ADA.24.01.05 Cura delle funzioni di segreteria

Organizzare gli appuntamenti da realizzarsi in contesti esteri o in patria con interlocutori stranieri tenendo in considerazione le consuetudini del paese, le caratteristiche/abitudini dell'interlocutore ed utilizzando le opportune lingue veicolari

Organizzare gli appuntamenti di un gruppo di referenti tenendo conto dei diversi bisogni, impegni, priorità con attività limitate al contesto nazionale e con uso della lingua madre

Organizzare gli appuntamenti del proprio referente tenendo conto: sue caratteristiche personali e professionali, tipologie e specifiche delle attività/eventi che lo coinvolgono, priorità, scadenze e ordine d'urgenza ed eventuali emergenze (eventi imprevisti come ritardi, malattie, cambiamento ordine priorità, ecc.)

Implementare ed aggiornare il registro cartaceo o informatico dei contatti utili alle funzioni di riferimento e all'azienda rispettando la legislazione vigente e le procedure aziendali

Implementare, secondo le procedure aziendali, gli appuntamenti dei proprio/propri referenti sulla base delle indicazioni ricevute (es. disponibilità di tempo, fasce orarie, durata dell'evento, ecc.)

Dopo aver controllato la documentazione ricevuta relativa al personale interno, registrare i dati su supporto informatico interno per la successiva gestione da parte dell'ufficio personale interno e/o studio commercialista esterno, rispettando la legislazione vigente e le procedure aziendali

Sulla base delle disposizioni ricevute, raccogliere la documentazione fornita dal personale (es. malattie, aspettative, assegni familiari, richiesta permessi, missioni, rimborsi spese) in maniera da trasmetterla per la successiva gestione interna o esterna (servizi esternalizzati)

Curare la digitazione, il controllo e la modellazione di comunicazioni interne ed esterne in lingua straniera

Effettuare il controllo del documento prodotto in termini sia di corrispondenza al contenuto originale sia di correttezza ortografica e lessicale mediante l'uso dei comandi di controllo ortografico e semantico di un software per l'elaborazione testi

Usare i comandi di formattazione stili di un software per l'elaborazione testi in modo tale da conseguire l'impostazione standardizzata di documenti ricorrenti così da velocizzare il lavoro e conseguire uno stile aziendale

Trasferire fedelmente in formato digitale comunicazioni ricevute in lingua madre (ad esempio comunicazioni interne) trasmettendoli, secondo le indicazioni ricevute, ai soggetti interni o esterni destinatari

Utilizzare i comandi di formattazione testo e paragrafo di un software per l'elaborazione testi al fine di rendere il documento più leggibile e chiaro

Nel rispetto dell'immagine aziendale, condurre comunicazioni orali in lingua straniera, tenendo conto che l'interlocutore è straniero

Nel rispetto dell'immagine aziendale, effettuare comunicazioni orali in madre lingua utilizzando stili comunicativi differenziati, offrendo eventuali risposte e/o chiarimenti in maniera efficace ponendo particolare attenzione, a secondo del canale, al linguaggio corporeo proprio e dell'interlocutore e al timbro di voce

Trasferire puntualmente in forma verbale comunicazioni ricevute in lingua madre

Realizzare in prima persona le prenotazioni di biglietti di viaggio e/o pernottamenti all'estero

Realizzare in prima persona le prenotazioni di biglietti di viaggio e/o pernottamenti in territorio nazionale individuando gli strumenti di riserva e pagamento più in linea con le esigenze dell'azienda e del personale coinvolto nel viaggio

Effettuare prenotazioni di biglietti di viaggio e/o pernottamenti relativi alle trasferte del personale attraverso il ricorso a fornitori specializzati (es. agenzie viaggi) che ci forniscono preventivi

Redigere lettere di convocazione di assemblee aziendali formali (es. consigli del CDA), utilizzando i canali e i format appropriati affinché la comunicazione sia valida

Predisporre la strumentazione multimediale affinché possa realizzarsi una riunione/assemblea a distanza (es. conference call) effettuando le opportune prove di funzionalità prima della realizzazione della stessa

Elaborare comunicazioni di convocazione di riunioni aziendali informali, individuando canali e format appropriati a seconda della tipologia della riunione (ad es. riunione interna di staff, riunione con partner, incontro con fornitori/clienti ecc.)

Individuare gli ambienti e le attrezzature necessarie alla realizzazione dell'incontro sulla base delle finalità e della caratteristiche dello stesso, curando, se necessario, la buffetteria (bevande e cibo) e altri servizi accessori (es. servizi di traduzione, ecc.)

Supportare le funzioni direttive di riferimento nell'organizzazione dell'evento (es. trasmissione comunicazioni, allestimento spazi, predisposizione strumentazione, predisposizione supporti cartacei, ecc.)

Supportare l'organizzazione di eventi destinati al pubblico (es. canali di comunicazione evento, trasporti, location, buffetteria, registrazioni, ecc.)

Supportare la funzione direttiva incaricata dell'organizzazione di conferenze stampa o eventi riservati ai giornalisti (es. inviti, location, contenuti, registrazione presenze, gift pack, ecc.)