Circolare 18 novembre 2003, n.36

  • Emanante: 2
  • Fonte: G.U.R.I.
  • Numero fonte: 5
  • Data fonte: 08/01/2004
Fondi paritetici interprofessionali per la formazione continua. criteri e modalità per la gestione delle risorse finanziarie di cui ai commi 10 e 12, lettera b) dell'art. 118 della legge 23 dicembre 2000, n.388 (legge finanziaria 2001), e successive modificazioni.

Thesaurus: Formazione continua

Premessa.
Le norme definite dalla presente circolare si applicano alle risorse finanziarie di cui ai commi 10 e 12, lettera b) dell’art. 118 della legge 23 dicembre 2000, n. 388 «Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2001)», e successive modificazioni.
Con la presente circolare si intendono definire: 1) le modalita’ per l’elaborazione e la presentazione dei piani operativi di attivita’ dei fondi; 2) le categorie di attivita’ e le tipologie delle spese ammissibili: 3) le procedure per la liquidazione delle
risorse e la rendicontazione delle spese; 4) il sistema dei controlli sulla gestione dei fondi; 5) le attivita’ di monitoraggio.
1. Piani operativi di attivita’.
I Piani operativi di attivita’ previsti dall’art. 3 del decreto direttoriale n. 148 del 24 giugno 2003 debbono contenere i seguenti elementi:
gli obiettivi generali e specifici che i Fondi intendono conseguire, debitamente quantificati in termini di imprese coinvolte e di lavoratori formati;
le attivita’ che i Fondi intendono realizzare per conseguire gli obiettivi, articolate secondo le diverse tipologie: informazione e pubblicita’ per la promozione delle opportunita’ offerte dai Fondi;
assistenza tecnica ai soggetti responsabili dei progetti formativi;
analisi della domanda e dei fabbisogni formativi; monitoraggio;
raccolta, valutazione e selezione dei progetti; sistemi di controllo (sistema di controllo interno di gestione del singolo Fondo e sistema di controllo sui Piani formativi finanziati);
un piano finanziario di durata biennale che distingua tra le spese di gestione, le spese per iniziative propedeutiche e connesse alla realizzazione dei Piani formativi e le spese dirette alla realizzazione dei Piani formativi;
i criteri per l’individuazione dei soggetti che realizzano i piani formativi;
le modalita’ organizzative del Fondo, in particolare l’eventuale articolazione regionale o territoriale;
le procedure interne per la presentazione, valutazione e finanziamento dei Piani formativi;
il sistema per il controllo di gestione e dei Piani formativi.
I Fondi interprofessionali gia’ autorizzati dal Ministero del lavoro e delle politiche sociali alla data di emanazione del decreto interministeriale del 23 aprile 2003 devono predisporre e trasmettere i Piani operativi di attivita’, entro trenta giorni dalla
pubblicazione della presente circolare nella Gazzetta Ufficiale, al Ministero del lavoro e delle politiche sociali – UCOFPL, nonche’ alle regioni e province autonome affinche’ ne possano tener conto nell’ambito delle rispettive programmazioni.
I Piani operativi di attivita’ e il piano finanziario relativo alle risorse oggetto della presente circolare hanno una durata biennale con specificazioni annuali.
2. Attivita’ e spese ammissibili.
La normativa prevede tre tipologie generali di spesa:
spese di gestione: comprendono tutte le spese relative alla costituzione, all’organizzazione e alla gestione, sostenute dalle sedi nazionali e regionali/territoriali dei Fondi, nei limiti finanziari previsti dall’art. 3, comma 2, del decreto interministeriale del 23 aprile 2003;
spese per iniziative propedeutiche connesse alla realizzazione dei Piani formativi: si riferiscono alle spese connesse a ulteriori attivita’ di natura propedeutica svolte dalle sedi nazionali e regionali/territoriali dei Fondi ed in particolare: informazione e
pubblicita’ per la promozione delle opportunita’ offerte dai Fondi;
assistenza tecnica a vario titolo offerta ai soggetti responsabili dei progetti formativi; analisi della domanda e dei fabbisogni formativi; raccolta, valutazione e selezione dei progetti;
predisposizione dei sistemi di controllo; predisposizione dei sistemi di monitoraggio fisico, finanziario e procedurale;
spese dirette alla realizzazione dei Piani formativi: si riferiscono alle attivita’ finalizzate alla realizzazione dei Piani formativi, che possono essere svolte: direttamente dalle aziende beneficiarie per i propri dipendenti; da organismi accreditati secondo le normative regionali; da soggetti individuati sulla base dei criteri a tale scopo definiti dai Fondi nell’ambito dei Piani operativi di attivita’; ed in particolare: progettazione degli interventi; preparazione ed elaborazione dei materiali didattici;
personale docente; formazione (anche formazione a distanza);
orientamento e selezione dei partecipanti; certificazione finale delle competenze; spese allievi; monitoraggio; funzionamento e gestione.
3. Liquidazione delle risorse e rendicontazione.
La liquidazione delle risorse finanziarie destinate ai Fondi avviene secondo quanto previsto dall’art. 3 del decreto direttoriale n. 148 del 24 giugno 2003, ed in particolare:
la prima erogazione, pari al 20% delle risorse finanziarie destinate ai Fondi, e’ liquidata su richiesta di ciascun Fondo interessato. Non potranno in alcun modo essere riconosciute le spese sostenute prima della data di costituzione dei Fondi riportata dai decreti ministeriali di autorizzazione relativi a ciascun fondo;
la richiesta relativa alla seconda erogazione, pari al 40% delle risorse (unitamente alla richiesta relativa alla prima erogazione, pari al 20%, qualora non ancora richiesta), deve avvenire contestualmente alla presentazione del Piano operativo di attivita’ predisposto da ciascun Fondo in conformita’ a quanto previsto al punto 1 della presente circolare;
la terza erogazione, relativa al restante 40% delle risorse, e’ liquidata a seguito di una dichiarazione resa ai sensi e per gli effetti del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 28 dicembre 2000 dal legale rappresentante del Fondo, concernente l’avvenuta spesa del 70% delle anticipazioni gia’ percepite e di un Rapporto di esecuzione sulle attivita’ realizzate. Ai fini dell’ottenimento dell’ultima erogazione, il Fondo deve inoltre risultare in regola con l’invio semestrale dei dati di monitoraggio secondo quanto previsto al punto 6 della presente circolare.
Il Ministero del lavoro e delle politiche sociali si impegna a liquidare l’importo di ciascuna erogazione entro il trentesimo giorno lavorativo dalla presentazione delle richieste.
I Fondi sono tenuti a presentare al Ministero del lavoro e delle politiche sociali relazioni rendicontuali, elaborate sul modello predisposto dallo stesso Ministero, entro e non oltre il termine di ventisei mesi dalla data della prima erogazione.
Qualora le risorse assegnate non risultino spese entro il termine di 24 mesi dalla data della prima erogazione, il Ministero del lavoro e delle politiche sociali provvede alla revoca delle stesse e richiede la restituzione delle somme eccedenti rispetto ai saldi spettanti entro quarantacinque giorni dalla data di scadenza dei termini. Tali risorse sono interamente ridistribuite a favore dei Fondi che hanno utilizzato correttamente e per intero le risorse assegnate.
4. Fideiussioni.
I pagamenti successivi alla prima erogazione debbono essere garantiti da apposite fideiussioni bancarie o assicurative da stipularsi in favore del Ministero del lavoro e delle politiche sociali, come previsto dall’art. 3 del decreto direttoriale n. 148 del 24 giugno 2003. Le predette fideiussioni sono svincolate dal Ministero del lavoro e delle politiche sociali a conclusione degli adempimenti prescritti dagli articoli 4 e 5 del decreto interministeriale del 23 aprile 2003. A tale proposito il Ministero si impegna allo svolgimento delle verifiche amministrativo-contabili entro 12 mesi dal termine previsto per la presentazione delle relazioni rendicontuali da parte dei Fondi (o, se successiva, entro 12 mesi dalla data effettiva di presentazione).
5. Sistema dei controlli.
Come previsto dal comma 2 dell’art. 48 della legge n. 289 del 27 dicembre 2002, il Ministero del lavoro e delle politiche sociali «esercita la vigilanza (omissis) sulla gestione dei Fondi e in caso di irregolarita’ e inadempimenti il Ministero del lavoro e delle politiche sociali puo’ disporne la sospensione dell’attivita’ o il commissariamento».
Il sistema dei controlli e’ a tale scopo articolato su un duplice livello:
a) il controllo sui soggetti responsabili dei progetti formativi e’ posto a carico dei Fondi, i quali devono a tale scopo predisporre un proprio sistema interno di verifica e controllo sui Piani formativi da essi finanziati, i cui contenuti e modalita’ di funzionamento devono risultare nel Piano operativo di attivita’;
b) e’ invece a carico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali l’esercizio del controllo sull’utilizzo delle risorse erogate a favore dei Fondi, effettuato sulla base delle relazioni rendicontuali nonche’ delle risultanze delle verifiche amministrativo-contabili disposte presso i Fondi dal Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
I controlli a carico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali, di cui all’art. 4 del decreto interministeriale del 23 aprile 2003, sono effettuati a cura dell’UCOFPL, direttamente o tramite le direzioni provinciali del lavoro, presso le sedi centrali
dei Fondi, anche attraverso specifici audit, sempre nei limiti dei compiti di verifica procedurale spettanti al Ministero del lavoro e delle politiche sociali. Tali controlli hanno per oggetto: 1) la totalita’ delle spese per le attivita’ di gestione, propedeutiche
alla realizzazione dei piani formativi e di monitoraggio, direttamente sostenute dai Fondi; 2) l’adeguatezza dei sistemi di gestione e controllo istituiti dai fondi da realizzare, presso le loro sedi, attraverso la verifica delle procedure e lo svolgimento di un controllo a campione sulle spese ammissibili relative ai Piani e ai singoli progetti realizzati dai soggetti responsabili. Al fine di consentire al Ministero del lavoro e delle politiche sociali di effettuare i controlli di sua pertinenza, i Fondi devono fornire, a domanda, tutti i dati riguardanti l’utilizzo delle risorse erogate secondo contenuti, formato e mezzi di trasmissione richiesti.
6. Monitoraggio.
Al fine di garantire un’adeguata conoscenza sull’attuazione degli interventi e dei risultati conseguiti, l’art. 48 della legge n. 289/2002 (legge finanziaria 2003) attribuisce al Ministero del lavoro e delle politiche sociali il compito di monitorare le attivita’ finanziate.
A tale scopo i Fondi sono tenuti ad inviare semestralmente (30 giugno e 31 dicembre) al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i dati di monitoraggio secondo le indicazioni contenute nell’allegato alla presente circolare. In particolare, i Fondi gia’ costituiti alla data di emanazione del decreto interministeriale del 23 aprile 2003 debbono effettuare il primo invio dei dati di monitoraggio al Ministero del lavoro e delle politiche sociali entro il 30 giugno 2004, garantendo la raccolta dei dati presso i loro aderenti, la loro elaborazione, coerentemente alle indicazioni ministeriali, e l’inoltro al Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
Secondo quanto previsto dall’art. 48 della legge n. 289 del 27 dicembre 2002 (legge finanziaria 2003), il Ministero del lavoro e delle politiche sociali provvede alla costituzione dell’Osservatorio nazionale della formazione continua, con il compito di: a) elaborare proposte di indirizzo, attraverso la predisposizione di Linee guida;
b) esprimere pareri e valutazioni in ordine alle attivita’ svolte dai Fondi.
In particolare, l’attivita’ dell’Osservatorio si realizza attraverso:
l’analisi dei dati di monitoraggio raccolti dai Fondi e inviati semestralmente al Ministero del lavoro e delle politiche sociali;
l’analisi dei dati raccolti mediante un sistema di monitoraggio telematico e qualitativo predisposto dal Ministero e implementato con l’assistenza tecnica dei Fondi;
l’analisi dei risultati di eventuali approfondimenti tematici e valutativi predisposti dal Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
Al fine di assicurare la maggiore omogeneita’ ed efficienza dei sistemi di monitoraggio predisposti a livello centrale e dai singoli Fondi, il Ministero del lavoro e delle politiche sociali provvede, entro sessanta giorni dall’emanazione della presente circolare, all’attivazione di un Comitato di coordinamento delle attivita’ di monitoraggio composto da un rappresentante di ciascun Fondo, oltre che dai rappresentanti e gli esperti del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
L’allegato «Sistema di monitoraggio» costituisce parte integrante della presente circolare.
Roma, 18 novembre 2003
Il Sottosegretario di Stato: Viespoli

Allegato

FONDI PARITETICI INTERPROFESSIONALI
PER LA FORMAZIONE CONTINUA
Sistema di monitoraggio

Sommario: Obiettivi e caratteristiche generali; soggetti coinvolti e struttura del sistema; unita’ di rilevazione e sistema degli indicatori.

Premessa.
1. L’attivita’ di monitoraggio dei Fondi interprofessionali nazionali per la formazione continua istituiti con l’art. 118 della legge n. 388/2000 (legge finanziaria 2001) trova il suo fondamento:
nell’art. 48, comma 2, della legge n. 289/2002 (legge finanziaria 2003), che attribuisce al Ministero del lavoro e delle politiche sociali il compito di esercitare «il monitoraggio sulla gestione dei Fondi» ed «entro tre anni dall’entrata a regime dei fondi» di effettuare «una valutazione dei risultati conseguiti dagli stessi»;
nel decreto di concerto con il Ministero dell’economia del 29 aprile 2003, che all’art. 4, comma 3, afferma che «I Fondi sono altresi’ tenuti a presentare, con cadenza semestrale, i dati di monitoraggio fisico relativi ai Piani formativi ed ai beneficiari delle iniziative realizzate secondo i modelli di monitoraggio predisposti dal Ministero del lavoro e delle politiche sociali»;
nel decreto direttoriale n. 148/I/2003 del 24 giugno 2003, che all’art. 3 stabilisce che il Piano operativo di attivita’ (POA), presentato da ciascun Fondo ai fini dell’erogazione della seconda anticipazione, deve contenere tra gli altri «obiettivi generali e specifici che i Fondi intendono conseguire. Gli obiettivi debbono essere quantificati».
Obiettivi e caratteristiche generali.
2. In via generale l’attivita’ di monitoraggio, assicurando una adeguata conoscenza circa le caratteristiche e lo stato di attuazione degli interventi, tende a favorire una migliore gestione ed efficacia delle politiche anche attraverso l’eventuale riprogrammazione degli interventi. Con riferimento all’attivita’ dei Fondi interprofessionali per la formazione continua, il monitoraggio risponde in primo luogo alle esigenze di informazione e trasparenza circa i progressi compiuti nell’implementazione della politica nei confronti:
dei diversi attori coinvolti, ossia il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, le parti sociali, le regioni e le province  autonome, oltre che gli stessi Fondi, in un’ottica generale di trasparenza nell’utilizzo delle risorse;
dell’Osservatorio nazionale della formazione continua, di cui all’art. 48 della legge 289 del 27 dicembre 2002 (legge finanziaria 2003), chiamato a svolgere compiti di indirizzo e valutazione in ordine alle attivita’ svolte dai Fondi;
della piu’ generale platea delle imprese, dei lavoratori e dei cittadini italiani.
3. Il sistema di monitoraggio ha dunque come obiettivo specifico quello di assicurare un flusso minimo di informazioni sullo stato di attuazione e la produzione di un sistema di indicatori fisici, finanziari e procedurali, utilizzabili in una logica di benchmarking, favorendo a tale scopo la diffusione di un modello minimo comune ed
omogeneo tra tutti i Fondi. In questo modo sara’ possibile da parte dei Fondi verificare in itinere lo svolgimento delle proprie attivita’ e i risultati raggiunti, anche alla luce degli obiettivi fissati nei POA; e da parte del Ministero del lavoro e delle politiche sociali e dell’Osservatorio nazionale della formazione continua, svolgere i propri compiti di monitoraggio e valutazione complessiva della politica di formazione continua gestita dai Fondi 1).
4. In quest’ottica, il sistema di monitoraggio e’ configurato in modo tale da assicurare una adeguata informazione circa:
l’impiego delle risorse finanziarie complessivamente utilizzate dai Fondi per le tre categorie principali di spesa (attivita’ di gestione, attivita’ propedeutiche e attivita’ finalizzate alla realizzazione dei Piani formativi) e il loro grado di attuazione
anche in termini temporali;
le attivita’ realizzate attraverso i Piani formativi finanziati dai Fondi, tenendo conto delle diverse tipologie di intervento, delle caratteristiche dell’attivita’ realizzata e del soggetto attuatore;
il numero e le caratteristiche dei destinatari della formazione, sia con riferimento alle imprese che ai lavoratori coinvolti, anche tenendo conto della loro articolazione tipologica, settoriale e territoriale.
Soggetti coinvolti e struttura del sistema.
5. Il sistema di monitoraggio e’ alimentato principalmente attraverso le informazioni prodotte:
dall’INPS, che raccoglie le adesioni ai Fondi mediante le denunce contributive aziendali (mod. DM10/2), in grado di fornire, oltre alle risorse disponibili, le informazioni relative alla platea potenziale dei beneficiari (in termini di imprese e lavoratori) secondo le indicazioni previste da uno specifico protocollo di intesa
in via di perfezionamento;
dai Fondi nazionali e le loro articolazioni a livello regionale/territoriale, che forniscono informazioni circa la quantificazione degli obiettivi attraverso la presentazione dei POA, nonche’ le informazioni di natura finanziaria relative alle risorse, spese e rendicontate, sia destinate al finanziamento dei piani formativi, che utilizzate direttamente dai Fondi per attivita’ propedeutiche e gestionali;
gli stessi soggetti attuatori che presentano ai Fondi i Piani formativi e che producono le informazioni di natura fisica e finanziaria relative ai Piani formativi finanziati.
6. Per conseguire pienamente gli obiettivi preposti il sistema di monitoraggio e’ concepito su un duplice livello corrispondente alle due fasi successive previste per la sua realizzazione:
nella prima fase il sistema prevede che i Fondi, come risvolto della propria attivita’ di selezione e finanziamento dei Piani formativi, provvedano alla raccolta ed elaborazione di un set minimo di variabili da trasmettere al Ministero del lavoro e delle politiche sociali con cadenza semestrale (a partire dal giugno 2004 per i Fondi
costituiti alla data di emanazione della presente circolare);
1) La rilevazione di variabili omogenee consente peraltro la comparabilita’ con altri strumenti che interessano la stessa platea di utenza (ad esempio l’asse D1 del FSE, l’art. 6 della legge n. 53/2000, la legge n. 236/1993), nonche’ con altre analisi e indagini realizzate a livello nazionale ed europeo (Excelsior, Eurostat-Cvts).
nella seconda fase il sistema di rilevazione, piu’ approfondito e ottenuto attraverso il monitoraggio telematico compilato per singolo progetto direttamente dai soggetti attuatori, e’ invece organizzato con il contributo metodologico, operativo e finanziario
del Ministero del lavoro e delle politiche sociali e attuato attraverso l’assistenza tecnica dei Fondi ai soggetti attuatori.
In questa sede si provvede alla definizione delle principali caratteristiche del sistema di monitoraggio previsto per la prima fase, rinviando a una progettazione specifica la definizione delle caratteristiche, modalita’ e tempi previsti per il sistema di monitoraggio telematico.
Unita’ di rilevazione e sistema indicatori – Prima fase.
7. L’attivita’ di monitoraggio prevista nella prima fase prevede l’organizzazione presso i singoli fondi di un sistema per la raccolta di un set minimo di informazioni e la loro elaborazione a livello aggregato. Si tenga presente che a tale scopo il sistema di
monitoraggio dovra’ essere costruito all’interno di ciascun Fondo assumendo il progetto come unita’ minima di rilevazione, in quanto componente singola del Piano formativo, nonche’ prevedere la compilazione di una breve scheda per ciascuna impresa e lavoratore coinvolto. Tuttavia nella prima fase l’alimentazione da parte dei
singoli Fondi del sistema centrale di monitoraggio presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, avverra’ mediante la trasmissione delle sole variabili aggregate cosi’ come di seguito richieste.
8. L’insieme delle variabili richieste (puntualmente specificate nelle tavole seguenti consentono la costruzione di un sistema articolato secondo tre tipologie di indicatori: fisici, finanziari e procedurali:
gli indicatori fisici consentono di monitorare l’output delle attivita’ finanziate dai Fondi attraverso la rilevazione delle variabili relative: a) ai piani formativi e ai progetti finanziati;
b) alle imprese che hanno avuto accesso ai Fondi; c) ai lavoratori coinvolti nella formazione;
gli indicatori finanziari consentono di monitorare i flussi di risorse finanziarie che interessano ciascun Fondo registrando: a) le risorse trasferite, ossia la dotazione di risorse finanziarie di ciascun Fondo erogate dal Ministero del lavoro e delle politiche
sociali e dall’INPS; b) le risorse spese da ciascun Fondo (a livello nazionale e regionale/territoriale), distinte tra le risorse erogate ai soggetti attuatori per l’attuazione dei Piani e quelle spese dai Fondi per la realizzazione delle attivita’ propedeutiche e di gestione; c) le risorse rendicontate, ovvero l’ammontare delle
risorse presentate dai Fondi nelle relazioni rendicontuali per le tre tipologie di spesa (gestione, propedeutiche e realizzazione);
gli indicatori procedurali tendono a monitorare l’avanzamento della spesa nelle varie fasi che caratterizzano il processo di attuazione registrando i tempi di attuazione e calcolando gli eventuali scostamenti rispetto alle previsioni iniziali.

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