ADA.24.04.18 Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi

Analizzare l'esistente (es. eventi che hanno funzionato, bisogni da soddisfare del target di riferimento, eventi simili sullo stesso target) formalizzando mission, vision e obiettivi dell'evento da organizzare

Raccogliere dati e informazioni relati-ve all'evento da organizzare (es. oggetto, possibili contenuti, territorio, mercato potenziale, altri eventi simili) definendo dei potenziali obiettivi attesi

Definire nel dettaglio un piano di attività per realizzare eventi complessi (es. multi eventi, internazionali, su più sedi/giornate, con più finanziatori) comprensivo di servizi accessori (es. transfert, eventi collaterali, programma accompagnatori)

Definire nel dettaglio un piano di attività per realizzare manifestazioni che riguardano un unico evento, sviluppando nel dettaglio il pre progetto (es. programma definitivo, sistema trasporti, allestimenti, impianti audio/luci, strutture ospitalità, servizi logistici, sistemazione relatori, piano promozione) e valutando la sostenibilità economica rispetto alle entrate attese

Sviluppare l'idea di massima definendo i principali elementi quali format (es. seminario, workshop), momento (es. data, orari) programma (es. relatori, contenuti), location (es. auditorium, albergo) e elementi comunicativi (es. inviti, promozione), determinando una pre-fattibilità economica di convenienza (costi/ricavi)

Elaborare un piano finanziario per un evento articolato/complesso che prevede più modalità di reperimento delle risorse finanziarie (es. bandi internazionali, multi finanziatori, sponsor, vendita gadget, donazioni, spazi pubblicitari)

Elaborare la check-list dei costi divisi per voci che tenga conto di tutti gli elementi del piano di attività compresi quelli aggiuntivi (es. flussi di cassa, permessi, assicurazioni)

Sulla base del piano di attività di un multievento, definire le specifiche dei servizi tecnici necessari (es. traduzione simultanea, sorveglianza/security, strumentazione audio-video), contattando se necessario fornitori esterni, acquisendo il relativo preventivo e verificando la coerenza con il budget

Elaborare il preventivo per eventi semplici e/o che non richiedano partenariato alla luce delle entrate previste (es. finanziamento privato e/o pubblico, avviso/bando, pagamento)

Sulla base del piano di attività dell'evento singolo definire le risorse necessarie, umane e materiali (es. accoglienza, trasporto e sistemazione relatori) acquisendo il relativo preventivo e verificando la coerenza con il budget