OPERATORE AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALE
Descrizione
L'Operatore amministrativo-segretariale interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. La qualificazione nell'applicazione/utilizzo di metodologie di base, di strumenti e di informazioni gli consentono di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo-contabile, con competenze nella programmazione ed organizzazione di eventi e riunioni di lavoro
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.02.06Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili
Competenze
Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
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Conoscenze
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
Abilità
- Identificare gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
- Applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
- Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di compravendita
- Verificare la correttezza delle operazioni eseguite
- Effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabiliRA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.) RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione Gestione del sistema di emissione di fatture attive Registrazione e archiviazione delle fatture passive Gestione degli archivi amministrativi RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali |
Curare l'organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali
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Conoscenze
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
- Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria
Abilità
- Individuare disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro;
- Predisporre ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi
- Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro;
- Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica
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Conoscenze
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
- Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
- Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria
Abilità
- Applicare tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
- Verificare la rispondenza degli output agli obiettivi comunicativi prefissati
- Utilizzare applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
- Identificare linguaggi e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria
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Conoscenze
- Comportamenti e pratiche nella manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchine da ufficio
- Procedure e tecniche di monitoraggio
- Procedure e tecniche per l'individuazione e la valutazione del malfunzionamento
Abilità
- Applicare le tecniche di monitoraggio e verificare l'impostazione e il funzionamento di strumenti, attrezzature, macchinari
- Adottare modalità e comportamenti per la manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchinari
- Utilizzare metodiche per individuare eventuali anomalie di funzionamento
Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali
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Conoscenze
- Elementi di ergonomia
- Procedure, protocolli, tecniche di igiene, pulizia e riordino
Abilità
- Applicare procedure, protocolli e tecniche di igiene, pulizia e riordino degli spazi di lavoro
- Adottare soluzioni organizzative della postazione di lavoro coerenti ai principi dell'ergonomia
Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile
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Conoscenze
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Terminologia tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria
Abilità
- Utilizzare i mezzi per ricevere, trasmettere e smistare comunicazioni interne ed esterne all'ufficio
- Applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti d'ufficio cartacei e/o elettronici;
- Adottare modalità di comunicazione per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabiliRA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.) RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione Gestione del sistema di emissione di fatture attive Registrazione e archiviazione delle fatture passive Gestione degli archivi amministrativi RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali |
Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso
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Conoscenze
- Metodi e tecniche di approntamento/avvio
- Principi, meccanismi e parametri di funzionamento dei macchinari e delle apparecchiature da ufficio
- Tipologie e caratteristiche dei principali materiali da ufficio
- Tipologie e caratteristiche delle principali attrezzature d'ufficio
Abilità
- Individuare materiali, strumenti, attrezzature, macchinari per le diverse attività sulla base delle indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.)
- Applicare procedure e tecniche di approntamento strumenti, attrezzature, macchinari
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ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabiliRA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.) RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione Gestione del sistema di emissione di fatture attive Registrazione e archiviazione delle fatture passive Gestione degli archivi amministrativi RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali |
Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni
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Conoscenze
- Normative di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
- Principali terminologie tecniche di settore
- Processi e cicli di lavoro aziendali
- Tecniche di comunicazione organizzativa
- Tecniche di pianificazione
Abilità
- Utilizzare indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e/o istruzioni per predisporre le diverse attività
- Applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro relativi alle peculiarità delle attività da eseguire e dell'ambiente lavorativo/organizzativo
- Applicare modalità di pianificazione e organizzazione delle attività nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale specifiche di settore
- Applicare metodiche e tecniche per la gestione dei tempi di lavoro
- Adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabiliRA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.) RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione Gestione del sistema di emissione di fatture attive Registrazione e archiviazione delle fatture passive Gestione degli archivi amministrativi RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali |
