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OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE

Descrizione

L'operatore delle attività di segreteria e amministrazione organizza e gestisce l' accoglienza, si occupa dell'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, del trattamento dei documenti amministrativo-contabili e del lavoro di ufficio. In particolare cura i flussi informativi in entrata ed in uscita, l'agenda delle funzioni direttive di riferimento, il disbrigo delle pratiche burocratiche, l'organizzazione di riunioni e trasferte di lavoro, la raccolta, lo smistamento e l'invio di materiali e l'emissione, registrazione e archiviazione di documenti amministrativo-contabili. L'ampiezza delle sue mansioni varia in relazione alle dimensioni dell' organizzazione e alla presenza di altre figure amministrative. E' presente in imprese sia private che pubbliche di qualsiasi settore economico

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria

ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio

ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

Competenze

Curare le attività di protocollo della corrispondenza e gestire le comunicazioni
Mostra abilità e conoscenze Mostra attività

Conoscenze

Modelli teorici di comunicazione scritta, verbale e digitale
Tecniche di comunicazione efficace
Principi di organizzazione della comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso si reparti aziendali
Tecniche di protocollazione e archiviazione
Funzionalità e caratteristiche dei principali apparecchi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (Centralini, telefono, fax..)
Modalità di gestione di registri elettronici
Tecniche di predisposizione mailing-list
Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza.

Abilità

Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne esterne all'azienda
Filtrare e trasmettere ai destinatari comunicazioni e messaggi ricevuti dall'esterno
Gestire la comunicazione scritta o telefonica indirizzata alle funzioni direttive di riferimento
Curare la raccolta, smistamento, invio ed archiviazione dei materiali in entrata
Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio.
Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione si documentazioni interne ed esterne all'ufficio (Centralini, telefono, fax, ecc)
Applicare tecniche di predisposizione mailing-list
Gestire l'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
Applicare le procedure di spedizione dei materiali appositamente predisposti
Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smaltimento, ed applicarlo a quelle in uscita

ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico

ADA

ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Cura della revisione e della battitura di testi e documenti

Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)

Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico

ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni

ADA

ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura

Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni

Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni

ADA
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna Tenuta e gestione dei registri elettronici Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca

ADA

ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna

Tenuta e gestione dei registri elettronici

Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita

Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti

Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione

Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca

Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili

Curare l'organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro

Realizzare attività di ufficio e di segreteria
Mostra abilità e conoscenze Mostra attività