Operatore amministrativo-segretariale

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Valle d'Aosta

Descrizione

L'operatore amministrativo-segretariale opera, a livello esecutivo, in un contesto di ufficio e interviene nei processi amministrativi e segretariali. La qualificazione, nell'applicazione di metodologie di base, consente di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo- contabile.

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.02.06Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili

Competenze

CURARE LA PRODUZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Principi di base della comunicazione scritta
  • Tecniche di redazione delle principali tipologie di testo: lettere, lettere commerciali, verbali e altri documenti di uso frequente
  • Caratteristiche e compilazione di libri e registri sociali
  • Operatività d'uso di PC e dispositivi collegati
  • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, posta elettronica, gestione calendari, etc.)
  • Elementi di rappresentazione grafica applicati alla formalizzazione di dati ed informazioni
  • Principali riferimenti normativi e procedure in ambito sicurezza nella gestione dei dati
  • Principali norme e procedure applicabili in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro
Abilità
  • Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere commerciali, convocazioni e altri documenti aziendali
  • Utilizzare tecniche per la redazione di verbali di riunione
  • Applicare tecniche di gestione e tenuta dei principali libri sociali
  • Applicare tecniche per l'editing e la revisione di documenti
  • Utilizzare i principali software applicativi per la redazione di testi, l'elaborazione di fogli di calcolo, l'elaborazione di semplici presentazioni:
  • Applicare tecniche per la gestione integrata dei documenti: inserimento testi e tabelle, grafici, immagini
GESTIRE LA SEGRETERIA
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli, funzioni
  • Tecniche di classificazione e archiviazione manuale e digitale di documenti
  • Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati, identità digitale e tutela della privacy
  • Caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, PEC, etc.
  • Caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi per comunicazione digitale (mailing list, social media, etc.)
  • Tecniche di pianificazione delle attività
  • Tecniche e strumenti di gestione di agende cartacei e digitali
  • Principi di base della comunicazione efficace
  • Procedure e strumenti per la prenotazione, l'acquisto e la sostituzione di titoli di viaggio, servizi di tipo alberghiero e ulteriori servizi connessi all'organizzazione di trasferte o eventi di lavoro
  • Caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d'ufficio (PC, fotocopiatrici, scanner, etc.) e procedure di utilizzo in sicurezza
Abilità
  • Applicare tecniche per la produzione di materiali di informazione e comunicazione (inviti, comunicati, convocazioni, etc.) anche in modalità web based e attraverso i social media
  • Utilizzare mezzi digitali e non per il ricevimento la trasmissione di documenti all'interno e all'esterno dell'ufficio: servizi postali, telefono, e-mail, PEC, etc.
  • Individuare e applicare tecniche manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
  • Gestire e smistare le comunicazioni telefoniche in ingresso
  • Definire ed aggiornare agende e calendario degli appuntamenti
  • Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
  • Applicare tecniche per l'organizzazione logistica di riunioni, trasferte, etc.
  • Adottare procedure per la prenotazione e l'acquisto di servizi, anche in modalità digitale
  • Utilizzare mezzi di pagamento elettronici
  • Adottare procedure di lavoro coerenti con le disposizioni in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro
TRATTARE DOCUMENTI AMMINISTRATIVO- CONTABILI
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Tipologia e caratteristiche principali dei documenti amministrativo-contabili
  • Tecniche e procedure di trattamento dei documenti amministrativo-contabili (redazione, emissione, registrazione, classificazione e archiviazione)
  • Funzionalità di base dei principali software applicativi per il trattamento di documenti amministrativo – contabili
  • Principi base e procedure in materia di gestione e tracciabilità dei pagamenti
  • Principali sistemi di pagamento e di gestione delle transazioni monetarie
  • Elementi di base di normativa amministrativa e fiscale
  • Tecniche di base di contabilità clienti – fornitori (gestione fatture attive e passive, scadenze, incassi e pagamenti, etc.)
  • Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software per la tenuta della contabilità clienti – fornitori e scadenzari
Abilità
  • Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di registrazione e archiviazione
  • Adottare procedure manuali e informatizzate per la registrazione dei documenti di compravendita (fatture attive e passive, ricevute, documenti di trasporto, ecc.)
  • Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
  • Eseguire pagamenti e semplici operazioni bancarie (versamenti, prelievi, etc.) anche con strumenti informatici e telematici
  • Verificare la correttezza dei flussi di pagamento in entrata e in uscita e della documentazione prodotta e ricevuta
  • Compilare documentazione amministrativo-contabile relativa alla gestione di semplici adempimenti in ambito fiscale e previdenziale
  • Applicare le procedure per il trattamento contabile delle transazioni connesse alla gestione di clienti / fornitori (fatturazione attiva e passiva, pagamenti, incassi, ecc.)
  • Utilizzare tecniche e strumenti per la gestione di uno scadenziario
TRATTARE LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL PERSONALE
Mostra abilità e conoscenze
Conoscenze
  • Riferimenti essenziali relativi a ruoli e funzioni degli enti appartenenti al sistema lavoro (INPS, INAIL, etc.)
  • Caratteristiche e funzionamento dei programmi per la rilevazione delle presenze
  • Tipologie di giustificativi delle assenze
  • Principali riferimenti della normativa in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro
Abilità
  • Utilizzare tecniche e strumenti per la gestione dello scadenziario
  • Rilevare le presenze e raccogliere la documentazione giustificativa delle assenze
  • Applicare tecniche di produzione e gestione della documentazione relativa a presenze e assenze (registro presenze, straordinari, ferie, permessi, etc.)
  • Utilizzare strumenti e procedure di comunicazione e trasmissione di documenti agli enti competenti e consulenti del lavoro
  • Gestire le comunicazioni con fondi assicurativi di previdenza complementare e assistenza sanitaria integrativa