4.1.1.1.0 - Addetti a funzioni di segreteria

Le professioni classificate in questa unità supportano le attività di un ufficio organizzando riunioni, viaggi di lavoro, appuntamenti e contatti, dattiloscrivendo e inoltrando disposizioni verbali e appunti, attivando ed eseguendo le procedure burocratiche necessarie al funzionamento delle attività e dei processi cui l'ufficio stesso è preposto e alla circolazione dell'informazione e della documentazione tra i vari uffici; predispongono la documentazione e svolgono compiti di supporto operativo necessarie alla attività degli uffici stampa e di relazione con il pubblico.


Strumenti

Compiti e Attività

IMPORTANZA
FREQUENZA
prendere nota di appuntamenti e scadenze
4,4
4,4
ricevere e smistare telefonate
4,3
4,5
organizzare conferenze stampa o eventi
4,1
4,1
gestire le pratiche del personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc)
4,0
4,0
veicolare informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
4,0
4,0
controllare e gestire la corrispondenza
4,0
3,7
filtrare le comunicazioni verbali o scritte dirette al superiore
4,0
3,7
revisionare testi e documenti
4,0
3,2
aggiornare archivi o banche dati
3,8
4,1
organizzare riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotare sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
3,7
3,4
curare la battitura di testi e documenti
3,0
2,4
gestire la corrispondenza con gli utenti (curare la mailing list, inviare/ricevere e-mail)
2,9
2,2
eseguire adempimenti amministrativi (recarsi alla banca, all'ufficio postale, ecc.)
2,4
1,8
predisporre comunicazioni o lettere di convocazione
2,2
1,3
gestire l'agenda del superiore
1,6
0,7

Conoscenze

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Gestione di impresa Conoscenza dei principi e dei fatti correlati alla gestione, all'organizzazione burocratica e alla contabilità di impresa; alla vendita e alla commercializzazione dei prodotti; alla cura e alla fornitura di servizi a clienti o a persone e alla valutazione della loro qualità; alla gestione delle risorse umane e materiali dell'organizzazione
32
27
Legislazione e pubblica sicurezza Conoscenza di leggi, norme e i regolamenti per mantenere e salvaguardare la convivenza sociale e per tutelare i beni e la proprietà
26
24
Scienze umanistiche Conoscenza dei principi e dei fatti nel campo storico, linguistico, della produzione artistica e del pensiero
22
17
Istruzione e formazione Conoscenza in materia di metodi per la definizione dei curricula e dei percorsi formativi, per l'insegnamento e per la misurazione degli esiti formativi
11
13
Comunicazione Conoscenza dei principi, dei fatti e delle tecniche concernenti la veicolazione dell'informazione anche attraverso l'utilizzo delle tlc e le modalità di trasporto di persone e cose
11
9
Ingegneria e tecnologia Conoscenza dei principi e dei fatti relativi all'uso, alla progettazione, al disegno e all'applicazione delle tecnologie per scopi specifici
8
6
Matematica e scienze Conoscenza dei metodi, delle teorie e delle applicazioni delle scienze matematiche, fisiche, chimiche, biologiche, sociali, psicologiche e geografiche
7
8
Processo di produzione Conoscenza di principi e fatti connessi alla produzione, alla trasformazione, allo stoccaggio e alla distribuzione dei prodotti agricoli e manifatturieri
1
2
Salute e servizi alla persona Conoscenza dei principi e dei fatti inerenti la diagnosi, la cura e la prevenzione delle malattie e il mantenimento e miglioramento della salute fisica e mentale
1
1

Skills

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Skill cognitive Modalità di riflettere, di acquisire e di controllare le informazioni fondamentali per imparare ad apprendere e a far fronte ai cambiamenti e alle innovazioni
63
49
Skill relative al linguaggio alfa-numerico Processi di base che consentono di padroneggiare i linguaggi (naturali e scientifici) e la comunicazione
62
47
Skill relazionali Interazioni che sul lavoro si stabiliscono con gli altri, sia colleghi che destinatari dell'attività lavorativa. Percezione delle reazioni degli altri e delle condizioni che le producono. Capacità di adattare le risposte a tali reazioni in termini di persuasione, negoziazione. Capacità di trasferimento delle informazioni e di individuazione delle modalità per soddisfare le esigenze altrui
61
49
Problem solving Processi cognitivi che consentono di affrontare e risolvere i problemi sul lavoro attraverso procedure che comportano la loro identificazione, la ricognizione dell'informazione necessaria a precisare i termini in cui si pongono e l'individuazione e valutazione di congruità delle possibili soluzioni
60
45
Skill relative alla gestione delle risorse uname e materiali Processi cognitivi attivati per: gestire efficacemente le risorse disponibili in termini di allocazione e gestione del tempo; detrminare e contabilizzare le risorse finanziarie necessarie ad eseguire un lavoro; individuare e acquisire le attrezzature e i materiali più appropriati per svolgere il lavoro; selezionare, motivare e dirigere il personale
33
27
Skill relative all'analisi e al controllo dei sistemi Processi cognitivi utilizzati per: capire, controllare e migliorare i sistemi socio-tecnici in termini di valutazione dei costi e dei benefici di possibili azioni; individuare l'azione più appropriata agli obiettivi perseguiti; determinare i modi con cui un sistema dovrebbe funzionare e di come eventuali cambiamenti provenienti dall'esterno o dall'interno potrebbero modificare i risultati delle attività
18
15
Skill tecniche per la progettazione, gestione e monitoraggio dei processi Processi cognitivi attivati quando si lavora con le macchine e con le tecnologie per progettare prodotti analizzando i bisogni che dovranno soddisfare e i relativi requisiti; per realizzare o adattare attrezzature e tecnologie alle esigenze degli utenti; per programmare software; per monitorare macchine e strumentazioni; per controllare l'operatività di attrezzature e sistemi; per manutenere e riparare; per risolvere problemi imprevisti
10
9

Attitudini

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Attitudini/abilità cognitive Capacità di capire, di esprimersi, di ragionare, di produrre idee, con cui l'individuo affronta compiti e problemi connessi alle specifiche attività lavorative. Sono in genere acquisite attraverso il processo complessivo di formazione intellettuale
63
50
Attitudini/abilità sensoriali Individuano, sempre dal lato della fisicità, le capacità senso-percettive, visive, uditive, di distinzione vocale e di fonazione che vengono richieste dal lavoro e dalle attività ad esso connesse
14
11
Attitudini/abilità psicomotorie Capacità di controllo, di coordinamento e di reazione del corpo e la destrezza con cui tali capacità vengono richieste nello svolgimento del lavoro
6
6
Attitudini/abilità fisiche Esprimono la fisicità (la forza, la resistenza, la dinamicità e l'agilità muscolo-scheletrica) necessaria per svolgere le attività richieste dalla professione
2
2

Attività generalizzate

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Cercare/ricevere informazioni riferite al lavoro Attività lavorative che consentono di individuare e acquisire l'informazione utile allo svolgimento del lavoro
70
52
Comunicazione/interazione Attività lavorative caratterizzate da una significativa componente di comunicazione e interazione con altre persone
54
42
Processare dati e informazioni Attività lavorative che implicano l'attivazione di processi di trattamento dell'informazione
52
42
Decision making Attività lavorative che implicano l'attivazione di modalità di pensiero finalizzate al trattamento dell'informazione
50
41
Lavoro tecnico e complesso Risultati scaturiti da attività di lavoro caratterizzate da componenti tecniche e da significativi livelli complessità
31
21
Coordinare/sviluppare/gestire/consigliare Attività lavorative caratterizzate da significativi aspetti di coordinamento, di gestione e di organizzazione del lavoro con il coinvolgimento di altre persone
30
23
Amministrazione Attività lavorative caratterizzate da significativi aspetti di gestione amministrativa e del personale
30
23
Identificare/valutare informazioni rilevanti per il lavoro Attività lavorative che consentono di identificare, selezionare e valutare le informazioni rilevanti per lo svolgimento del lavoro
23
21
Lavoro fisico e manuale Risultati del lavoro ottenuti utilizzando principalmente manualità e forza fisica
3
3

Condizioni di lavoro

Relazioni/interazioni interpersonali Relazioni di ruolo che si stabiliscono sul lavoro in termini di interazione con altri colleghi; responsabilità della salute e della sicurezza del personale; risultati del lavoro; frequenza con cui si verificano situazioni di conflitto o di tensione fra persone
56
Caratteristiche strutturali del lavoro Criticità del lavoro rispetto alla possibilità di commettere seri errori; grado di libertà nel prendere decisioni e conseguenze che esse hanno sugli altri lavoratori e sui risultati dell'impresa; livello di automazione e di strutturazione delle attività lavorative; livello di competizione sul lavoro; tempi, scansioni e modalità di programmazione e di esecuzione del lavoro
36
Condizioni fisiche del lavoro Ambienti e condizioni fisiche in cui il lavoro si svolge; i rischi a cui espone il lavoro; la frequenza con cui richiede particolari posture o attività fisiche e/o di indossare equipaggiamenti di sicurezza
12

Valori di lavoro

Grado di accordo
Relazioni
78
Conseguimento dei risultati
76
Supporto dell'oganizzazione
74
Situazione di lavoro
71
Riconoscimento
62
Autonomia
56

Stili di lavoro

IMPORTANZA
Adattabilità Specifica le modalità di adattamento emotivo richieste dal lavoro in termini di controllo delle proprie emozioni in situazioni di difficoltà, di controllo delle reazioni istintive e dei comportamenti aggressivi, di disponibilità ad accettare opinioni critiche al proprio operato. Capacità di controllare situazioni di stress elevato e di adattarsi a situazioni di forte cambiamento e di elevata variabilità nel posto di lavoro
88
Coscenziosità Specifica l'affidabilità, l'impegno, la cura e l'attenzione al dettaglio nell'esecuzione dei compiti lavorativi. Indica inoltre l'integrità, l'onestà e la tensione individuale a mantenere e privilegiare comportamenti moralmente corretti sul lavoro
87
Orientamento al risultato Specifica le modalità di comportamento e di impegno personale finalizzati al conseguimento degli obiettivi richiesti dall'attività lavorativa; la perseveranza necessaria per fronteggiare gli ostacoli, l'assunzione di responsabilità nel raccogliere le sfide che l'attività lavorativa comporta
73
Orientamento alle relazioni Specifica l'affabilità nelle relazioni sociali; la sensibilità ai bisogni degli altri; la capacità di convincere gli altri a lavorare insieme e la cura dei rapporti personali sul lavoro
72
Intelligenza pratica Specifica la creatività, la capacità di produrre idee alternative, richiesta dal lavoro anche nella soluzione dei problemi che sul lavoro si presentano; la capacità di analisi delle informazioni o di approccio logico ai problemi necessaria per svolgere il lavoro
58
Leadership Specifica l'esercizio di influenza sugli altri, l'attitudine ad essere autorevole, la disponibilità a guidare, a farsi carico dei problemi e a fornire opinioni e consigli ad altre persone all'interno dell'organizzazione
52
Indipendenza Specifica la capacità di affrontare il proprio lavoro seguendo strategie individuali,; di organizzarsi senza o con una limitata supervisione; far affidamento soprattutto su se stessi nello svolgimento dell'attività lavorativa
52

Caratteristiche della personalità

LE TRE PRINCIPALI CARATTERISTICHE DELLA PERSONALITÀ CHE VENGONO UTILIZZATE NELLO SVOLGIMENTO DELL'ATTIVITÀ LAVORATIVA.

Intraprendente

Sicura di sé, persuasiva, energica, ambiziosa, estroversa, loquace, avventurosa, è abile nello stabilire relazioni sociali

Convenzionale

Organizzata, accurata, metodica, efficiente, giudiziosa, ordinata, previdente, predilige comportamenti formali

Realistico

Diretta, concreta, stabile, pratica, perseverante, semplice, adattabile, privilegia la manualità

Professioni Correlate

↑ Professioni con un livello di competenza superiore
→ Professioni con pari livello di competenza
↓ Professioni con un livello di competenza inferiore

Esempi di professioni

  • addetto a mansioni d'ordine di segreteria
  • impiegato addetto alla revisione di originali o bozze
  • segretaria
  • segretario di studi legali
  • addetto a mansioni semplici di segreteria
  • addetto alla preparazione degli originali
  • addetto alla rassegna stampa
  • addetto alla segreteria
  • addetto alla segreteria scolastica
  • addetto alle bozze
  • addetto all'ufficio stampa
  • applicato di segreteria

Numero guida EQF


Il Quadro Europeo delle Qualifiche, European Qiualification Framework (EQF), è una iniziativa dell'Unione Europea per mettere in trasparenza le qualifiche professionali dei Paesi membri e favorire la mobilità sul territorio. EQF si articola in otto livelli caratterizzati da una crescente complessità degli apprendimenti e il posizionamento di una qualifica su uno di questi è determinato dal valore attribuito alle tre componenti:

  • Conoscenze
  • Abilità
  • Competenze

Nell' assegnazione del numero guida EQF alla singola unità professionale, il contributo delle tre componenti può variare. Il peso della dimensione "Conoscenza" è prevalente rispetto alle altre due per i Grandi Gruppi 2 e 3 in quanto risponde alla naturale rilevanza che tale dimensione presenta in questi gruppi. "Abilità" e "Competenze" hanno peso prevalente per gli ultimi Grandi Gruppi 6, 7 ed 8 in quanto le professioni che ospitano risultano maggiormente associate a processi di apprendimento non formale.

CONOSCENZA: 5
ABILITÀ: 3
COMPETENZA: 3

NUMERO GUIDA EQF: 5