Operatore amministrativo-segretariale
Descrizione
L'operatore amministrativo-segretariale opera, a livello esecutivo, in un contesto di ufficio e interviene nei processi amministrativi e segretariali. La qualificazione, nell'applicazione di metodologie di base, consente di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo- contabile.
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.02.06Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili
Competenze
CURARE LA PRODUZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI
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Conoscenze
- Principi di base della comunicazione scritta
- Tecniche di redazione delle principali tipologie di testo: lettere, lettere commerciali, verbali e altri documenti di uso frequente
- Caratteristiche e compilazione di libri e registri sociali
- Operatività d'uso di PC e dispositivi collegati
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, posta elettronica, gestione calendari, etc.)
- Elementi di rappresentazione grafica applicati alla formalizzazione di dati ed informazioni
- Principali riferimenti normativi e procedure in ambito sicurezza nella gestione dei dati
- Principali norme e procedure applicabili in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro
Abilità
- Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere commerciali, convocazioni e altri documenti aziendali
- Utilizzare tecniche per la redazione di verbali di riunione
- Applicare tecniche di gestione e tenuta dei principali libri sociali
- Applicare tecniche per l'editing e la revisione di documenti
- Utilizzare i principali software applicativi per la redazione di testi, l'elaborazione di fogli di calcolo, l'elaborazione di semplici presentazioni:
- Applicare tecniche per la gestione integrata dei documenti: inserimento testi e tabelle, grafici, immagini
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
GESTIRE LA SEGRETERIA
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Conoscenze
- Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli, funzioni
- Tecniche di classificazione e archiviazione manuale e digitale di documenti
- Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati, identità digitale e tutela della privacy
- Caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, PEC, etc.
- Caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi per comunicazione digitale (mailing list, social media, etc.)
- Tecniche di pianificazione delle attività
- Tecniche e strumenti di gestione di agende cartacei e digitali
- Principi di base della comunicazione efficace
- Procedure e strumenti per la prenotazione, l'acquisto e la sostituzione di titoli di viaggio, servizi di tipo alberghiero e ulteriori servizi connessi all'organizzazione di trasferte o eventi di lavoro
- Caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d'ufficio (PC, fotocopiatrici, scanner, etc.) e procedure di utilizzo in sicurezza
Abilità
- Applicare tecniche per la produzione di materiali di informazione e comunicazione (inviti, comunicati, convocazioni, etc.) anche in modalità web based e attraverso i social media
- Utilizzare mezzi digitali e non per il ricevimento la trasmissione di documenti all'interno e all'esterno dell'ufficio: servizi postali, telefono, e-mail, PEC, etc.
- Individuare e applicare tecniche manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
- Gestire e smistare le comunicazioni telefoniche in ingresso
- Definire ed aggiornare agende e calendario degli appuntamenti
- Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
- Applicare tecniche per l'organizzazione logistica di riunioni, trasferte, etc.
- Adottare procedure per la prenotazione e l'acquisto di servizi, anche in modalità digitale
- Utilizzare mezzi di pagamento elettronici
- Adottare procedure di lavoro coerenti con le disposizioni in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenzaRA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna Tenuta e gestione dei registri elettronici Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca |
TRATTARE DOCUMENTI AMMINISTRATIVO- CONTABILI
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Conoscenze
- Tipologia e caratteristiche principali dei documenti amministrativo-contabili
- Tecniche e procedure di trattamento dei documenti amministrativo-contabili (redazione, emissione, registrazione, classificazione e archiviazione)
- Funzionalità di base dei principali software applicativi per il trattamento di documenti amministrativo – contabili
- Principi base e procedure in materia di gestione e tracciabilità dei pagamenti
- Principali sistemi di pagamento e di gestione delle transazioni monetarie
- Elementi di base di normativa amministrativa e fiscale
- Tecniche di base di contabilità clienti – fornitori (gestione fatture attive e passive, scadenze, incassi e pagamenti, etc.)
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software per la tenuta della contabilità clienti – fornitori e scadenzari
Abilità
- Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di registrazione e archiviazione
- Adottare procedure manuali e informatizzate per la registrazione dei documenti di compravendita (fatture attive e passive, ricevute, documenti di trasporto, ecc.)
- Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
- Eseguire pagamenti e semplici operazioni bancarie (versamenti, prelievi, etc.) anche con strumenti informatici e telematici
- Verificare la correttezza dei flussi di pagamento in entrata e in uscita e della documentazione prodotta e ricevuta
- Compilare documentazione amministrativo-contabile relativa alla gestione di semplici adempimenti in ambito fiscale e previdenziale
- Applicare le procedure per il trattamento contabile delle transazioni connesse alla gestione di clienti / fornitori (fatturazione attiva e passiva, pagamenti, incassi, ecc.)
- Utilizzare tecniche e strumenti per la gestione di uno scadenziario
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabiliRA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.) RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione Gestione del sistema di emissione di fatture attive Registrazione e archiviazione delle fatture passive Gestione degli archivi amministrativi RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali |
TRATTARE LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL PERSONALE
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Conoscenze
- Riferimenti essenziali relativi a ruoli e funzioni degli enti appartenenti al sistema lavoro (INPS, INAIL, etc.)
- Caratteristiche e funzionamento dei programmi per la rilevazione delle presenze
- Tipologie di giustificativi delle assenze
- Principali riferimenti della normativa in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro
Abilità
- Utilizzare tecniche e strumenti per la gestione dello scadenziario
- Rilevare le presenze e raccogliere la documentazione giustificativa delle assenze
- Applicare tecniche di produzione e gestione della documentazione relativa a presenze e assenze (registro presenze, straordinari, ferie, permessi, etc.)
- Utilizzare strumenti e procedure di comunicazione e trasmissione di documenti agli enti competenti e consulenti del lavoro
- Gestire le comunicazioni con fondi assicurativi di previdenza complementare e assistenza sanitaria integrativa
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
