entrata ed uscita
  • Elaborare e registrare, con l'ausilio di strumenti elettronici e elettromeccanici, dati in entrata e uscita, secondo i format previsti
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ADA
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
Tenuta e gestione dei registri elettronici
Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico