Operatore di segreteria
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
Competenze
Collaborare alla gestione dei flussi comunicativi e amministrativi
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Conoscenze
- Elementi di organizzazione aziendale
- Tecniche di comunicazione
- Tecniche di archiviazione
- Software di archiviazione e gestione documenti
- Applicativi posta elettronica
Abilità
- Applicare tecniche per la raccolta, classificazione, archiviazione delle informazioni e dei documenti
- Identificare le caratteristiche del contesto organizzativo
- Curare la trasmissione delle informazioni tra i settori e soggetti di riferimento
- Filtrare le comunicazioni in ingresso e in uscita sia scritte che telefoniche
- Gestire l'attività di front - office e accoglienza
- Predisporre la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
Realizzare gli adempimenti connessi all'organizzazione di eventi, viaggi e riunioni
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Conoscenze
- Tecniche di comunicazione
- Normativa in materia di salute e sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro: rischi generali e specifici
- Norme sulla tutela della privacy e sicurezza dati
- Tecniche di organizzazione degli eventi
- Tipologie di servizi e procedure per l'organizzazione di viaggi e trasferte
- Applicativi per l'organizzazione di viaggi e trasferte
- Applicativi e software per l'organizzazione di riunioni
Abilità
- Svolgere il proprio ruolo nel rispetto della normativa in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro
- Gestire l'agenda per conto terzi
- Organizzare riunioni
- Supportare l'organizzazione di eventi interfacciandosi con gli interlocutori di riferimento
- Organizzare i viaggi di lavoro
- Applicare criteri di selezione di fornitori e servizi anche nel rispetto della sostenibilità ambientale
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
