OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Veneto

Descrizione

L’Operatore amministrativo segretariale si occupa della realizzazione delle attività di segreteria curandone gli aspetti tecnici, organizzativi e tecnologici, in funzione delle priorità e delle esigenze espresse e nel rispetto delle indicazioni e delle policies aziendali. Cura il trattamento di semplici documenti amministrativo contabili, sia in formato cartaceo che elettronico. Si relaziona con le funzioni responsabili della segreteria e dell’amministrazione e con i vari ruoli e referenti aziendali.

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.02.06Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili

Competenze

GESTIRE I FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • – Elementi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni – Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati e di tutela delle privacy – Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, …) – Tecniche di gestione della comunicazione e della relazione – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, …) – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi di comunicazione e archiviazione digitale – Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitali di documenti e dati
Abilità
  • – Adottare I mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e-mail, PEC, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso – Applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro – Applicare tecniche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici – Adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda – Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita – Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne ed esterne all'azienda
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ADA
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
Tenuta e gestione dei registri elettronici
Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
REALIZZARE LA SISTEMATIZZAZIONE DI COMUNICAZIONI E DOCUMENTI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • – Comunicazione professionale in lingua inglese – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per la redazione di testi e presentazioni – Tecniche di comunicazione scritta – Tipologia e caratteristiche dei diversi documenti (lettere commerciali, report, presentazioni, …) – Elementi di rappresentazione grafica applicati alla formalizzazione di dati ed informazioni
Abilità
  • – Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni, … – Adottare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni – Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale anche in lingua inglese – Valutare la correttezza e la rispondenza degli output con gli obiettivi di comunicazione definiti – Realizzare la trascrizione di testi a partire da registrazioni o comunicazioni verbali
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
REALIZZARE IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVO CONTABILI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • – Principali documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per il trattamento dei documenti amministrativo contabili – Elementi relativi ai principali riferimenti normativi in materia di amministrazione e contabilità aziendale – Adempimenti amministrativi e monetari relativi alla gestione di incassi e pagamenti – Elementi di amministrazione aziendale – Elementi di amministrazione del personale
Abilità
  • – Distinguere gli elementi costitutivi di un documento amministrativo contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione – Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di documenti amministrativo contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici – Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di vendita e acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture, …) – Applicare procedure per effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici, valutando la correttezza delle transazioni economiche – Verificare la correttezza della documentazione prodotta e ricevuta
ADA
ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili

RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti

Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione

Gestione del sistema di emissione di fatture attive
Registrazione e archiviazione delle fatture passive
Gestione degli archivi amministrativi

RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda

Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti
Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
PREDISPORRE L'ORGANIZZAZIONE OPERATIVA DI RIUNIONI ED EVENTI DI LAVORO
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • – Tecniche e strumenti di time management – Tecniche e strumenti di pianificazione delle attività – Tipologia e caratteristiche dei servizi per viaggi di lavoro – Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle strumentazioni e degli ambienti per riunioni ed eventi di lavoro – Tecniche e strumenti per la prenotazione di biglietti, pernottamenti e servizi connessi alle trasferte, alle riunioni ed agli eventi di lavoro – Tecniche e strumenti di gestione di agende cartacei e digitali
Abilità
  • – Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro – Definire ambienti e strumentazioni adeguati a riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e le strategie aziendali – Distinguere costi e ricavi a preventivo per la verifica dei budget a disposizione per le trasferte, riunioni ed eventi di lavoro – Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti – Definire ed aggiornare agende e calendario degli appuntamenti
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico