ADDETTO ALLA SEGRETERIA

SEP
24. Area comune
REPERTORIO
Friuli Venezia Giulia

Descrizione

L'ADDETTO ALLA SEGRETERIA interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. Utilizza metodologie di base, strumenti ed informazioni per svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni utilizzando anche attrezzature digitali e software specifici. Cura funzioni di segreteria e di amministrazione del personale, fornisce supporto alle attività amministrative e contabili, redige documenti e si relaziona con clienti e fornitori anche in lingua straniera.

ADA associate alla qualificazione

ADA.24.01.03Realizzazione di attività relative agli affari generali
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.01.08Gestione delle attività di centralino e accoglienza
ADA.24.02.06Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili
ADA.24.02.08Gestione delle operazioni di cassa
ADA.24.03.06Gestione amministrativa del personale

Competenze

GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL PERSONALE
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Procedure e adempimenti connessi con l'instaurazione, la trasformazione e la cessazione del rapporto di lavoro
  • Documentazione necessaria per la gestione del rapporto contrattuale del lavoratore (instaurazione, trasformazioni, cessazioni)
  • Caratteristiche e funzionamento dei libri obbligatori (libro unico del lavoro e registro infortuni)
  • Funzionamento degli enti appartenenti al sistema amministrativo del lavoro (INAIL, INPS e DPL)
  • Cenni sulla normativa sui contratti di lavoro
  • Cenni sulla normativa in materia di ferie, permessi e malattia
  • Cenni sulla normativa sulla sicurezza e la privacy
  • Cenni sulla normativa regionale specifica in tema di politiche attive del lavoro
  • Caratteristiche e funzionamento dei programmi di rilevazione presenze
  • Tipologie di giustificativi delle assenze (rapporti interni, richieste dei lavoratori, certificati medici, verbali di infortunio
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Predisporre uno scadenziario per tenere conto degli adempimenti collegati all'instaurazione, la trasformazione e la cessazione del rapporto di lavoro
  • Gestire le procedure e la documentazione per l'instaurazione del contratto di lavoro e l'inserimento in azienda del lavoratore
  • Aggiornare il libro unico del lavoro ed il registro infortuni secondo le normative vigenti
  • Gestire le procedure e la documentazione in caso di infortuni del lavoratore
  • Gestire la documentazione relativa alle presenze mensili
  • Gestire le procedure e la documentazione per la trasformazione o la cessazione del contratto di lavoro
  • Gestire le comunicazioni con gli Enti competenti anche attraverso canali dedicati
  • Operare secondo le norme di sicurezza
ADA
ADA.24.03.06 - Gestione amministrativa del personale

RA1: Configurare il sistema e le procedure per la gestione amministrativa del personale, curando la redazione del budget in coerenza con quello generale aziendale e definendo i documenti necessari per adempiere agli obblighi di tipo previdenziale, fiscale e contributivo previsti dalla normativa vigente, durante tutte le fasi del rapporto di lavoro, dall’assunzione alla cessazione, coordinandosi con i soggetti interni ed esterni interessati (enti previdenziali e assicurativi, consulenti, ecc.)

Predisposizione delle procedure per la gestione delle assunzioni e le cessazione di rapporti di lavoro
Predisposizione delle procedure per la gestione degli adempimenti obbligatori in tema fiscale, assicurativo e contributivo
Supporto documentale e amministrativo nei contenziosi
Stesura del budget del personale
Definizione degli strumenti necessari a verifiche e eventuali revisioni dei costi del personale

RA2: Redigere i documenti, in coerenza con le procedure aziendali e nel rispetto della normativa vigente, necessari alle pratiche amministrative ed agli adempimenti obbligatori di tipo previdenziale, fiscale e contributivo, per le fasi del rapporto di lavoro, curandone la corretta compilazione

Realizzazione degli adempimenti fiscali, previdenziali e contabili connessi al rapporto di lavoro
Realizzazione degli adempimenti legati alle fasi di uscita del personale (cessazioni dei rapporti di lavoro, liquidazioni, conteggio delle indennità, situazione previdenziale per il calcolo della pensione, ecc.)

RA3: Provvedere al calcolo della retribuzione del personale, elaborando la busta paga, nelle scadenze previste, assicurando la corretta tenuta dei libri obbligatori (libro paga, libro matricola, ecc.), nel rispetto della normativa vigente e delle differenti tipologie contrattuali

Impostazione delle modalità e procedure di gestione mensile delle retribuzioni
Rilevazione delle presenze e predisposizione della documentazione giustificativa delle assenze
Elaborazione delle buste paga nelle tempistiche previste
Realizzazione dei mandati di liquidazione degli stipendi e delle pratiche contabili del personale (missioni, straordinari, buoni pasto, ecc.)
Predisposizione delle pratiche contabili del personale (missioni, straordinari, buoni pasto, ecc.)
ASSISTENZA ALLA DIREZIONE NELLA GESTIONE DI AGENDA, VERBALI, RIUNIONI ED EVENTI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Cenni di comunicazione aziendale
  • Cenni di diritto societario
  • Tecniche di redazione di verbali
  • Tecniche di presa di appunti
  • Cenni sul ruolo delle Camere di Commercio
  • Funzionamento dei dispositivi digitali di calendarizzazione ed organizzazione
  • Caratteristiche di libri e registri sociali
  • Normativa su bollatura e vidimazione di libri e registri sociali
  • Procedure per la prenotazione di titoli viaggio e alberghieri
  • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
  • Servizi internet
  • Normativa di riferimento sulla sicurezza dei dati
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Gestire gli impegni dispositivi digitali di calendarizzazione e organizzazione, individuando i criteri di importanza e urgenza
  • Assistere la direzione nella redazione di corrispondenza, rapporti e verbali e loro trasmissione agli interessati
  • Applicare le principali tecniche per la presa di appunti
  • Redigere verbali di riunione su format aziendali predefiniti
  • Gestire la tenuta dei libri sociali degli organi (Assemblea, Consiglio di Amministrazione)
  • Aggiornare e vidimare i libri sociali e depositarli presso la Camera di Commercio
  • Predisporre ambienti e strumenti adeguati per riunioni ed eventi in presenza e online
  • Organizzare riunioni e viaggi di lavoro del personale
  • Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro
  • Operare secondo le norme di sicurezza
  • Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DI DOCUMENTI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di protocollo
  • Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitale di documenti e dati
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Procedure di gestione aziendale della corrispondenza e dell'archiviazione
  • Modalità di archiviazione delle email ricevute e degli allegati
  • Modalità di archiviazione di documenti digitali
  • Cenni sulle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dati negli archivi elettronici
  • Caratteristiche e funzioni dei database per l'archiviazione
  • Caratteristiche e funzioni delle piattaforme condivise web
  • Funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
  • Normativa di riferimento sulla sicurezza dei dati
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Identificare gli elementi costitutivi di un documento per le operazioni di archiviazione
  • Protocollare e smistare la corrispondenza cartacea o digitale in entrata ed in uscita
  • Organizzare un archivio cartaceo o su altro supporto non elettronico
  • Accedere alle principali funzionalità di archivi elettronici o piattaforme condivise web
  • Archiviare e-mail e loro file allegati
  • Scannerizzare ed archiviare documenti digitali
  • Utilizzare le principali funzioni dei database per l'archiviazione
  • Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati
  • Operare secondo le norme di sicurezza
  • Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ADA
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
Tenuta e gestione dei registri elettronici
Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
GESTIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Caratteristiche dei processi comunicativi
  • Cenni di comunicazione efficace
  • Tipologie di interlocutori
  • Tecniche di comunicazione telefonica
  • Cenni di immagine aziendale
  • Cenni sugli organigrammi aziendali
  • Tipologie di lettere commerciali
  • Tecniche di elaborazione di lettere commerciali
  • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (telefono, fax, centralino, scanner, pc, tablet)
  • Caratteristiche degli strumenti di comunicazione via Internet (email, pec, mailing list, social, web)
  • Terminologia tecnica, specifica del settore, in lingua inglese livello A2
  • Tecniche di aggiornamento di siti web aziendali
  • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
  • Normativa di riferimento sulla sicurezza dei dati
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Adottare modalità di comunicazione anche digitale per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda
  • Verificare la rispondenza degli output agli obiettivi comunicativi prefissati
  • Utilizzare i mezzi per il ricevimento, la validazione e trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (es. telefono, email, pec, firme digitali, piattaforme web)
  • Gestire la risposta telefonica in maniera efficace nel rispetto dell'immagine aziendale
  • Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere commerciali
  • Effettuare operazioni base a supporto dell'operatività degli strumenti digitali d'ufficio
  • Comunicare in lingua inglese a livello A2
  • Effettuare aggiornamenti dei contenuti informativi del sito web aziendale
  • Operare secondo le norme di sicurezza
  • Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ADA
ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienza

RA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi

Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto
Ricezione e smistamento delle telefonate
Ricezione e recapito di messaggi

RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari

Ricerca di numeri telefonici
Aggiornamento degli archivi telefonici
Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita
GESTIONE DELLE OPERAZIONI CONTABILI E DI CASSA
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Tecniche di organizzazione e pianificazione del proprio lavoro nelle attività di gestione dei documenti
  • Tipologie di documenti contabili in ricezione/emissione e di libri e registri contabili
  • Normativa IVA applicata ai documenti in ricezione/emissione
  • Caratteristiche di funzionamento del cassetto fiscale e normativa relativa alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
  • Normativa riguardante l'imposta di bollo e di registro
  • Tecniche di registrazione e archiviazione dei documenti ricevuti/emessi
  • Caratteristiche degli strumenti bancari per eseguire incassi e pagamenti (c/c, assegni, bonifici, ricevute bancarie, …)
  • Strumenti per la gestione degli incassi e pagamenti su estero (aperture di credito documentarie, lettere di credito)
  • Caratteristiche di funzionamento delle piattaforme per l'Internet banking
  • Caratteristiche di funzionamento dei software gestionali di contabilità
  • Principi e tecniche di archiviazione e conservazione digitale dei documenti
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Identificare il tipo di documento ricevuto (es. prima nota, fatture acquisto/vendita, buste paga dipendenti e collaboratori…) ed effettuare i controlli di conformità
  • Utilizzare il cassetto fiscale per il monitoraggio delle fatture elettroniche emesse e ricevute
  • Utilizzare software per la gestione della contabilità
  • Registrare il documento nei registri contabili
  • Codificare i documenti contabili per centri di costo
  • Controllare gli aspetti fiscali e previdenziali
  • Inserire il documento nello scadenziario dei pagamenti/incassi
  • Gestire i rapporti di conto corrente bancario/postale
  • Gestire i conti correnti in valuta estera
  • Effettuare i pagamenti/verificare gli incassi tramite piattaforme di internet banking
  • Archiviare i documenti ricevuti/emessi (anche in formato digitale) e procedere alla loro conservazione sostitutiva entro i termini previsti dalla normativa
  • Operare secondo le norme di sicurezza
ADA
ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili

RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti

Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione

Gestione del sistema di emissione di fatture attive
Registrazione e archiviazione delle fatture passive
Gestione degli archivi amministrativi

RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda

Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti
Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali
ADA
ADA.24.02.08 - Gestione delle operazioni di cassa

RA1: Definire il fabbisogno di liquidità aziendale, sulla base delle previsioni di entrata ed uscita, monitorando gli effettivi incassi e pagamenti e gli scostamenti rispetto alle previsioni (elaborazione report), al fine di contribuire alla definizione degli obiettivi e vincoli di cassa nei flussi in entrata ed uscita

Realizzazione di previsioni per la stima dei fabbisogni aziendali di liquidità
Supporto alla definizione di obiettivi e vincoli di cassa nei pagamenti e negli incassi
Acquisizione e analisi delle previsioni di entrata e uscita
Monitoraggio degli incassi e pagamenti
Elaborazione di report sulla situazione della tesoreria e sulla posizione verso le banche

RA2: Provvedere alla gestione operativa delle operazioni di cassa (incassi, pagamenti, operazioni con istituti di credito, ecc.), curando la registrazione dei movimenti, verificando lo stato dei saldi bancari ed effettuando operazioni di compensazione fra conti correnti bancari

Verifica degli estratti bancari con le operazioni effettuate e verifica dei saldi
Esecuzione di operazioni di compensazione tra conti correnti bancari (versamenti, prelievi, giacenze, ecc.)
Compilazione dei mandati di pagamento ed esecuzione dei pagamenti pianificati
Gestione degli incassi e registrazione dei movimenti di cassa

RA3: Concorrere alla definizione di un piano di pagamenti, analizzando le previsioni delle entrate e delle uscite e gli obiettivi e vincoli di cassa

Strutturazione di un piano di pagamenti (per scadenze, per tipologia, ecc.) coerente con la pianificazione delle uscite

RA4: Classificare gli insoluti e sollecitare i pagamenti, sulla base del monitoraggio delle situazioni creditizie, attivando, laddove necessario, azioni legali e gestendo trattative con i debitori

Monitoraggio delle situazioni creditizie, classificazione degli insoluti e sollecito dei pagamenti
Attivazione di azioni legali (ufficio legale interno o legali esterni) e gestione delle trattative con i debitori
GESTIONE DEGLI STRUMENTI DIGITALI D'UFFICIO
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Metodi e tecniche di approntamento e avvio
  • Parametri di funzionamento degli strumenti d'ufficio
  • Tipologie delle principali attrezzature d'ufficio
  • Tecniche di monitoraggio dello stato di funzionamento degli strumenti d'ufficio
  • Tecniche per la manutenzione ordinaria delle attrezzature d'ufficio
  • Normativa su privacy e sicurezza dei dati
  • Applicativi gestionali d'ufficio
  • Tecniche e modelli per l'automazione d'ufficio
  • Rapporto tra architettura IT e organizzazione aziendale
  • Principali funzionalità delle reti informatiche per l'ufficio
  • Modalità di gestione di periferiche comuni
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
  • Nozioni di primo soccorso
Abilità
  • Individuare strumenti, attrezzature e macchinari da utilizzare a seconda del processo lavorativo richiesto
  • Adottare comportamenti per il corretto avvio ed utilizzo delle apparecchiature d'ufficio
  • Curare la manutenzione ordinaria delle attrezzature d'ufficio
  • Utilizzare prassi e metodi per la gestione delle anomalie di funzionamento degli strumenti d'ufficio
  • Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati
  • Individuare le situazioni di rischio relative al proprio lavoro e le possibili ricadute su altre persone
  • Utilizzare funzioni e comandi di applicativi per l'elaborazione e gestione della documentazione
  • Effettuare operazioni base a supporto dell'operatività degli strumenti digitali d'ufficio
  • Applicare metodi di soluzione di problemi hardware e software
  • Adottare comportamenti lavorativi coerenti con le norme di igiene e sicurezza sul lavoro e con la salvaguardia/sostenibilità ambientale di settore
  • Adottare i comportamenti previsti nelle situazioni di emergenza
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ADA
ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienza

RA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi

Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto
Ricezione e smistamento delle telefonate
Ricezione e recapito di messaggi

RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari

Ricerca di numeri telefonici
Aggiornamento degli archivi telefonici
Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita
GESTIONE DI DATI E REPORT
Mostra abilità e conoscenzeMostra attività
Conoscenze
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Normativa su privacy e sicurezza dei dati
  • Mezzi e strumenti a supporto della gestione dei flussi comunicativi/informativi cartacei ed elettronici
  • Funzionalità dei principali sotware applicativi d'ufficio
  • Tecniche di sviluppo dei sistemi aziendali di gestione documentale
  • Tecniche di raccolta, elaborazione e confronto dei dati per elaborazioni statistiche
  • Servizi internet
  • Cittadinanza digitale, privacy digitale e identità digitale
  • Principi di strumenti e tecniche per la comunicazione digitale on line (social media, digital marketing)
  • Processi di digitalizzazione e valore dei dati
  • Piattaforme web e applicativi per la gestione di dati on line
  • Strumenti per la gestione di file telematici rivolti a soggetti pubblici (P.A.) e privati
  • Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
  • Utilizzare applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
  • Applicare tecniche e procedure per implementare la comunicazione aziendale
  • Organizzare la gestione di documenti su supporti digitali
  • Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati
  • Utilizzare funzioni e comandi di applicativi per l'elaborazione e gestione della documentazione
  • Utilizzare funzioni avanzate di fogli di calcolo e programmi di videoscrittura
  • Applicare metodi per la produzione di documenti e prospetti utili per le attività di reporting
  • Utilizzare applicativi per la comunicazione ed invio di documenti a soggetti pubblici e privati
  • Utilizzare funzioni e comandi in rete per la gestione di operazioni di ricerca ed elaborazione di informazioni, documenti e dati
  • Operare secondo le norme di sicurezza
  • Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
ADA
ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generali

RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione

Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali
Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni

RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.

Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
Organizzazione operativa di incontri e riunioni

RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti

Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti
Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi

Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti

RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione

Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
ADA
ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficio

RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto

Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso

Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso

Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
ADA
ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza

RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste

Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
Tenuta e gestione dei registri elettronici
Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
ADA
ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienza

RA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi

Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto
Ricezione e smistamento delle telefonate
Ricezione e recapito di messaggi

RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari

Ricerca di numeri telefonici
Aggiornamento degli archivi telefonici
Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita