ADDETTO ALLA CONTABILITA'
Descrizione
L'ADDETTO ALLA CONTABILITA' interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. Utilizza metodologie di base, strumenti ed informazioni per svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni utilizzando anche attrezzature digitali e software specifici. Cura la gestione delle attività contabili, anche attraverso l'utilizzo del metodo della partita doppia, gestisce attività amministrative e fornisce supporto alle attività di segreteria, redige documenti anche in lingua straniera e si relaziona con continuità sia con colleghi che con clienti e fornitori.
ADA associate alla qualificazione
ADA.24.01.03Realizzazione di attività relative agli affari generali
ADA.24.01.05Cura delle funzioni di segreteria
ADA.24.01.06Realizzazione di attività di ufficio
ADA.24.01.07Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
ADA.24.01.08Gestione delle attività di centralino e accoglienza
ADA.24.02.05Redazione del bilancio d'esercizio e cura delle procedure amministrativo-contabili
ADA.24.02.06Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili
ADA.24.02.08Gestione delle operazioni di cassa
ADA.24.02.09Gestione operativa delle operazioni finanziarie
Competenze
ASSISTENZA ALLA DIREZIONE NELLA GESTIONE DI AGENDA, VERBALI, RIUNIONI ED EVENTI
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Conoscenze
- Elementi di organizzazione aziendale
- Cenni di comunicazione aziendale
- Cenni di diritto societario
- Tecniche di redazione di verbali
- Tecniche di presa di appunti
- Cenni sul ruolo delle Camere di Commercio
- Funzionamento dei dispositivi digitali di calendarizzazione ed organizzazione
- Caratteristiche di libri e registri sociali
- Normativa su bollatura e vidimazione di libri e registri sociali
- Procedure per la prenotazione di titoli viaggio e alberghieri
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Servizi internet
- Normativa di riferimento sulla sicurezza dei dati
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Gestire gli impegni dispositivi digitali di calendarizzazione e organizzazione, individuando i criteri di importanza e urgenza
- Assistere la direzione nella redazione di corrispondenza, rapporti e verbali e loro trasmissione agli interessati
- Applicare le principali tecniche per la presa di appunti
- Redigere verbali di riunione su format aziendali predefiniti
- Gestire la tenuta dei libri sociali degli organi (Assemblea, Consiglio di Amministrazione)
- Aggiornare e vidimare i libri sociali e depositarli presso la Camera di Commercio
- Predisporre ambienti e strumenti adeguati per riunioni ed eventi in presenza e online
- Organizzare riunioni e viaggi di lavoro del personale
- Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro
- Operare secondo le norme di sicurezza
- Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
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ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generaliRA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione. Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti Organizzazione operativa di incontri e riunioni RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti Analisi e valutazione dei disciplinari di gara Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula |
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DI DOCUMENTI
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Conoscenze
- Tecniche di protocollo
- Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitale di documenti e dati
- Elementi di organizzazione aziendale
- Procedure di gestione aziendale della corrispondenza e dell'archiviazione
- Modalità di archiviazione delle email ricevute e degli allegati
- Modalità di archiviazione di documenti digitali
- Cenni sulle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dati negli archivi elettronici
- Caratteristiche e funzioni dei database per l'archiviazione
- Caratteristiche e funzioni delle piattaforme condivise web
- Funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
- Normativa di riferimento sulla sicurezza dei dati
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Identificare gli elementi costitutivi di un documento per le operazioni di archiviazione
- Protocollare e smistare la corrispondenza cartacea o digitale in entrata ed in uscita
- Organizzare un archivio cartaceo o su altro supporto non elettronico
- Accedere alle principali funzionalità di archivi elettronici o piattaforme condivise web
- Archiviare e-mail e loro file allegati
- Scannerizzare ed archiviare documenti digitali
- Utilizzare le principali funzioni dei database per l'archiviazione
- Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati
- Operare secondo le norme di sicurezza
- Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
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ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generaliRA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione. Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti Organizzazione operativa di incontri e riunioni RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti Analisi e valutazione dei disciplinari di gara Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenzaRA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna Tenuta e gestione dei registri elettronici Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca |
GESTIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI
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Conoscenze
- Caratteristiche dei processi comunicativi
- Cenni di comunicazione efficace
- Tipologie di interlocutori
- Tecniche di comunicazione telefonica
- Cenni di immagine aziendale
- Cenni sugli organigrammi aziendali
- Tipologie di lettere commerciali
- Tecniche di elaborazione di lettere commerciali
- Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (telefono, fax, centralino, scanner, pc, tablet)
- Caratteristiche degli strumenti di comunicazione via Internet (email, pec, mailing list, social, web)
- Terminologia tecnica, specifica del settore, in lingua inglese livello A2
- Tecniche di aggiornamento di siti web aziendali
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
- Normativa di riferimento sulla sicurezza dei dati
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Adottare modalità di comunicazione anche digitale per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda
- Verificare la rispondenza degli output agli obiettivi comunicativi prefissati
- Utilizzare i mezzi per il ricevimento, la validazione e trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (es. telefono, email, pec, firme digitali, piattaforme web)
- Gestire la risposta telefonica in maniera efficace nel rispetto dell'immagine aziendale
- Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere commerciali
- Effettuare operazioni base a supporto dell'operatività degli strumenti digitali d'ufficio
- Comunicare in lingua inglese a livello A2
- Effettuare aggiornamenti dei contenuti informativi del sito web aziendale
- Operare secondo le norme di sicurezza
- Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
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ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generaliRA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione. Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti Organizzazione operativa di incontri e riunioni RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti Analisi e valutazione dei disciplinari di gara Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula |
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienzaRA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto Ricezione e smistamento delle telefonate Ricezione e recapito di messaggi RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari Ricerca di numeri telefonici Aggiornamento degli archivi telefonici Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita |
GESTIONE DELLE OPERAZIONI CONTABILI E DI CASSA
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Conoscenze
- Tecniche di organizzazione e pianificazione del proprio lavoro nelle attività di gestione dei documenti
- Tipologie di documenti contabili in ricezione/emissione e di libri e registri contabili
- Normativa IVA applicata ai documenti in ricezione/emissione
- Caratteristiche di funzionamento del cassetto fiscale e normativa relativa alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
- Normativa riguardante l'imposta di bollo e di registro
- Tecniche di registrazione e archiviazione dei documenti ricevuti/emessi
- Caratteristiche degli strumenti bancari per eseguire incassi e pagamenti (c/c, assegni, bonifici, ricevute bancarie, …)
- Strumenti per la gestione degli incassi e pagamenti su estero (aperture di credito documentarie, lettere di credito)
- Caratteristiche di funzionamento delle piattaforme per l'Internet banking
- Caratteristiche di funzionamento dei software gestionali di contabilità
- Principi e tecniche di archiviazione e conservazione digitale dei documenti
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Identificare il tipo di documento ricevuto (es. prima nota, fatture acquisto/vendita, buste paga dipendenti e collaboratori…) ed effettuare i controlli di conformità
- Utilizzare il cassetto fiscale per il monitoraggio delle fatture elettroniche emesse e ricevute
- Utilizzare software per la gestione della contabilità
- Registrare il documento nei registri contabili
- Codificare i documenti contabili per centri di costo
- Controllare gli aspetti fiscali e previdenziali
- Inserire il documento nello scadenziario dei pagamenti/incassi
- Gestire i rapporti di conto corrente bancario/postale
- Gestire i conti correnti in valuta estera
- Effettuare i pagamenti/verificare gli incassi tramite piattaforme di internet banking
- Archiviare i documenti ricevuti/emessi (anche in formato digitale) e procedere alla loro conservazione sostitutiva entro i termini previsti dalla normativa
- Operare secondo le norme di sicurezza
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ADA.24.02.06 - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabiliRA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.) RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione Gestione del sistema di emissione di fatture attive Registrazione e archiviazione delle fatture passive Gestione degli archivi amministrativi RA3: Effettuare l'evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali, effettuando le procedure di calcolo, su indicazione di referenti esperti interni e/o esterni all'azienda Esecuzione delle operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti Evasione operativa degli adempimenti fiscali e previdenziali |
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ADA.24.02.08 - Gestione delle operazioni di cassa RA1: Definire il fabbisogno di liquidità aziendale, sulla base delle previsioni di entrata ed uscita, monitorando gli effettivi incassi e pagamenti e gli scostamenti rispetto alle previsioni (elaborazione report), al fine di contribuire alla definizione degli obiettivi e vincoli di cassa nei flussi in entrata ed uscita Realizzazione di previsioni per la stima dei fabbisogni aziendali di liquidità Supporto alla definizione di obiettivi e vincoli di cassa nei pagamenti e negli incassi Acquisizione e analisi delle previsioni di entrata e uscita Monitoraggio degli incassi e pagamenti Elaborazione di report sulla situazione della tesoreria e sulla posizione verso le banche RA2: Provvedere alla gestione operativa delle operazioni di cassa (incassi, pagamenti, operazioni con istituti di credito, ecc.), curando la registrazione dei movimenti, verificando lo stato dei saldi bancari ed effettuando operazioni di compensazione fra conti correnti bancari Verifica degli estratti bancari con le operazioni effettuate e verifica dei saldi Esecuzione di operazioni di compensazione tra conti correnti bancari (versamenti, prelievi, giacenze, ecc.) Compilazione dei mandati di pagamento ed esecuzione dei pagamenti pianificati Gestione degli incassi e registrazione dei movimenti di cassa RA3: Concorrere alla definizione di un piano di pagamenti, analizzando le previsioni delle entrate e delle uscite e gli obiettivi e vincoli di cassa Strutturazione di un piano di pagamenti (per scadenze, per tipologia, ecc.) coerente con la pianificazione delle uscite RA4: Classificare gli insoluti e sollecitare i pagamenti, sulla base del monitoraggio delle situazioni creditizie, attivando, laddove necessario, azioni legali e gestendo trattative con i debitori Monitoraggio delle situazioni creditizie, classificazione degli insoluti e sollecito dei pagamenti Attivazione di azioni legali (ufficio legale interno o legali esterni) e gestione delle trattative con i debitori |
GESTIONE DEGLI STRUMENTI DIGITALI D'UFFICIO
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Conoscenze
- Metodi e tecniche di approntamento e avvio
- Parametri di funzionamento degli strumenti d'ufficio
- Tipologie delle principali attrezzature d'ufficio
- Tecniche di monitoraggio dello stato di funzionamento degli strumenti d'ufficio
- Tecniche per la manutenzione ordinaria delle attrezzature d'ufficio
- Normativa su privacy e sicurezza dei dati
- Applicativi gestionali d'ufficio
- Tecniche e modelli per l'automazione d'ufficio
- Rapporto tra architettura IT e organizzazione aziendale
- Principali funzionalità delle reti informatiche per l'ufficio
- Modalità di gestione di periferiche comuni
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
- Nozioni di primo soccorso
Abilità
- Individuare strumenti, attrezzature e macchinari da utilizzare a seconda del processo lavorativo richiesto
- Adottare comportamenti per il corretto avvio ed utilizzo delle apparecchiature d'ufficio
- Curare la manutenzione ordinaria delle attrezzature d'ufficio
- Utilizzare prassi e metodi per la gestione delle anomalie di funzionamento degli strumenti d'ufficio
- Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati
- Individuare le situazioni di rischio relative al proprio lavoro e le possibili ricadute su altre persone
- Utilizzare funzioni e comandi di applicativi per l'elaborazione e gestione della documentazione
- Effettuare operazioni base a supporto dell'operatività degli strumenti digitali d'ufficio
- Applicare metodi di soluzione di problemi hardware e software
- Adottare comportamenti lavorativi coerenti con le norme di igiene e sicurezza sul lavoro e con la salvaguardia/sostenibilità ambientale di settore
- Adottare i comportamenti previsti nelle situazioni di emergenza
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ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generaliRA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione. Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti Organizzazione operativa di incontri e riunioni RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti Analisi e valutazione dei disciplinari di gara Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula |
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienzaRA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto Ricezione e smistamento delle telefonate Ricezione e recapito di messaggi RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari Ricerca di numeri telefonici Aggiornamento degli archivi telefonici Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita |
GESTIONE DI DATI E REPORT
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Conoscenze
- Elementi di organizzazione aziendale
- Normativa su privacy e sicurezza dei dati
- Mezzi e strumenti a supporto della gestione dei flussi comunicativi/informativi cartacei ed elettronici
- Funzionalità dei principali sotware applicativi d'ufficio
- Tecniche di sviluppo dei sistemi aziendali di gestione documentale
- Tecniche di raccolta, elaborazione e confronto dei dati per elaborazioni statistiche
- Servizi internet
- Cittadinanza digitale, privacy digitale e identità digitale
- Principi di strumenti e tecniche per la comunicazione digitale on line (social media, digital marketing)
- Processi di digitalizzazione e valore dei dati
- Piattaforme web e applicativi per la gestione di dati on line
- Strumenti per la gestione di file telematici rivolti a soggetti pubblici (P.A.) e privati
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Utilizzare applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
- Applicare tecniche e procedure per implementare la comunicazione aziendale
- Organizzare la gestione di documenti su supporti digitali
- Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati
- Utilizzare funzioni e comandi di applicativi per l'elaborazione e gestione della documentazione
- Utilizzare funzioni avanzate di fogli di calcolo e programmi di videoscrittura
- Applicare metodi per la produzione di documenti e prospetti utili per le attività di reporting
- Utilizzare applicativi per la comunicazione ed invio di documenti a soggetti pubblici e privati
- Utilizzare funzioni e comandi in rete per la gestione di operazioni di ricerca ed elaborazione di informazioni, documenti e dati
- Operare secondo le norme di sicurezza
- Definire e pianificare le fasi del proprio lavoro
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ADA.24.01.03 - Realizzazione di attività relative agli affari generaliRA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione. Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti Organizzazione operativa di incontri e riunioni RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti Analisi e valutazione dei disciplinari di gara Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula |
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ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteriaRA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.) Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.) RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento Cura della revisione e della battitura di testi e documenti Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.) Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico |
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ADA.24.01.06 - Realizzazione di attività di ufficioRA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni |
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ADA.24.01.07 - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenzaRA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna Tenuta e gestione dei registri elettronici Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca |
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ADA.24.01.08 - Gestione delle attività di centralino e accoglienzaRA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto Ricezione e smistamento delle telefonate Ricezione e recapito di messaggi RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari Ricerca di numeri telefonici Aggiornamento degli archivi telefonici Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita |
GESTIONE BASILARE DELLA LIQUIDITÀ E DELLE OPERAZIONI FINANZIARIE
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Conoscenze
- Elementi di matematica finanziaria
- Strumenti per la gestione degli incassi e pagamenti (aperture di credito documentarie, lettere di credito)
- Tipologie di entrate/uscite e vincoli di cassa
- Tipologie di scadenze fiscali e contrattuali
- Caratteristiche degli strumenti bancari per finanziamenti a breve e lungo termine (affidamenti su c/c, anticipazioni, mutui, leasing, …)
- Condizioni applicate agli strumenti bancari: valute, commissioni, spese, imposte
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Raccogliere dagli esercizi precedenti i dati relativi ai flussi di cassa
- Gestire il Piano dei pagamenti tenuto conto degli scadenziari contrattuali e fiscali
- Controllare e confrontare le condizioni di conto corrente e/o di eventuali prodotti finanziari
- Gestire i rapporti di conto corrente bancario/postale
- Predisporre la documentazione per la richiesta di mutui e i leasing
- Predisporre la documentazione per l'attivazione dell'anticipo fatture
- Operare secondo le norme di sicurezza
- Applicare concetti e formule matematiche in ambiente economico e finanziario
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ADA.24.02.08 - Gestione delle operazioni di cassa RA1: Definire il fabbisogno di liquidità aziendale, sulla base delle previsioni di entrata ed uscita, monitorando gli effettivi incassi e pagamenti e gli scostamenti rispetto alle previsioni (elaborazione report), al fine di contribuire alla definizione degli obiettivi e vincoli di cassa nei flussi in entrata ed uscita Realizzazione di previsioni per la stima dei fabbisogni aziendali di liquidità Supporto alla definizione di obiettivi e vincoli di cassa nei pagamenti e negli incassi Acquisizione e analisi delle previsioni di entrata e uscita Monitoraggio degli incassi e pagamenti Elaborazione di report sulla situazione della tesoreria e sulla posizione verso le banche RA2: Provvedere alla gestione operativa delle operazioni di cassa (incassi, pagamenti, operazioni con istituti di credito, ecc.), curando la registrazione dei movimenti, verificando lo stato dei saldi bancari ed effettuando operazioni di compensazione fra conti correnti bancari Verifica degli estratti bancari con le operazioni effettuate e verifica dei saldi Esecuzione di operazioni di compensazione tra conti correnti bancari (versamenti, prelievi, giacenze, ecc.) Compilazione dei mandati di pagamento ed esecuzione dei pagamenti pianificati Gestione degli incassi e registrazione dei movimenti di cassa RA3: Concorrere alla definizione di un piano di pagamenti, analizzando le previsioni delle entrate e delle uscite e gli obiettivi e vincoli di cassa Strutturazione di un piano di pagamenti (per scadenze, per tipologia, ecc.) coerente con la pianificazione delle uscite RA4: Classificare gli insoluti e sollecitare i pagamenti, sulla base del monitoraggio delle situazioni creditizie, attivando, laddove necessario, azioni legali e gestendo trattative con i debitori Monitoraggio delle situazioni creditizie, classificazione degli insoluti e sollecito dei pagamenti Attivazione di azioni legali (ufficio legale interno o legali esterni) e gestione delle trattative con i debitori |
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ADA.24.02.09 - Gestione operativa delle operazioni finanziarieRA1: Definire la previsione degli oneri finanziari e la stima dei tassi di rendimento, valutando tutti i parametri che ne influenzano l’entità Previsioni e stima degli oneri finanziari (tassi di interesse, spese bancarie, ecc.) Valutazione delle oscillazioni dei mercati finanziari e monitoraggio dei parametri che influenzano i valori di impresa (costo del denaro, tassi di interesse, prodotti finanziari, mutui, agevolazioni fiscali, ecc.) Valutazione dei tassi di rendimento dei prodotti finanziari posseduti RA2: Provvedere al reperimento e all'impiego dei fondi finanziari necessari alle attività correnti, negoziando le condizioni con gli istituti bancari ed occupandosi delle pratiche dovute Negoziazione delle condizioni praticate dagli istituti bancari per la liquidità Reperimento e impiego di fondi finanziari necessari alle attività correnti Gestione delle procedure per la richiesta fidi e cura delle attività operative RA3: Provvedere alla gestione operativa delle operazioni bancarie inclusa la rinegoziazione di prestiti, curando la registrazione delle operazioni effettuate e l’archiviazione dei dati Cura e esecuzione delle operazioni bancarie Gestione operativa delle riconciliazioni bancarie e della rinegoziazione di prestiti in essere con le banche Aggiornamento degli archivi informatizzati e delle banche dati di gestione finanziaria |
GESTIONE BASILARE DEL BILANCIO ANNUALE
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Conoscenze
- Elementi di contabilità generale
- Principi contabili di valutazione e redazione del bilancio
- Procedure per il trattamento dati amministrativi e contabili
- Tecniche di controllo e quadratura dei mastrini contabili
- Istruzioni relative agli obblighi connessi al deposito di bilancio
- Istruzioni per la predisposizione del bilancio sociale
- Caratteristiche di funzionamento dei software gestionali di contabilità
- Normative sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale nel settore amministrativo
Abilità
- Applicare le tecniche di contabilità generale
- Eseguire i controlli di quadratura (mastrini di contabilità, inventario, ...)
- Eseguire le procedure per il trattamento dei dati amministrativi e contabili
- Controllare gli estratti conto trimestrali, le liquidazioni Iva periodiche e i versamenti imposte/contributi periodici
- Predisporre i dati per il bilancio ante-imposte e per il calcolo dei tributi
- Predisporre il bilancio annuale riclassificato in forma abbreviata
- Predisporre il bilancio annuale riclassificato in forma ordinaria
- Raccogliere ed elaborare i dati per il bilancio sociale
- Operare secondo le norme di sicurezza
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ADA.24.02.05 - Redazione del bilancio d'esercizio e cura delle procedure amministrativo-contabiliRA1: Collaborare alla formulazione del piano dei conti, elaborando procedure per il trattamento dei dati amministrativi, organizzando e monitorando le attività di rilevazione, registrazione e di tenuta dei libri Organizzazione delle attività di rilevazione-registrazione dei dati e tenuta libri Monitoraggio delle procedure amministrativo-contabili Supporto alla formulazione del piano dei conti con la finalizzazione di Bilancio Elaborazione delle procedure per il trattamento dei dati amministrativi e contabili RA2: Gestire le procedure e le attività operative di contabilità generale ed analitica curando le rilevazioni e le registrazioni periodiche e di chiusura della contabilità Gestione operativa delle attività di contabilità generale ed analitica Gestione delle registrazioni contabili periodiche e delle registrazioni di chiusura di contabilità annuale Controllo della gestione del ciclo passivo, delle chiusure e riconciliazioni contabili Supporto e controllo sulla gestione del ciclo passivo, delle chiusure e delle riconciliazioni contabili RA3: Redigere il bilancio d’esercizio effettuando il calcolo degli utili o delle perdite e provvedendo al calcolo degli indici e alla riclassificazione del bilancio stesso Realizzazione delle procedure di calcolo degli utili o delle perdite di esercizio Redazione del bilancio d'esercizio e calcolo degli indici di bilancio e riclassificazione |
