SEGRETARIO
Descrizione
Il segretario interviene nel processo di amministrazione e gestione aziendale, utilizzando in modo prevalente tecnologie digitali di office automation smistando i flussi di informazione, compilando documenti di natura amministrativa, organizzando riunioni e viaggi di lavoro. In tali ambiti di operatività il Segretario cura il front-end aziendale; predispone documenti; aggiorna le schede anagrafiche di clienti e fornitori; organizza le riunioni di lavoro; fornisce supporto alle attività contabili e di amministrazione del personale e cura la logistica delle trasferte di lavoro
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
Competenze
Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
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Conoscenze
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Funzionalità dei principali software di contabilità
- Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
- Elementi di amministrazione e organizzazione aziendale
- Elementi di contabilità generale
- Modulistica di tipo bancario e assicurativo
- Adempimenti amministrativi monetari relativi alla gestione di incassi e pagamenti
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- Normativa in materia di tutela della Privacy
Abilità
- Identificare gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
- Applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
- Adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture).
- Effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici
- Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)
- Eseguire operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti
- Applicare procedure di controllo ordini
- Applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
- Applicare metodi e tecniche di classificazione e catalogazione documentale
- Utilizzare software gestione amministrativa
- Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante)
- Utilizzare software di posta elettronica
- Gestire le pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie)
Curare l'organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro
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Conoscenze
- Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda
- Tecniche di time management
- Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
- Nozioni sui titoli di viaggio
- Normativa in materia di tutela della Privacy
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
Abilità
- Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
- Applicare tecniche di comunicazione telefonica
- Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro;
- Organizzare riunioni in presenza e a distanza (videoconferenza) Individuare disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
- Predisporre ambienti e attrezzature per riunioni ed eventi
- Utilizzare i maggiori browser per la navigazione in internet
- Utilizzare software di posta elettronica
Curare le relazioni e le comunicazioni in presenza e telefoniche
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Conoscenze
- Modelli teorici di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Tecniche di comunicazione
- Funzionalità e caratteristiche dei principali apparecchi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (Centralini, telefono, fax, videoconferenza
- Lingua inglese parlata e scritta a livello B1
- Normativa in materia di tutela della Privacy
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza.
Abilità
- Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne esterne all'azienda
- Filtrare e trasmettere i messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
- Gestire la comunicazione scritta o telefonica indirizzata alle funzioni direttive di riferimento
- Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smaltimento, ed applicarlo a quelle in uscita
- Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
Gestire l'agenda di lavoro
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Conoscenze
- Tecniche di pianificazione delle attività
- Tecniche di time management
- Problem solving
- Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda
- I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
- Normativa in materia di tutela della Privacy
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
Abilità
- Aggiornare il registro dei contatti utili alle funzioni di riferimento e all'azienda
- Organizzare gli appuntamenti sulla base delle indicazioni ricevute (es. disponibilità di tempo, fasce orarie, durata dell'evento)
- Organizzare gli appuntamenti tenendo conto dei diversi bisogni, impegni, priorità dei referenti aziendali
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
Produrre testi scritti e gestire la corrispondenza
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Conoscenze
- Modelli teorici di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Tecniche di redazione della corrispondenza commerciale e d'ufficio
- Tecniche di predisposizione mailing-list
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attività di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
- Lingua inglese parlata e scritta a livello B1
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Normativa in materia di tutela della Privacy
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
Abilità
- Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
- Curare la produzione e la revisione di testi e documenti prodotti. Redigere lettere di convocazione di assemblee e riunioni aziendali formali ed informali
- Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
- Predisporre mailing-list
- Utilizzare software di posta elettronica
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
Utilizzare applicativi e strumenti software per eseguire procedure d'ufficio.
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Conoscenze
- Concetti di base della tecnologia dell'informazione
- Funzionalità dei principali software e applicativi d'ufficio
- Elaborazione testi (word processing)
- Fogli di calcolo
- Strumenti di presentazione
- Elementi di Base di dati Posta elettronica
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca
- Tecniche di predisposizione mailing-list
- Tecniche per il back up dei dati
- Stampanti e scanner
- Normativa in materia di tutela della Privacy
- Principi di cybersecurity
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- Posta elettronica
Abilità
- Utilizzare software per elaborazione testi
- Utilizzare software per la creazione di fogli elettronici
- Utilizzare Strumenti di presentazione
- Archiviare documenti attraverso l'uso di database
- Utilizzare software di posta elettronica
- Applicare tecniche di predisposizione mailing list
- Utilizzare i più comuni browser per la navigazione in internet
- Utilizzare tecnologie di acquisizione (scanner, OCR) e riproduzione (stampanti) di testi ed immagini
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
