Assistente di direzione - affari generali

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Umbria

Descrizione

L’assistente di direzione – affari generali, supporta i vertici della struttura aziendale attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo, nell'ambito della gestione di informazioni, della produzione di documenti e atti, della tenuta dei rapporti con gli organi di direzione e con i soggetti esterni all’organizzazione.

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.01.03Realizzazione di attività relative agli affari generali
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria

Competenze

Esercitare un'attività lavorativa in forma dipendente o autonoma
Lavorare in sicurezza
Valutare la qualità del proprio operato nell'ambito dell'erogazione di un servizio
Esercitare la professione di Assistente di direzione – affari generali
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Gli organi di governo di un'impresa
  • CCNL di riferimento, ove applicabili e format tipo di contratto.
  • Il ruolo dell'assistente di direzione – affari generali
  • Modalità organizzative e di funzionamento di un'impresa.
  • Gli affari generali
Abilità
  • Definire le condizioni della prestazione professionale di assistente di direzione – affari generali Negoziare le condizioni della prestazione professionale, a partire dal sistema contrattuale applicabile e dagli incentivi economici a disposizione del committente. Stipulare i diversi contratti di prestazione, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali – generali e specifiche – applicabili.
  • Conoscere e comprendere le caratteristiche della prestazione professionale di assistente di direzione – affari generali Conoscere e comprendere le caratteristiche di un'impresa e dei diversi ruoli professionali ivi operanti (attività di riferimento, livelli di responsabilità, etc.), prestando particolare attenzione alle relazioni con il proprio. Conoscere e comprendere l'evoluzione del lavoro in ambito segretariale/amministrativo/organizzativo. Conoscere e comprendere, sotto il profilo giuridico amministrativo le questioni di interesse aziendale e le sue articolazioni organizzative.
Gestire le relazioni e la comunicazione con il sistema cliente
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di negoziazione, gestione di situazioni potenzialmente conflittuali.
  • Competenza linguistica al livello B2, per la lingua inglese.
  • Modelli teorici di comunicazione orale e scritta
  • Tecniche di comunicazione: ascolto, restituzione.
  • Metodologie e strumenti di facilitazione delle relazioni.
  • Elementi di psicologia dell'organizzazione e dei processi negoziali.
  • Elementi di psicologia della comunicazione, in contesti reali e virtuali.
Abilità
  • Gestire le relazioni attraverso l'adozione di comportamenti coerenti con le esigenze di integrazione della propria prestazione professionale nel complessivo processo di lavoro. Definire e porre in atto comportamenti di integrazione rivolti a favorire e valorizzare la propria prestazione professionale.
  • Comunicare in maniera efficace con le diverse tipologie di interlocutori esterni e interni all'azienda in particolare con gli organi di governo Riconoscere le varie tipologie di interlocutori ed utilizzare codici e modalità di interazione (formale e non) diversi, a seconda delle loro caratteristiche.
  • Comprendere i comportamenti dei diversi attori e le dinamiche relazionali del contesto di lavoro Comprendere i fattori che possono determinare situazioni di potenziale tensione nelle dinamiche organizzative; Comprendere le caratteristiche dei comportamenti attesi dai diversi attori; Individuare le caratteristiche delle dinamiche relazionali ed i segnali di possibile attivazione di conflitti.
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Predisporre e redigere documenti, atti formali, provvedimenti amministrativi e verbali
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di redazione della corrispondenza e modalità di funzionamento del protocollo.
  • Procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati.
  • Principali software per la redazione di testi e tabelle e l'organizzazione di archivi elettronici.
  • Tipologie e caratteristiche degli atti formali
  • Gli elementi del contratto
  • Stesura di verbali e verbali societari
  • Gli organi sociali
Abilità
  • Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti, di provvedimenti amministrativi e di verbali Predisporre e redigere atti formali, nel rispetto delle procedure e della normativa di riferimento e nei formati definiti; redigere verbali societari (verbali d'assemblea, consiglio d'amministrazione, etc.); redigere la stesura di contratti con il supporto di consulenti legali; preparare testi e presentazioni, note informative, verbali di riunioni; curare la pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni; gestire la corrispondenza e archiviazione di dati e documenti.
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
Pianificare ed organizzare un evento
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tipologie di pagamento: il pre-pagato, il voucher, la carta di credito aziendale, etc.
  • Modalità di consultazione di orari ferroviari ed aerei. Regole di emissione, validità e sostituibilità dei titoli di viaggio.
  • Organizzazione di un viaggio di lavoro: modalità di reperimento di informazioni attraverso l'utilizzo di internet e della posta elettronica.
  • Modalità di organizzazione di un evento.
  • Gli strumenti/attrezzature utilizzate in convegni, meeting, etc.
Abilità
  • Organizzare riunioni, assemblee, convegni e meeting Informare tutti gli interessati, reperendone i nominativi ed i relativi riferimenti (numero di telefono, e-mail, etc.) ed inviando loro le comunicazioni del caso. Definire, a partire dalla tipologia di evento da realizzare, gli aspetti logistici dello stesso nonché il tipo di attrezzature e servizi accessori da reperire (interpretariato, catering, etc.). Individuare, alla luce del budget disponibile, la soluzione logistica più indicata (servizi accessori compresi). Garantire la diffusione delle informazioni relative all'evento, predisponendo direttamente o coordinando la produzione del materiale informativo da distribuire agli interessati (inviti, ordine del giorno, programma, brochure, etc.). Predisporre l'accoglienza ed il soggiorno degli eventuali relatori ed ospiti invitati.
  • Organizzare viaggi di lavoro Reperire informazioni utili (disponibilità, costi, localizzazioni, etc.) circa i mezzi di trasporto e gli alberghi a disposizione ed elaborare preventivi di spesa verificandone la coerenza con il budget. Organizzare il viaggio e la permanenza in loco, prenotando alberghi e mezzi di trasporto (treno, aereo, auto a nolo), utilizzando tipologie di pagamento adeguate (pre-pagato, voucher, carta di credito aziendale, etc.). Consultare mappe cartacee ed elettroniche, raccogliere e organizzare le informazioni logistiche. Assistere e supportare il manager dall'ufficio durante il viaggio.
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Utilizzare strumenti di gestione del tempo
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • La gestione dello stress e delle pressioni.
  • Tecniche di pianificazione e di programmazione del tempo di lavoro.
  • La definizione delle priorità, la gestione di urgenze ed imprevisti.
  • Tipologie del tempo di lavoro: routine, innovazione e pronto intervento.
  • Modalità organizzative di un'agenda di lavoro.
Abilità
  • Gestire impegni ed appuntamenti per conto terzi Facilitare il rispetto di impegni e scadenze aggiornando con precisione e puntualità dell'agenda di lavoro del proprio responsabile. Programmare le attività, elaborando piani di lavoro a breve e medio termine, in relazione al proprio lavoro ed a quello del proprio responsabile. Determinare priorità operative tenendo conto delle scadenze in programma e delle eventuali emergenze ed imprevisti verificatisi in corso d'opera. Garantire che, nel caso in cui sia necessario disdire o rimandare appuntamenti o riunioni, i diretti interessati vengano informati con il maggior anticipo possibile.
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
Gestire/supportare processi di emanazione e/o partecipazione a gare e appalti
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Modalità di partecipazione
  • Modalità di emanazione
  • Procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture, caratteristiche, elementi, normativa
Abilità
  • Collaborare al processo di partecipazione a gare e appalti Fornire supporto nel processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall'analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti
  • Collaborare al processo di emanazione di bandi, gare d'appalto e acquisizione forniture. Curare le procedure di emanazione di bandi, gare d'appalto e acquisizione forniture, supportando gli uffici preposti nella verifica della correttezza e del rispetto della normativa vigente, redigendo disciplinari.
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula