ADA.24.04.18 Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi

SETTORE
Area comune
PROCESSO
Marketing, sviluppo commerciale e pubbliche relazioni
SEQUENZA
Organizzazione di eventi, convegni, esposizioni e fiere

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Documenti

Scheda ADA Scheda di caso
RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie

Dimensioni

Casi

1 - Logistica e fornitori
Multisessione

Organizzare più eventi in contemporanea a dimensione internazionale gestendo simultaneamente più tipologie di servizi (es. traduzioni, servizi ripresa video, pacchetti integrati culturali/svago), su più location e con pubblici differenziati

Grado di complessità 3
Multiservizi

Organizzare l'evento a dimensione regionale/nazionale gestendo contemporaneamente più tipologie di servizi richiesti (es. ufficio stampa, catering, ospitalità) che prevedono tempistiche diversificate e personale coinvolto che fa riferimento a più soggetti giuridici

Grado di complessità 2
Rilascio

Stilare in prossimità dell'evento il documento di rilascio con le specifiche necessarie (es. approvazione cliente, responsabilità interne, referenti fornitori, riferimenti esterni) utile per gestire controllare l'erogazione dell'evento

Grado di complessità 2
Monoservizi

Organizzare l'evento (es. seminario formativo, convegno scientifico, mostra culturale, festival musicale) a dimensione locale gestendo solo i servizi essenziali collegati all'utilizzo dei locali (es. servizi audio/luci, accoglienza), verificandone l'accessibilità “for all”

Grado di complessità 1
Planning

Utilizzare strumenti (es. retroplanning, project list) che permettono di monitorare la produzione dell'evento (es tempi di produzione, scadenze, stati di avanzamento, responsabilità, forniture, logistica)

Grado di complessità 1

Fonti

  • Repertorio regionale del FVG
  • “Organizzare Eventi: Segreti e Strategie per Gestire il Marketing di Eventi Culturali e di Spettacolo” - Filippo Maria Cailotto - Bruno Editore
  • “Organizzare eventi Guida ragionata dedicata alle associazioni di volontariato” di Antonella Tagliabue per Ciessevi
  • “Manuale per l'organizzazione di eventi” - Università degli Studi di Perugia
  • “Organizzare eventi accessibili” – testi di Nadia Bravo ed Eugenia Monzeglio - Istituto Italiano per il Turismo per Tutti
  • “Linee guida per la comunicazione nei musei: segnaletica interna, didascalie e pannelli” - Cristina Da Milano e Erminia Sciacchitano – MIBACT
  • “Organizzazione di eventi. Aspetti fiscali, contabili e organizzativi” – Collana strumenti CSV