Operatore segretariale
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.08Gestione delle attività di centralino e accoglienza
ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
Competenze
Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio
Mostra abilità e conoscenze
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Conoscenze
- Applicazioni informatiche per l'attivita' d'ufficio
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Elementi di organizzazione aziendale
- Modulistica di tipo bancario e assicurativo
- Elementi di amministrazione aziendale
Abilità
- Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Utilizzare le apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
- Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
- Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
- Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Cura delle funzioni di segreteria
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
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Conoscenze
- Elementi di amministrazione aziendale
- Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
- Tecniche di pianificazione
- Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
- Tecniche di time management
- Tecniche di scheduling
- Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze
Abilità
- Effettuare il supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Provvedere all'organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
- Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
- Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
- Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
- Provvedere all'organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenzaRA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna Tenuta e gestione dei registri elettronici Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca |
Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
- Struttura e criteri di redazione di testi
- Tecniche di archiviazione dei materiali
- Programmi di posta elettronica e di posta elettronica certificata
- Tecniche di comunicazione efficace
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Funzionalità e caratteristiche del centralino
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (centralino telefonico, fax)
Abilità
- Utilizzare strumenti e tecniche per la redazione e predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
- Applicare tecniche di comunicazione telefonica
- Applicare le procedure di accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
- Applicare le procedure di spedizione del materiale appositamente predisposto
- Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Curare raccolta, smistamento, invio e archiviazione dei materiali in entrata
- Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento alle funzioni direttive di riferimento
- Fornire supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa e eventi
- Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (telefono, fax, ecc.)
- Curare le attività di protocollo in entrata e in uscita
- Utilizzare programmi di posta elettronica e posta elettronica certificata per l'invio di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Applicare tecniche di comunicazione efficace
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ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenzaRA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna Tenuta e gestione dei registri elettronici Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienzaRA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto Ricezione e smistamento delle telefonate Ricezione e recapito di messaggi RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari Ricerca di numeri telefonici Aggiornamento degli archivi telefonici Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita |
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
